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IT-Guide Pluscodia Software GmbH
Ansprechpartner: Laurenz Stecking
Nödiker Str. 118
49716 Meppen
Tel.: +49 (0) 5931 / 9398-0
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www.codia.de
E-Mail: info@codia.de

codia Software GmbH

Anbieter in den Bereichen DMS, elektronische Archivierung und Vorgangsbearbeitung (Lösungen auf Basis der DOMEA-2.0-zertifizierten ECM-Plattform d.3 der d.velop AG). Integrationen in kommunale Fachverfahren, Schriftgutverwaltung, Aktenplan, automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung, Email-Archivierung, Elektronische Signatur, Virtuelle Poststelle, ProGOV uvm.

Unternehmensportrait

Firmensitz in Meppen
Firmensitz in Meppen
Die codia Software GmbH ist Anbieter in den Bereichen Dokumenten-Management, elektronische Archivierung und Vorgangsbearbeitung (Lösungen auf Basis der DOMEA 2.0 zertifizierten ECM Plattform d.3 der d.velop AG) für die Öffentliche Verwaltung mit den Schwerpunkten Integration in kommunale Fachverfahren, ganzheitliche elektronische Akte, Schriftgutverwaltung/Aktenplan, Posteingangslösungen, automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung und -freizeichnung. Zusätzlich hat sich die codia GmbH auf DMS-Lösungen für den Hochschulbereich spezialisiert.

Der größte Teil der mehr als 150 direkt und indirekt betreuten Kunden von codia besteht aus Kommunal- und Kreisverwaltungen sowie Hochschulen verschiedener Größenordnungen im gesamten Bundesgebiet.

Der Firmensitz ist seit Unternehmensgründung 1999 in Meppen. Grundsätzlich ist codia mit seinen 35 Mitarbeitern im gesamten Bundesgebiet tätig. Die Mitarbeiter verfügen nachweislich über langjährige Projekt- und Entwicklererfahrungen mit Informationssystemen der öffentlichen Verwaltung.

Die codia DMS-Lösungen beinhalten neben der fachspezifischen Ablage- und den Verwaltungsmöglichkeiten von Dokumenten und den zugehörigen Metainformationen nahezu immer eine auf definierte Schnittstellen basierende Integration in vorhandene Anwendungssysteme und Fachverfahren.

Im Partnernetzwerk der d.velop AG hält codia den führenden Partnerstatus eines d.velop competence centers (d.cc) für die öffentliche Verwaltung und ist in strategischen Entwicklungsprojekten der d.velop AG für den Zielmarkt öffentliche Verwaltung eingebunden.

Das Leistungsspektrum der codia umfasst neben der Entwicklung von ECM-und DMS-Lösungen mit Systemintegrationen zu kommunalen Fachverfahren und ganzheitlichen Projektumsetzung (Beratung, Realisierung, Einführung, Schulung) die Betreuung der Kunden im Rahmen von Service und Support.

Lösungen


codia ECM für die ganze Verwaltung
Das Enterprise Content Management (ECM) von codia auf Basis von d.3 ist ein Alleskönner! Der modulare Aufbau ermöglicht sowohl die partielle Installation von Komponenten als auch eine schrittweise erweiterte Einführung IT-gestützter Vorgangsbearbeitung oder eben die Komplettlösung auf einen Schlag. Entsprechend der individuellen Anforderungen wird dabei die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation flexibel integriert.
codia_loesungsuebersicht.pdf (PDF, 1.410 KB)

Schriftgutverwaltung / Aktenplan
Das Modul Aktenplan/Schriftgutverwaltung ermöglicht eine vollständig elektronische Schriftgutverwaltung.Es bildet sämtliche Verwaltungs- und Registraturprozesse zentral ab und sorgt für eine querschnittliche Dokumenten- und Schriftgutablage gemäß Aktenplan. Der bisherige Aktenplan wird dabei weiterhin genutzt und die Anwender arbeiten in ihren gewohnten Abläufen. Die Begriffe Akte, Vorgang und Dokument werden von der papierbasierten in die elektronische Welt übernommen.
Schriftgutverwaltung_Aktenplan.pdf (PDF, 535 KB)

Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Freizeichnungsworkflow
Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und bearbeiten – dies ist auch in der Öffentlichen Verwaltung mit erheblichem Kosten- und Zeitaufwand verbunden. Die Lösung "Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Freizeichnungsworkflow“ sorgt hier für Transparenz und Schnelligkeit.
automatisierte_rechnungseingangsbearbeitung.pdf (PDF, 983 KB)

ECM für Hochschulen
Enterprise Content Management (ECM) und Workflow spielen an deutschen Hochschulen eine immer größere Rolle. Grund ist der allseits vorherrschende Sparzwang. Mittelverteilungsmodelle der Länder zwingen die Hochschulen, Personal zu reduzieren; gleichzeitig wird es immer schwieriger, neue Mitarbeiter einzustellen und Stellen nach zu besetzen. Mit dem bisherigen Personal und knapper werdenden Ressourcen müssen also dieselben Aufgaben sowie neu hinzukommende in der gleichen Qualität bewältigt werden. Hier können ECM-Lösungen für die elektronische Dokumentenbearbeitung und -archivierung helfen. Hochschulen verkürzen damit ihre internen Geschäftsprozesse und verbessern das gesamte interne Prozess-Controlling.
ecm_in_hochschulen.pdf (PDF, 764 KB)

Referenzen


GKD Paderborn
Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind im kommunalen Sektor nichts Neues mehr. Ihrer Einführung geht in der Regel ein längerer Auswahlprozess voraus. Dies umso mehr, wenn viele Kommunen sich zusammentun und gemeinsam mit ihrem IT-Dienstleister ein System suchen, das allen Ansprüchen gerecht wird. So geschehen im Umfeld der GKD Paderborn, die sich in einem wettbewerblichen Dialog für die zentrale Installation des d.3-Systems entschieden hat.
Case_Study_GKD_Paderborn.pdf (PDF, 23 KB)

KDVZ Rhein-Erft-Rur
Die KDVZ Rhein-Erft-Rur hat sich für den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems d.3 entschieden und setzt die codia-Lösung Allgemeine Schriftgutverwaltung und Rechnungseingangsbearbeitung mit Freizeichnungsworkflow im eigenen Hause ein. In der Stadt Frechen ist die Elektronische Steuerakte im Einsatz und die Allgemeine Schriftgutverwaltung nach Aktenplan befindet sich derzeit im Aufbau. Diese und weitere codia-Lösungen werden derzeit auch bei weiteren Verbandsmitgliedern zum Test implementiert. Weitere Anbindungen sollen schrittweise folgen. Im Verbandsgebiet der KDVZ ist das d.3 System bereits seit mehreren Jahren mit codia-Lösungen in den Städten Wesseling und Pulheim erfolgreich im Einsatz.

Stadt Emsdetten
Die Stadt Emsdetten hat sich für das DMS d.3 mit einem Einstiegsprojekt im Steueramt in Verbindung mit dem Finanzverfahren AB-DATA entschieden. Derzeit wird das Wohngeldverfahren WG plus integriert. Dabei werden hier Alttakten und Wohngeldakten durch einen externen Scandienstleister gescannt und erfasst. Die Stadtverwaltung hat außerdem den KGSt-Aktenplanes das DMS im Erschließungsbeitrags- wesen eingeführt. Ebenso wurde die Lösung im Bereich des Anordnungswesens durchgeführt

Hochschule Offenburg
Die Verwaltung der Hochschule Offenburg hat das d.3 Systems erfolgreich eingeführt. Mithilfe von d.3 erfolgt u.a. eine elektronische Belegarchivierung in Verbindung mit HIS MBS/FSV. Zudem wurde die elektronische Studierendenakte implemntiert.
case_study_offenburg.pdf (PDF, 142 KB)

BTU Cottbus
Hochschulen müssen sparen und auch bei knapper werdenden Mitteln eine effiziente Verwaltung und gleich bleibende Qualität der Lehre garantieren. Der Einsatz von DMS-Technologien kann dies wirkungsvoll unterstützen. Die Brandenburgische Technische Universität (BTU) Cottbus hat damit schon vor einigen Jahren begonnen und d.3-Lösungen der codia Software GmbH eingeführt.
Anwenderbericht_BTU-Cottbus.pdf (PDF, 17 KB)

Gemeinsame Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei sechs Kunden der kdvz Rhein-Erft-Rur
Zum 1. Mai 2013 startete der Produktiveinsatz des Dokumenten-Management-Systems (DMS) d.3 im Bereich der Steuerakte für die sechs Verbandsmitglieder Hellenthal, Jülich, Kall, Linnich, Merzenich und Vettweiß mit den entsprechenden Schulungen.

Vorangegangen war im vergangenen Jahr die Überlegung einzelner kleinerer Kommunen, eine Dokumenten-Management-Lösung einzuführen. Nachdem die Kosten und Aufwendungen zusammengestellt waren, kam jede Verwaltung für sich zu dem Ergebnis, dass die Einführung eines DMS die finanziellen wie auch personellen Rahmenbedingungen sprengen würde.

Unter Mitwirkung der kdvz wurde nach Lösungsmöglichkeiten gesucht. Vier Verwaltungen aus dem Kreisgebiet Euskirchen entschlossen sich gemeinsam, ein Konzept für einen ersten Schritt, die Einführung einer elektronischen Steuerakte, anzugehen. Hierzu wurden bei einem gemeinsamen Workshop unter Beteiligung der Verwaltungen, der kdvz und Firma codia (Consulter für das DMS d.3) die Rahmenbedingungen besprochen. Das Konzept wurde als Entwurf allen zur Verfügung gestellt, verifiziert und dann freigegeben. Gemeinsam konnte dann von September bis Ende November getestet werden, ob die Umsetzung den Erwartungen entsprach
Artikel_DMS-kdvz-rhein-erft-rur.pdf (PDF, 23 KB)


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