[26.4.2010] Ab Mitte Mai ist Microsoft Office 2010 verfügbar. Im Rahmen einer Veranstaltungsreihe für die öffentliche Hand stellte Microsoft vorab die neuen Funktionen der Office-Suite vor. Auf einer Podiumsdiskussion erörterten kommunale IT-Experten die Perspektiven für ein neues Arbeiten in der Verwaltung.

Der weltgrößte Software-Konzern Microsoft kommt nach schwierigen Geschäftsjahren wieder in Tritt. Vergangene Woche meldete er gute Zahlen: Im dritten Geschäftsquartal des Unternehmens stieg der Umsatz um fast 15 Prozent, der Nettogewinn sogar um 35 Prozent. Der Grund: Die starke Nachfrage nach dem neuen Betriebssystem Windows 7, das seit Oktober 2009 verkauft wird. Wie ein Konzernsprecher mitteilte, läuft bereits ein halbes Jahr nach dem Start weltweit jeder zehnte Computer mit Windows 7.

Office 2010 startet im Mai

Nun steht das nächste wichtige Produkt-Release von Microsoft an: Ab 12. Mai ist Office 2010 für Unternehmenskunden weltweit verfügbar. In der Professional-Variante enthält das Software-Paket die Programme Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access. Mit der neuen Office-Suite können Aufgaben einfacher, kreativer und schneller erledigt werden, verspricht Microsoft. Die Oberflächenlogik wurde auf alle Office-Komponenten übertragen. Der Nutzer arbeitet nun, von Outlook bis PowerPoint, in einer vertrauten Menüführung. Mit Office 2010 soll der Nutzer auch schneller und mit weniger Klicks zum gewünschten Ziel kommen. So lassen sich beispielsweise mit Excel oder PowerPoint aussagekräftige Grafiken erstellen. Auch bietet die neue Backstage-Ansicht einen direkten und übersichtlichen Zugriff auf Befehle, die unmittelbar das Dokument selbst betreffen, wie Speichern, Freigeben, Drucken und Veröffentlichen.
Outlook 2010 unterstützt die Nutzer, wenn es darum geht, Ordnung im Posteingang zu schaffen. Lange E-Mail-Threads lassen sich nun zu wenigen Konversationen komprimieren, die kategorisiert, archiviert, ignoriert oder bereinigt werden können. Auch ermöglicht die neue Quick-Steps-Funktion Mehrfachbefehle wie E-Mail beantworten und löschen per Mausklick.

Mobiler und vernetzter arbeiten

Wie Microsoft mitteilt, können alle Office-2010-Anwendungen vom PC, Notebook, Smartphone oder als Online-Service über den Browser zu Hause und unterwegs genutzt werden. Darüber hinaus werden Social-Media-Kommunikationskanäle und -Plattformen integriert: So lassen sich Accounts in sozialen Netzwerken wie Facebook über den Office Social Connector einfach in Outlook 2010 einpassen.
Neu sind auch die Microsoft Office Web Apps. Dabei handelt es sich um webbasierte Begleitversionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote, mit denen User den Funktionsumfang ihres Browsers um Anwendungen wie Textverarbeitung, Präsentationen, Tabellenkalkulation oder Notizbücher erweitern können. Schließlich bietet Office Mobile 2010 die Möglichkeit, Office-Dokumente auf dem Smartphone zu empfangen, zu lesen, zu bearbeiten und weiterzuschicken.
Alle Office-2010-Versionen werden sowohl als 32- als auch als 64-Bit-Versionen verfügbar sein. Die Minimal-Anforderungen sind eine CPU mit 500 MHz Taktfrequenz (Intel Pentium 3 Prozessor) und 256 Megabyte Arbeitsspeicher. Als Betriebssystem erfordert Office 2010 mindestens Windows XP mit SP3, Windows Vista mit SP1 oder Windows 7. Microsoft verspricht, dass Hardware, auf der Office 2007 lauffähig ist, Office 2010 automatisch unterstützt und nicht ausgetauscht werden muss. Ebenso wie Office 2007 soll auch Office 2010 auf einer Vielzahl von Netbooks nutzbar sein.

Office 2010 für die öffentliche Hand

Im Vorfeld der Produkteinführung lud Microsoft Vertreter aus öffentlichen Verwaltungen ein, die neuen Funktionen kennenzulernen. Im Rahmen einer Veranstaltungsreihe in den Microsoft-Niederlassungen Unterschleißheim, Köln, Berlin und Hamburg informierte das Unternehmen Mitte April darüber, wie mit Office 2010 der Alltag in Ämtern und Behörden im Sinne eines kontextbasierten Arbeitens einfacher und produktiver gestaltet werden kann.
Zudem wurde der Moderne Verwaltungsarbeitsplatz (MVA) vorgestellt, mit dem ein neues Zeitalter des Arbeitens beginnen soll. Die Idee dahinter ist es, eine Umkehrung der Arbeitsmethodik herbeizuführen: Der Sachbearbeiter in der Behörde soll in Zukunft nicht mehr mit einzelnen Fachverfahren arbeiten, sondern durchläuft einen zuvor definierten, IT-gestützten Prozess. Er erhält alle Daten und Informationen, die zum Beispiel für die Bearbeitung eines Antrags erforderlich sind, wobei Standardlösungen, Anwendungen und Fachverfahren innerhalb einer vertrauten Benutzeroberfläche, nämlich Microsoft Office, zusammengeführt werden. Damit sollen die Eingabe redundanter Daten und Informationen reduziert und Prozessfehler vermieden werden.

Fax vor dem Aus?

Am Beispiel des Prozesses „Genehmigung von Sonntagsarbeit“ wurde vorgeführt, wie Sachbearbeiter einen Antrag mithilfe des MVA durchgängig aus der gewohnten Office-Umgebung heraus bearbeiten können, ohne direkt auf die entsprechenden Fachverfahren zugreifen zu müssen. Aber nicht nur der permanente Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen kostet Zeit, auch die Arbeit mit vielen Kommunikationskanälen und Endgeräten ist ineffizient – daher will Microsoft neben dem Fax auf lange Sicht auch die Telefonanlage abschaffen. Die neue Version der Unified-Communications-Lösung des Software-Anbieters mit dem Code-Namen Communications Server „14“ wird deshalb eine integrierte Kommunikationslösung mit kompletten Telefonie-Funktionen und Instant Messaging bieten. Diese sind integriert in die Microsoft-Office-Anwendungen sowie in SharePoint Server und Exchange. Die Software soll in der zweiten Jahreshälfte 2010 verfügbar sein und wird auch als Cloud Service angeboten.
Der MVA ist nach Angaben von Microsoft zwar grundsätzlich in allen Verwaltungsbereichen und -ebenen einsetzbar, jedoch existiert für kommunale Anwender derzeit noch keine Übersicht, welche Anwendungen bereits integriert werden können. Es würden momentan aber Gespräche mit Fachverfahrensanbietern geführt, um entsprechende Schnittstellen zur Integration in den MVA zu schaffen. Dieser Prozess steht jedoch noch am Anfang.

Podiumsdiskussion mit IT-Prominenz

Welche Chancen und Perspektiven sich durch die Möglichkeiten des „Neuen Arbeitens“ für die öffentliche Verwaltung ergeben, wurde im Rahmen der Veranstaltungsreihe jeweils in einer Podiumsdiskussion erörtert. In Köln diskutierten Hans-Josef Fischer, Leiter des Landesbetriebs Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), Andreas Engel, IT-Leiter der Stadt Köln, Peter te Reh, Hauptreferent für IT beim Deutschen Städtetag, Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und Frank Wischerhoff von Microsoft Deutschland.
Dabei ging es vor allem darum, wie die IT Ämter und Behörden dabei unterstützen kann, effizienter und kostengünstiger zu arbeiten und gleichzeitig serviceorientierter und bürgernäher zu werden. Denn, so Hans-Josef Fischer: „Zum Teil gibt es elektronische Geschäftsprozesse, die komplizierter sind als in der Papierwelt. Da wird es dann schwierig zu sagen, man spart mit IT.“ Um dies in Zukunft zu verhindern, sei es wichtig, dass Prozesse über die eigenen Zuständigkeitsgrenzen hinweg gedacht würden, meint Peter te Reh. Die Prozesse zu durchdenken sei die eigentliche Aufgabe, welche vor einer Prozessoptimierung mit IT stehe, Hardware und Software seien lediglich Werkzeuge hierzu. Ein guter Ansatzpunkt, um am Ende tatsächlich von Effizienzvorteilen profitieren zu können, ist laut te Reh, die unterschiedlichen Systeme verschiedener Prozessbeteiligter so zu verknüpfen, dass diese ohne Medienbruch miteinander arbeiten können. Ein Punkt, an dem der Moderne Verwaltungsarbeitsplatz ansetzt, wie Frank Wischerhoff von Microsoft bekräftigt. „Die Idee des MVA besteht ja darin, verschiedene Systeme miteinander kommunizieren zu lassen.“

Elektronifizierung von bürokratischen Prozessen?

Der Kölner IT-Leiter Andreas Engel verspürt allerdings ein „großes Unbehagen“, wenn in diesem Sinne über das Thema Prozessoptimierung gesprochen wird, denn: „Ich sehe hier keine Optimierung.“ Bei dem vorgestellten Prozess „Genehmigung von Sonntagsarbeit“ handle es sich um einen klassischen Antragsprozess, der mit moderner IT nur besser abgebildet worden sei. Engel: „Man könnte auch sagen: Elektronifizierung von bürokratischen Prozessen.“ Die Arbeit der kommunalen Verwaltung besteht laut Engel aber zu wesentlichen Teilen aus Beratung und Betreuung, diese Komponenten müssten in das Konzept des „Neuen Arbeitens“ demnach stärker eingebunden werden. „Es wird in Zukunft darauf ankommen, den Beratungsprozess sowie die Kommunikation mit moderner IT besser, zugänglicher und kundenorientierter zu gestalten“, so Engel. Genau für diese Prozesse, und weniger für klassisches Workflow-Management, würde er sich moderne Lösungen wünschen. Dass dies ein Thema für die Zukunft ist, will Microsoft-Manager Frank Wischerhoff nicht bestreiten. Bei der Konzeption des MVA sei es allerdings im ersten Schritt tatsächlich darum gegangen, bestehende Prozesse in der öffentlichen Verwaltung zu verbessern, unter der Prämisse, die bereits vorhandenen Anwendungen und Systeme zu nutzen. Hans-Josef Fischer sieht im MVA denn auch einen Ansatzpunkt, um die Ergonomieproblematik, die beim Arbeiten mit vielen unterschiedlichen Kommunikationskanälen und Anwendungen entsteht, in den Griff zu bekommen, das Arbeiten in der elektronischen Welt effizienter zu machen und somit auch Kosten zu sparen. Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut IAO ergänzt, dass Verwaltungen ihre Planung beim Umstieg auf den MVA auf ein längerfristiges Wachstum ausrichten müssten. Die Erwartung, dass sich eine solche Umstellung des Arbeitens auch kurzfristig rechne, sei nur schwer zu befriedigen. Ein Zuhörer wandte ein, es reiche nicht aus, Prozesse nur zu optimieren, da auch die Effizienzgewinne wohl nicht ausreichen werden, damit Kommunen alle Aufgaben auch in Zukunft noch wahrnehmen können. Man müsse daher auch die Frage stellen, welche Prozesse künftig überhaupt noch durchgeführt werden könnten.

Erwartungen für das Jahr 2020

An das Arbeiten im Jahr 2020 haben die Podiumsdiskussionsteilnehmer unterschiedliche Erwartungen. Hans-Josef Fischer wünscht sich einen in den Schreibtisch integrierten elektronischen Arbeitsplatz, alle nötigen Anwendungen an einer Stelle und ein klares Ablagesystem, das rund um die Uhr und ortsunabhängig zur Verfügung steht. Das Arbeiten am elektronischen Arbeitsplatz solle insgesamt ergonomischer werden und keine Unlust bereiten. Nach Ansicht von Josephine Hofmann wird der Arbeitsplatz der Zukunft hochvernetzt und hochverfügbar sein. Dass es innerhalb der kommenden zehn Jahre gelingt, die Umkehrung der Arbeitsmethodik zu realisieren, erhofft sich Frank Wischerhoff. Andreas Engel erwartet zum einen, dass die Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnik im Umgang mit den Verwaltungskunden intensiver genutzt werden und die IT die Verwaltung interaktiv in Beratungssituationen unterstützt. Da sich nicht nur die Informations- und Kommunikationsbedürfnisse, sondern auch die Lebensgewohnheiten änderten, stelle er sich den Arbeitsplatz der Zukunft zudem wesentlich mobiler vor. Laut Peter te Reh müsste für ein „Neues Arbeiten“ aber nicht nur die entsprechende Technik vorhanden sein. Oftmals würden auch Rahmenbedingungen, etwa rechtlicher Art, ein effizienteres Arbeiten verhindern. Diese Rahmenbedingungen gelte es ebenfalls zu ändern. Was die künftige technische Infrastruktur für ein vernetztes Arbeiten der Ämter und Behörden betrifft, hat Peter te Reh diese Vorstellung: vermaschte Dezentralität. (al)

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Stichwörter: Microsoft, Office 2010, Moderner Verwaltungsarbeitsplatz, Hans-Josef Fischer, Andreas Engel, Peter te Reh