[11.4.2012] Als Erweiterung des Sitzungsdienstes setzt die Stadt Friedrichsdorf ein Modul zur Adressverwaltung ein. Damit steht eine zentrale Datensammlung zur Verfügung, die für die Öffentlichkeitsarbeit benötigt wird.

Bereits seit April 1997 nutzt die Stadt Friedrichsdorf für die Vor- und Nachbereitung ihrer Sitzungen Software der Firma Sternberg. Im Vordergrund stand zunächst das Erstellen von Vorlagen, Einladungen und Niederschriften. Weitere wesentliche Bestandteile waren die Termin- und Raumverwaltung sowie die Sitzungsgeldabrechnung. Seitdem wurde das Sitzungsdienstverfahren beständig ausgebaut und ist heute weit mehr als nur ein Ratsinformationssystem (RIS).

Mit dem Einsatz der Lösung SD.Office (heute SD.NET) wurde 2002 die Basis für eine digitale Gremienarbeit geschaffen. Anhand von individuell definierbaren Profilen sehen die Nutzer online die im Rahmen des Sitzungsdienstes erstellten Texte wie Einladungen und Drucksachenvorlagen. Sie können aber auch anhand von unterschiedlichen Recherchemöglichkeiten gezielt auf das Archiv zugreifen. Darüber hinaus sind Informationen über die verschiedenen Gremien, die einzelnen Personen und die Sitzungstermine abrufbar. Ein News-Button bietet aktuelle Informationen, beispielsweise über die Verlegung von Sitzungen. Bis auf wenige Ausnahmen, wie etwa Haushalts- oder Wirtschaftspläne und Gutachten, werden die am Verfahren teilnehmenden Mandatsträger heute papierlos bedient. Quasi als Erinnerung geht die Einladung zu den Sitzungen per E-Mail zu. Die Akzeptanz der Teilnehmer war von Anfang an groß. Aktuell nutzen rund zwei Drittel der Kommunalpolitiker diese Möglichkeit.

Nicht nur Mandatsträger und Verwaltung profitieren von dem modernen Ratsinformationsdienst. Seit nunmehr acht Jahren ist über die Website der Stadt Friedrichsdorf der Zugriff auf das politische Informationssystem möglich. Nachdem zunächst die öffentlichen Niederschriften, das Archiv sowie Termine und die Zusammensetzung der einzelnen Gremien dargestellt wurden, werden seit 2010 auch die öffentlichen Vorlagen abgebildet. Dies ist ein Schritt hin zu mehr Bürgertransparenz.

Zentrale Datensammlung

Als vorerst letzter Meilenstein in der Weiterentwicklung des in Friedrichsdorf eingesetzten RIS ist der Aufbau einer Adressverwaltung als gesondertes Modul von SD.NET zu nennen. Diese stellt eine zentrale Datensammlung aller Personen und Adressen dar, die für die Gremien- und Öffentlichkeitsarbeit der Kommune eingesetzt wird. Eine Prozessanalyse hat gezeigt, dass für eine Vielzahl von Ereignissen, wie Jahresempfänge, Weihnachtsgrüße, Geburtstage, Jubiläen oder Ehrenbriefe, dieselben Adressen in unterschiedlichen Listen existierten, die bei Bedarf immer wieder neu überarbeitet und aktualisiert werden mussten. Diese Arbeiten gehören nun dank des Zusatzmoduls der Vergangenheit an.

Im Rahmen definierter Anforderungsprofile wurden zunächst Adressen unterschiedlichster Personenkreise verschiedenen Gruppen zugeordnet. Zu nennen sind hier ortsansässige Politiker sowie Ehrenbürger, Bürger aus Kultur, Sport und Vereinen, Ansprechpartner aus Wirtschaft, Medien und sozialen Einrichtungen sowie Bedienstete und ehemalige Mitarbeiter. Bei den bereits vorhandenen Mandatsträgern wurden die externen Adressen mit einem Import-Assistenten in die Datenstrukturen des Sitzungsmanagements SD.NET übernommen. Hierbei wurden Dubletten erkannt und aussortiert. Die Adressen wurden anschließend nochmals visuell abgeglichen. Bei Bedarf wurden Anschriften funktionsbezogen und postalisch korrekt überarbeitet. Dadurch kann unter anderem gewährleistet werden, dass für eine Person, die in mehreren Selektionen mit einem Amtstitel, etwa als Stadtrat und als Vorsitzender, gespeichert ist, automatisch der ranghöchste Amtstitel ausgegeben wird. Der manuelle Aufwand dafür war überschaubar. Künftige Adressänderungen werden jetzt zentral gepflegt. Ständig wiederkehrende Dokumente an denselben Empfängerkreis können als geschützt gespeichert werden und sind so reproduzierbar. Nach erneutem Aufruf werden nur aktuelle Daten bereitgestellt. Personen, die in der Zwischenzeit ausgeschieden sind oder einer Selektion nicht mehr angehören, erscheinen nicht mehr. Neue Personen werden automatisch in den Verteiler aufgenommen. Sofern Datenquelle und Serienbrief oder Etikett bereits zugeordnet wurden, öffnet die Ein-Klick-Ausgabe automatisch das druckfähige Dokument.

Statistiken generieren

Basierend auf den dokumentierten Daten sind verschiedene Auswertungen möglich. Eine auf Jubiläen ausgerichtete Statistik stellt Geburtstage, Hochzeitstage (ab silberner Hochzeit) und Dienstjubiläen in monatlicher Form dar. Hierbei können die Jubiläen zusätzlich nach einzelnen Gruppen, wie beispielsweise Mandatsträger, Bedienstete und ehemalige Beschäftigte, selektiert und für einen individuell definierbaren Zeitraum bedarfsorientiert bereitgestellt werden.

Die Lösung SD.NET für das Sitzungsmanagement bietet noch weitere Möglichkeiten. In Hessen wird auf Antrag eine zwölfjährige kommunalpolitische Tätigkeit mit dem Ehrenbrief des Landes ausgezeichnet. Nach den Bestimmungen der Hessischen Gemeindeordnung kann die Kommune Bürgern, die als Gemeindevertreter, Ehrenbeamte, hauptamtliche Wahlbeamte oder als Mitglied eines Ortsbeirats insgesamt mindestens 20 Jahre ihr Mandat oder Amt ausgeübt haben, eine Ehrenbezeichnung verleihen. Entsprechendes gilt für die Mitgliedschaft im Ausländerbeirat. Auf Basis der Beginn- und Endzeiten in den Gremien ermittelt SD.NET die Anwärter für den Ehrenbrief oder die Ehrenbezeichnung für das laufende oder das folgende Jahr per Knopfdruck. Jährlich wiederkehrende Termine mit oder ohne Sachgeschenke, Präsente zu offiziellen Anlässen wie Ehrungen und Jubiläen sowie die Verleihung der Ehrenbriefe/Ehrenbezeichnung lassen sich zudem in der Präsenteverwaltung speichern. Die periodische Präsentverteilung ist auf wechselnde Inhalte ausgelegt, die einmal jährlich vorgetragen werden.

Dieter Dienstbach ist Leiter des Haupt- und Personalamtes der Stadt Friedrichsdorf.


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