[9.7.2013] Nach der elektronischen Aktenführung hat die Stadt Olpe nun auch die digitale Ratsarbeit eingeführt. Dadurch können Synergien ausgeschöpft und medienbruchfreie Prozesse gewährleistet werden. Angefangen hat alles 1997 mit der strukturierten Vorlagenverwaltung.

Es deutet viel darauf hin, dass die Einführung des medienbruchfreien Sitzungsdienstes in Olpe die technisch modernste, wirtschaftlichste und anspruchsvollste Art zukunftsorientierter Ratsarbeit darstellt. Dabei zeichnet sich das Olper Projekt insbesondere dadurch aus, dass die Erstellung der Vorlagen bis hin zur Freigabe im Rahmen eines elektronischen Workflows erledigt wird, der Versand der Dokumente über eine Sitzungsapp erfolgt und die Vorlagen nach Beendigung des Beratungsganges vollautomatisch über eine Schnittstelle im flächendeckend eingesetzten Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Die Umsetzung des Olper Modells und damit die Ausschöpfung des enormen Synergiepotenzials bedingt allerdings, dass nicht nur im Stadtrat, sondern auch in den übrigen Bereichen der Verwaltung überwiegend digital gearbeitet wird. Ohne diese Voraussetzung ist zumindest für die Ablage der Sitzungsdokumente ein Medienbruch gegeben.

Langjährige Erfahrung

Der erfolgreiche Olper Weg startete bereits im Jahr 1997 mit dem Einsatz des Verfahrens SD-WIN der Firma Sternberg, welches die Möglichkeit bot, Vorlagen automatisch zu nummerieren und strukturiert zu verwalten. Auch Einladungsentwürfe konnten automatisch erstellt werden. Im Jahr 2001 wechselte die Stadt Olpe dann auf die Version SD-Office. Alle Arbeitsschritte im Zusammenhang mit der Vorlagen- und Protokollerstellung wurden damit technisch unterstützt. Die Nutzung des Internet diente der umfassenden Recherchemöglichkeit. Seit 2006 wird die Anwendung SD.NET genutzt, mit der die Internet-Recherche optimiert und der Zugriff der Ratsmitglieder per Kennwort auch auf nicht öffentliche Vorlagen ermöglicht werden konnte. Die Einrichtung einer Schnittstelle zum Dokumenten-Management-System für die automatische Ablage bereits abgeschlossener Vorlagen fand 2010 statt. Ein Jahr später folgte die Einführung des Workflow-Moduls für die digitale Vorlagenerstellung auf allen Arbeitsplätzen im Rathaus. Hierdurch konnten städtische Geschäftsprozesse nachhaltig optimiert werden. So wurde etwa die Durchlaufgeschwindigkeit erhöht: Die Umlaufzeit konnte für einfachere Vorlagen mit drei bis fünf zu beteiligenden Stellen um durchschnittlich einen halben Arbeitstag verkürzt werden. Und auch bei umfangreicheren Vorlagen ist ein deutlicher Zeitgewinn von bis zu mehreren Arbeitstagen festzustellen.
Darüber hinaus wurde die Transparenz erhöht, was vor allem die Arbeit im Ratsbüro deutlich entlastet. Aufwändige Suchen nach dem Verbleib beziehungsweise dem Stand der Vorlagen finden so gut wie nicht mehr statt. Zudem wurde die Qualität der Vorlagen verbessert, da nunmehr, bedingt durch den Workflow, auch die Anlagen vollständig beigefügt sind.

Mobiler Sitzungsdienst

Im Jahr 2012 folgte in Olpe die probeweise Nutzung der iRICH-App für den digitalen Vorlagenversand. Im Rahmen dieser rund einjährigen Testphase, an der bis zu 10 der insgesamt 38 Ratsmitglieder teilgenommen haben, konnten ausschließlich positive Erfahrungen gesammelt werden. So können die Sitzungsunterlagen mithilfe der Applikation komfortabel und rechtssicher verwaltet werden. Auch ist der automatische Download über das Internet inklusive einer vollständigen Zuordnung zu den Sitzungen der einzelnen Gremien möglich. Zudem können im jeweiligen Dokument sowohl Text- als auch freihändige Markierungen erstellt sowie kleinere Notizen und Bemerkungen angebracht werden, die während der Sitzungen auch offline zur Verfügung stehen. Eine ständige Netzanbindung über WLAN oder Mobilfunk ist also nicht zwingend erforderlich. Insgesamt erweist sich der digitale Sitzungsdienst als umweltfreundlich, da weniger Papier und Tonermaterialien verwendet werden müssen. Des Weiteren können Kosten für Papier, Druck und Versand der Sitzungsunterlagen reduziert werden.
Auf Grundlage einer entsprechenden Bedarfsabfrage haben in Olpe im Januar dieses Jahres alle Ratsmitglieder schriftlich erklärt, an dem Projekt der digitalen Ratsarbeit teilnehmen zu wollen. Nach vorheriger beschränkter Ausschreibung erfolgte im März die abschließende Bestellung der iPads. Nach einer Mitte April in Eigenregie durchgeführten Schulung der Stadträte ist die neue Technik erstmals für den im Zeitraum April/Mai terminierten Sitzungsblock zum Einsatz gekommen. Zuvor hatte die Stadtverordnetenversammlung bereits eine Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse dahingehend beschlossen, dass Einladungen und Vorlagen auch digital zugestellt werden können.
Die iPads wurden den Olper Ratsmitgliedern in der Grundversion mit WLAN und 16 GB Speicher zur Verfügung gestellt. Auf die Ausstattung mit SIM-Karte wurde aus Gründen der Wirtschaftlichkeit des Projektes verzichtet, da die Kosten je nach Provider und Kartenqualität bis zu 30 Euro monatlich pro Gerät betragen können. Kurzfristig erstellte Tischvorlagen können über die vorhandene Standard-DSL-Schnittstelle im Ratssaal abgerufen werden. Insgesamt betrugen die Anschaffungskosten der iPads für die 38 Ratsmitglieder etwa 21.000 Euro, hinzu kamen die Lizenz- und Server-Kosten für die iRICH-App mit rund 5.000 Euro sowie eine Wartungspauschale von jährlich 800 Euro. Allein aber die Sachkostenersparnis, wie der Wegfall der Kosten für Papier, Druck und Versand, deckt im Regelfall die Anschaffungskosten für die iPads. Unter Einbeziehung von Personalkosten ist somit auf jeden Fall von einer Kostenersparnis auszugehen.

Digitales Rathaus in Sicht

Die Einführung des medienbruchfreien Sitzungsdienstes ist in Olpe nach Umsetzung der elektronischen Aktenführung ein weiterer, strategisch wichtiger Schritt im Rahmen der Realisierung des Gesamtprojektes „Digitales Rathaus“. Außer den monetären Aspekten sollte bei den Überlegungen zur Einführung des digitalen Sitzungsdienstes insbesondere die komfortable und rechtssichere Verwaltung der Sitzungsunterlagen im Vordergrund stehen. Die mit der Bereitstellung von iPads eingeleitete Modernisierung der Ratsarbeit trägt hoffentlich auch dazu bei, in Zukunft verstärkt das Interesse der jüngeren Generation am kommunalpolitischen Geschehen und damit auch an der Übernahme eines ehrenamtlichen Ratsmandats in der Stadt Olpe zu wecken.

Georg Schnüttgen ist Leiter des Hauptamtes der Stadt Olpe.


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Bildquelle: Stadt Olpe