[2.9.2013] In Warendorf können sich Schüler online um Ausbildungsplätze bei der Stadt bewerben. Komfort bieten dabei ein intelligenter Ausfüllassistent sowie der eID-Service des IT-Dienstleisters citeq.

Seit längerer Zeit werden bei der Stadt Warendorf Überlegungen angestellt, das Formularwesen zu reformieren. Grund dafür: Im Laufe der Jahre entwickelte jede Abteilung eigene Layouts. Dabei waren die Formulare immer mit der Intention erstellt worden, dass der Bürger zur Verwaltung kommt, gemeinsam mit dem Sachbearbeiter das Formular ausfüllt und am Ende unterschreibt. Daher wurde nie wirklich hinterfragt, ob die Signatur aus rechtlichen Gründen notwendig ist oder nicht. Diese Fragestellung kommt erst bei der Digitalisierung der Formulare auf, wenn der Bürger das Dokument zu Hause ausfüllt und elektronisch an die Verwaltung schicken will.
Im Rahmen einer Sitzung des E-Government-Arbeitskreises des IT-Dienstleisters citeq wurde die Stadt Warendorf auf das Angebot der Firma Form-Solutions aufmerksam. Sie bietet ihren Kunden auch einzelne Formulare anstelle eines Komplettpakets an. Nach mehreren internen Gesprächen und einer audiovisuellen Produktvorführung stand der Entschluss der Stadt fest, den intelligenten Ausfüllassistenten von Form-Solutions für das Verfahren „Bewerbung um einen Ausbildungsplatz“ zu testen.

Bewerber-App im Produktivbetrieb

Kurz vor den diesjährigen Sommerferien fand in Warendorf die örtliche Berufsorientierungsmesse statt. Dort war auch die Stadtverwaltung mit einem Stand vertreten. Im Nachgang wurde die Stellenanzeige für Bewerbungen um die Ausbildungsplätze für 2014 in den Medien geschaltet. Dies war der vorgegebene Zeitpunkt für den Echtzeitbetrieb der Anwendung. Nach der Zustimmung aufseiten der Verwaltungsleitung war es völlig problemlos, die Anwendung an die Stadt Warendorf anzupassen.
Kurzfristig, eine Woche vor dem Online-Start, stellte sich noch die Frage, ob die Anbindung des neuen Personalausweises (nPA) möglich wäre. Nach kurzer Rückfrage bei Form-Solutions hat sich die Firma zusammen mit dem IT-Dienstleister citeq dem Thema gewidmet und es tatsächlich geschafft, die Anbindung innerhalb von nur fünf Arbeitstagen zu erledigen.
Möglich war dies, da Form-Solutions seinen Formular-Server bereits erfolgreich an die eID-Infrastrukturen von citeq angebunden hatte. Insbesondere die frühzeitige Beschaffung eines Berechtigungszertifikats für alle Kooperationspartner der citeq und die Unterstützung der Firma procilon, deren Daten- und Diensteprozessor ProGOV im Rahmen der eID-Prozesse der citeq beteiligt ist, machten den sehr sportlichen Zeitplan möglich.
So stand den Mitarbeitern der Stadt Warendorf bereits am Ende der Woche eine fertige Anwendung zum Testen zur Verfügung. Diese Tests verliefen zufriedenstellend, sodass parallel zur Veröffentlichung der Stellenanzeige in den Tageszeitungen am Samstag, 13. Juli 2013, dann auch die „Bewerber-App“ in den Echtbetrieb starten konnte.

Erfolgreicher Probedurchlauf

Nach den ersten Wochen kann folgendes Zwischenfazit gezogen werden: Technisch gab und gibt es bislang keine Probleme bei der Anwendung der Bewerber-App. Lediglich zwei inhaltliche Rückfragen wurden seitens der Stadt Warendorf verzeichnet. Allerdings ist die Anzahl der Bewerbungen zum jetzigen Zeitpunkt signifikant höher (>60) als es zum gleichen Stichtag in den vergangenen Jahren der Fall war. Weiterhin gehen bei der Stadtverwaltung ausgedruckte Bewerbungen ein. Der Erfassungsaufwand hierfür ist relativ hoch, sodass für eine mögliche Wiederholung geprüft werden wird, ob papiergebundene Bewerbungen mit dem Hinweis auf die Online-Eingabe zurückgeschickt werden. Ebenfalls bedauerlich ist die Tatsache, dass bisher kein Bewerber von der Möglichkeit Gebrauch gemacht hat, die persönlichen Daten mithilfe der eID des neuen Personalausweises einzugeben. Hierzu wird über weitere Marketing-Maßnahmen bis zum Bewerbungsschluss im September nachgedacht. Insgesamt war und ist die Betreuung durch die Dienstleister optimal. Des Weiteren kann sich die Stadt Warendorf aufgrund der positiven Aspekte eine Wiederholung im nächsten Jahr mit kleinen Modifikationen gut vorstellen.

Jürgen Fieber ist für den Bereich E-Government bei der Stadt Warendorf zuständig.

Dieser Beitrag ist in der September-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Digitale Identität, citeq, procilon, Form-Solutions, E-Formulare, Bürgerservice

Bildquelle: creativ collection Verlag