E-Vergabe:
Gutschrift statt Rechnung


[13.11.2013] Welche Vorteile der Einsatz eines Gutschriftverfahrens beim elektronischen Einkauf mit sich bringt, erläutert der Landrat des Kreises Germersheim, Fritz Brechtel.

Fritz Brechtel, Landrat des Kreises Germersheim: „Alle Prozesse des Gutschriftverfahrens sind optimal aufeinander abgestimmt.“ Herr Landrat, die Kreisverwaltung Germersheim bevorzugt beim elektronischen Einkauf ein neues Verfahren bei der Abrechnung. Wie sind Sie darauf gekommen, hierbei Gutschriften zu nutzen?

Unser Ziel war es, das Beschaffungswesen zu optimieren, also die Wirtschaftlichkeit der Vergabe zu steigern und den Beschaffungsprozess selbst zu straffen. Dazu wurde eine E-Procurement-Lösung eingeführt, das Gutschriftverfahren stellt hierbei eine spezielle Art der Abrechnung dar.

Was wollten Sie damit erreichen?

Abläufe und Vorgänge werden effizienter und wirtschaftlicher durchgeführt, im Detail wird der Aufwand der Rechnungsprüfung reduziert, alle Daten sind elektronisch verfügbar und werden transparent von Kunde und Lieferant bearbeitet.

Und wie funktioniert das in der Praxis?

Die bestellte und gelieferte Ware wird durch eine elektronische Wareneingangsbuchung quittiert. Menge und Preis der Ware ergeben die Gutschrift und ersetzen abrechnungstechnisch die Rechnung des Lieferanten.

„Abläufe und Vorgänge werden durch das neue Verfahren effizienter und wirtschaftlicher durchgeführt.“

Wie sehen die rechtlichen Voraussetzungen für Gutschriften aus und welche Vorteile hat das Verfahren für die Kreisverwaltung gegenüber der normalen Rechnungsstellung?

Zwischen Kunde und Lieferant werden Kriterien und Zahlungsmodalitäten festgelegt, Grundlage ist die getroffene Vereinbarung zum Gutschriftverfahren. Für uns als Kreisverwaltung hat das Verfahren den Vorteil, dass der Bestellvorgang transparent ist. Der Status ist jederzeit für Besteller und Lieferant abrufbar, Mengen- und Preisabweichungen sind ausgeschlossen, was geliefert wurde, wird dem Lieferanten gutgeschrieben. Die aufwändige Rechnungsprüfung und zeitraubende Buchungen entfallen, alle Daten sind elektronisch verfügbar und werden per Schnittstelle in das Kassensystem der Kreisverwaltung übertragen.

Bringt das Verfahren denn auch Nachteile mit sich?

Nein, alle Prozesse sind optimal aufeinander abgestimmt.

Welche Vorteile ergeben sich daraus für die Lieferanten?

Der Lieferant spart durch die Gutschrift Papier und Portokosten, das Mahnwesen entfällt, da alle Zahlungen zügig, transparent und vor allem termingerecht ausgeführt werden.

Wie sehen die weiteren Pläne des Kreises Germersheim beim Ausbau von E-Procurement aus?

In Zukunft budgetieren wir unsere Besteller aus Verwaltung und Schule und ergänzen die Palette der Beschaffungsgüter um weitere Artikel. Denkbar ist auch der Zusammenschluss mit anderen Verwaltungen zu einer kommunalen Einkaufsgemeinschaft, um durch Nachfragebündelung bessere Konditionen und eine höhere Wirtschaftlichkeit zu erzielen.

Interview: Alexander Schaeff

http://www.tek-service.de
http://www.kreis-germersheim.de
Dieser Beitrag ist in der November-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren.  (Deep Link)

Stichwörter: E-Procurement, TEK-Service, Kreis Germersheim, Fritz Brechtel

Bildquelle: Kreis Germersheim

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich E-Procurement
E-Procurement: E-Einkauf bewährt sich Bericht
[28.3.2024] Eine elektronische Abwicklung des Einkaufs hat nicht nur wirtschaftliche und vergaberechtliche Vorteile, sondern sorgt angesichts des Fachkräftemangels auch für spürbare Entlastung. Das zeigen Beispiele aus Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Berlin. mehr...
E-Beschaffung: Meilenstein erreicht Bericht
[25.3.2024] Mit der Einführung von eForms als digitalem Standard für EU-weite Bekanntmachungen ist ein Meilenstein bei der Digitalisierung der Beschaffung erreicht. Als Dreh- und Angelpunkt für Vergabestellen und Bieter fungiert künftig der Datenservice Öffentlicher Einkauf. mehr...
Deutschland ist fristgerecht eForms-ready.
Webinar „Kommune 21 im Gespräch“: Einblick in die Blackbox
[21.3.2024] Am 7. März widmete sich eine Folge der Webinar-Reihe „Kommune21 im Gespräch“ dem digitalen Einkauf. Das Unternehmen TEK-Service und die Einkaufsgenossenschaft KoPart gaben dabei Einblicke in ihre Zusammenarbeit. Eine ihrer Besonderheiten: Seit diesem Jahr ermöglicht die KoPart mit Unterstützung von TEK-Service die Kombination von Rahmenverträgen und Einzelbestellungen. mehr...
Im Webinar aus der Reihe „Kommune 21 im Gespräch“ berichtete die Einkaufsgenossenschaft KoPart von ihrer Kooperation mit TEK-Service.
Live-Webinar „Kommune21 im Gespräch“: Synergien bei Ausschreibungen
[2.2.2024] In der Webinar-Reihe „Kommune21 im Gespräch“ geht es am 7. März 2024 um Synergien zwischen Ausschreibungen der öffentlichen Hand und Online-Marktplätzen. Ralf Togler und Andreas Pokropp von der Einkaufsgemeinschaft KoPart sowie Monika Schmidt von der TEK-Service AG diskutieren über die innovative Kombination von Ausschreibungsverfahren und Marktplatzmodellen. mehr...
Bayern: Einkaufsgenossenschaft für Kommunen
[31.1.2024] Auf Initiative der AKDB erfolgte die Gründung einer Bayerischen Kommunalen IT-Einkaufsgenossenschaft. Sie soll Hardware und verbundene Dienstleistungen für ihre Mitglieder beschaffen – zunächst im Schulbereich. mehr...
Die neu gegründete Einkaufsgenossenschaft BayKIT will bayerische Kommunen beim IT-Einkauf entlasten.