[30.6.2014] Die elektronische Rechnung wird in der EU künftig zur Pflicht. Mit dem Standard ZUGFeRD, der bereits in der öffentlichen Verwaltung pilotiert wird, ist Deutschland für die kommenden Anforderungen gut aufgestellt.

Elektronische Rechnungen, die statt per Post per E-Mail versandt und empfangen werden, vereinfachen die Verarbeitung grundlegend. Für die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen ergibt sich durch die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse ein erhebliches Einsparpotenzial. Mit der E-Rechnung wird zudem der Weg für ein durchgängiges E-Government in Deutschland frei; von der EU wird diese Entwicklung mit der Richtlinie zur Einführung eines einheitlichen elektronischen Rechnungsformats im öffentlichen Auftragswesen, das grenzüberschreitend Anwendung finden kann, europaweit unterstützt.

Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat

Mit der am 26. Mai dieses Jahres in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen soll eine europäische Norm für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung geschaffen werden. Die EU legt damit die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat in der öffentlichen Verwaltung fest. Die EU-Mitgliedsstaaten müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten, die dieser europäischen Norm entsprechen.
Die EU-Kommission wird bis zum 27. Mai 2017 mit der zuständigen europäischen Normungsorganisation eine europäische Norm schaffen, welche technologieneutral und mit den maßgeblichen internationalen Normen für die elektronische Rechnungsstellung vereinbar ist. Sie muss zudem den notwendigen Schutz personenbezogener Daten, das Konzept des Datenschutzes durch Technik sowie die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit, der Datenminimierung und der Zweckbegrenzung berücksichtigen und mit den einschlägigen Bestimmungen der Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG in Einklang stehen. Vor allem aber soll die neue europäische Norm die Einrichtung zweckmäßiger, benutzerfreundlicher, flexibler und kosteneffizienter Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung ermöglichen, welche den Bedürfnissen von kleinen und mittleren Unternehmen sowie von subzentralen öffentlichen Auftraggebern entgegenkommen und sich darüber hinaus für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eignen.
Neben der Erarbeitung einer europäischen Norm legt die Richtlinie die Kernelemente der E-Rechnung fest. Diese umfassen unter anderem Prozess- und Rechnungskennungen, Rechnungszeitraum, Informationen über Verkäufer, Käufer und Zahlungsempfänger, die Auftragsreferenz, Lieferungsdetails, Anweisungen zur Ausführung der Zahlung, Informationen über Zu- oder Abschläge sowie zu den einzelnen Rechnungszeilenposten und der Mehrwertsteueraufschlüsselung. Die Mitgliedstaaten erlassen, veröffentlichen und wenden die Rechts- und Verwaltungsvorschriften an, die erforderlich sind, um der Richtlinie bis spätestens 27. November 2018 nachzukommen.

Effizienter mit ZUGFeRD

Wie von der EU-Richtlinie gefordert, ist ein einheitliches Datenformat, das sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in der Wirtschaft eingesetzt werden kann, eine wesentliche Voraussetzung für die gewünschten Kostenersparnisse. Damit kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorzüge der E-Rechnung zugutekommen, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ein einheitliches Datenformat entwickelt, das bereits seit Juni 2013 als Release Candidate allen interessierten Unternehmen und Behörden zur Verfügung steht. ZUGFeRD löst die etablierten EDI- und Branchenstandards nicht ab, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch. Das ZUGFeRD-Format richtet sich insbesondere an die IT- und Software-Branche und ist seit dem 25. Juni 2014 als Version 1.0 einschließlich einer umfangreichen Spezifikation kostenfrei verfügbar.
Mit dem ZUGFeRD-Format können Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Mehr noch: Das ZUGFeRD-Datenformat senkt nicht nur die Kosten der Rechnungsstellung, weil etwa Material- und Portokosten wegfallen; aufgrund des durchgängig elektronischen Prozesses wird auch das Rechnungswesen in Zukunft wesentlich effizienter. Getestet wird das neue ZUGFeRD-Datenformat unter anderem vom Bundesverwaltungsamt und dem Technischen Hilfswerk. Beide können durch die Einführung des Standards mittlerweile schnellere und effizientere Arbeitsabläufe, geringere Zahlungsverzögerungen sowie niedrigere Druck- und Portokosten nachweisen. Auch Integrationen des Formats in vorhandene Software-Lösungen werden bereits angeboten.

Antrieb für Innovationen

Eine moderne Verwaltung, die Innovationen lebt, zulässt, befördert und anreizt, ist ein bedeutender Standortfaktor. Die digitale Bereitstellung von Rechnungsdaten hat diese innovative Kraft: Die Fehlerquote wird gesenkt, die Transparenz verbessert und die Prozessschritte bei der Rechnungsbearbeitung werden insgesamt beschleunigt. Der tatsächliche Mehrwert ergibt sich aus der automatisierten Verarbeitung des strukturierten Rechnungsinhalts, welche das ZUGFeRD-Format sicherstellt. Mit dem Standard ist Deutschland für die Innovation bei Rechnungsprozessen hervorragend aufgestellt. Das Format erfüllt bereits heute die Anforderungen an die von der EU-Richtlinie geforderte europäische Norm für elektronische Rechnungen.

Rechtsanwalt Stefan Engel-Flechsig ist Vertreter der Bundesrepublik Deutschland im EU-Multistakeholder-Forum Elektronische Rechnungsstellung und leitet das Forum elektronische Rechnung in Deutschland (FeRD) bei der AWV e.V. in Frankfurt am Main.

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Dieser Beitrag ist in der Juli-Ausgabe von Kommune21 im Schwerpunkt Finanzwesen erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren.  (Deep Link)

Stichwörter: Finanzwesen, E-Rechnung, ZUGFeRD

Bildquelle: PEAK Agentur für Kommunikation