[5.8.2015] Dank eines neuen Archiv- und Dokumenten-Management-Systems (DMS) können die Mitarbeiter der Stadt Minden Akten noch schneller bearbeiten. Vor allem das Recherchieren ist einfacher geworden.
Die Sachbearbeiter der Stadt Minden können jetzt ihre Verträge in digitalen Akten ablegen. Dafür steht ihnen das Archiv- und Dokumenten-Management-System (DMS) nscale von Ceyoniq Technologie zur Verfügung. In enger Zusammenarbeit mit der nordrhein-westfälischen Stadt hat das DMS-Team des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) die Lösung entwickelt. Wie der IT-Dienstleister berichtet, hat er bestehende Verträge, die vorher im Inventarisierungsprogramm KAI erfasst waren, einmalig inklusive ihrer Meta-Informationen in das DMS übernommen. Neue Akten lassen sich jetzt mithilfe des DMS-Clients erstellen. Via Scannen, Importieren und Drag and Drop sortieren die Sachbearbeiter die Dokumente direkt in die Vertragsakte ein. Neben den bereits automatisch vererbten Aktenattributen können sie zudem dokumentspezifische Metadaten eingegeben. Pflichtfelder stellen dabei Mindestangaben sicher. Aufgrund der Verstichwortungsmethodik vereinfacht sich die Recherche, Such- und Bearbeitungszeiten werden kürzer. RSS-Feeds in MS Outlook ermöglichen außerdem, Änderungen an den Vertragsakten nachzuverfolgen.
(an)
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