[12.5.2016] Der digitalisierten Ratsarbeit verdankt die Stadt Tuttlingen verschlankte Arbeitsabläufe und eine höhere Kosteneffizienz bei der Gremienarbeit. Außerdem müssen die Ratsmitglieder keine Papierberge mehr mit sich herumtragen.

Statt kiloweise Papier zu schleppen oder Briefe erst zu frankieren und dann zu verschicken, arbeiten und verständigen sich die Ratsmitglieder in Tuttlingen seit einiger Zeit über digitale Kanäle. Ziel dieser Lösung ist die Verschlankung vieler Arbeitsabläufe sowie eine höhere Kosteneffizienz. Anfallende Kosten für die Hardware und die Einrichtung des Systems amortisieren sich dabei in kürzester Zeit – in der Regel ist schon in der ersten Wahlperiode eine spürbare finanzielle Entlastung gegeben. In Tuttlingen haben sich die Arbeitsabläufe durch die Digitalisierung tatsächlich vereinfacht. Mit der ALLRIS-App des Anbieters CC e-gov stehen jetzt alle wichtigen Daten und Dokumente aus der Gremienarbeit auch offline zur Verfügung. Da auch komplexe Arbeitsabläufe anschaulich und einfach dargestellt werden können, fällt es leicht, auf Papier zu verzichten. Die eingesetzten Tablets mit E-Mail- und Terminverwaltung sind zudem leistungsfähige Arbeitswerkzeuge, sodass auf diese Weise die gesamte Kommunikation verbessert wird. Ein weiterer wichtiger Aspekt der papierlosen Ratsarbeit ist der Umweltgedanke. Er motiviert immer mehr Kommunen dazu, in Kombination mit einem Tablet und einem Rundum-Sorglos-Paket auf die ALLRIS-App von CC e-gov der Gesellschaft für digitale Bildung zu setzen. Die datenschutzkonforme Handhabung und Nutzung der Tablets kann über ein Mobile Device Management (MDM) erfolgen. Das Besondere an der Umstellung auf digitale Endgeräte ist, dass nach kurzer Zeit alle Ratsmitglieder problemlos mit den Geräten arbeiten können. „Ich kann nichts kaputt machen und habe sofort alles griffbereit“, erläutert ein älteres Ratsmitglied aus Tuttlingen. „Kleine Schriften kann ich großziehen, um sie besser lesen zu können. Außerdem muss ich keine Unterlagen mehr sammeln oder mit mir herumtragen und habe trotzdem alles dabei. Das ist ein ganz großer Vorteil.“ Die Stadt spart so jährlich rund 10.000 Euro. „Auch die Vorbereitung der Sitzungen läuft schneller und reibungslos und wir erfreuen uns größter Zufriedenheit seitens des Gemeinderats“, bilanziert Kerstin Schmidt von der Geschäftsstelle Gemeinderat der Stadtverwaltung Tuttlingen.

Ratspaket mit Rundumversorgung

Als kompletter Lösungsanbieter im Bereich der digitalen Bildung hat die Gesellschaft für digitale Bildung neben speziellen Paketen für Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen auch Schulungen, didaktischen Content, eine soziale Förderung, IT und Infrastruktur sowie ein umfassendes Consulting in ihrem Portfolio. Im Fall der Ratsarbeit sind die Pakete speziell auf die kommunale Zielgruppe abgestimmt. Ein solches Ratspaket beinhaltet neben der Software leistungsstarke und moderne Tablets der neuesten Generation unter anderem von Apple, Samsung oder Microsoft. Datenflatrates ermöglichen es, mobil erreichbar zu sein und das Internet zu nutzen. Die Daten können überall aufgerufen, bearbeitet und weitergeleitet werden. Auch stehen Finanzierungsmodelle zur Verfügung. Wer die Tablet-Pakete mieten oder in Raten zahlen möchte, kann das über wählbare Laufzeiten tun. Ein Gerätetausch während der Laufzeit ist möglich, damit das Ratsmitglied auch technisch auf dem neuesten Stand bleibt. Mitglieder der Gesellschaft für digitale Bildung und neue Paketerwerber können an Schulungen teilnehmen. Diese sind an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst und umfassen Einsteiger-Schulungen sowie themenbezogene Seminare für fortgeschrittene Tablet-Nutzer. Und wenn die Geräte defekt sind oder beispielsweise das Display nach einem Sturz gebrochen ist? Dann greift die Versicherung. Sogar bei Diebstahl gibt es einen Ersatz. Auch steht ein telefonischer Service über eine Hotline für die Mitglieder und Nutzer zur Verfügung. Bei der papierlosen Ratsarbeit sind die Unterlagen immer abrufbar und komplett vorhanden. Jedes Ratsmitglied hat außerdem die Möglichkeit, sich in aktuelles Bürgergeschehen digital einzumischen – denn soziale Medien können einfach und problemlos mit dem Tablet genutzt werden. „Wir organisieren uns selbst und mischen uns wieder vermehrt in das Geschehen unserer Bürger und Stadt ein“, sagt ein Ratsmitglied aus der Stadt Celle, in der ebenfalls auf die digitale Gremienarbeit gesetzt wird. „Und das ist auch gut so.“

Michael Heuer ist Vertriebsleiter, Dr. Stephanie Kleta-Bohmann ist Leiterin Business Development bei der Gesellschaft für digitale Bildung mbH, Hamburg.

http://www.tuttlingen.de
http://www.gfdb.de
Dieser Beitrag ist in der Mai-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, CC e-gov, Tuttlingen, Gesellschaft für digitale Bildung

Bildquelle: PEAK Agentur für Kommunikation