[26.7.2016] Die fortschreitende Digitalisierung erfordert auch eine elektronische Vollstreckungsakte. Eine entsprechende Lösung hat das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe gemeinsam mit seinen Anwendern umgesetzt.

Seit mehr als zehn Jahren bietet das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) avviso als Vollstreckungssoftware für die Städte, Kreise und Gemeinden im Verbandsgebiet an. Durch neue Module und eine tiefgreifende Integration in die krz-Umgebung ist die Nutzung heute umfassender denn je. Drei Kreise sowie 33 Städte, Gemeinden und Stadtwerke mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen machen derzeit Gebrauch von der Dienstleistung. Sie bietet den Vollstreckungsbehörden neue Möglichkeiten, die von den Kommunen bei sinkender Zahlungsmoral und steigenden Vollstreckungszahlen dringend benötigt werden. Highlights sind etwa das papierlose Arbeiten im Außendienst, die Sofortabnahme der Vermögensauskunft und das komfortable Einliefern in das Vermögensverzeichnis sowie ein umfassendes Controlling. Den sich ändernden Anforderungen der Anwender passt sich die Software an und steht den Kommunen seit vergangenem Jahr auch in der neuen Web-Oberfläche von avviso zur Verfügung. Es erfolgt eine modulweise Umstellung auf die Web-Anwendung, die Lokale/Client-Anwendung wird sukzessive abgelöst. Einige neue Features sind bereits ausschließlich in avviso-Web verfügbar. Mit den Vollstreckungskennzahlen-Erhebungen sowie den zusätzlichen Berichten und Auswertungen findet zum Beispiel das Controlling fast nur in avviso-Web statt. Dank des regelmäßigen elektronischen Controllings lässt sich der Stand der Vollstreckung jederzeit sicher nachvollziehen. Den Anwendern vor Ort vereinfacht das die für eine Prüfung notwendigen Arbeitsschritte, das Vorhalten von Papierauswertungen entfällt.

Integrierte Sachaufklärung

Eine elementare Funktion der neuen Web-Oberfläche ist die Integration der Sachaufklärung. Mit ihrer Reform zum 1. Januar 2013 haben sich Arbeitsweisen in der Vollstreckung geändert. Die Vermögensauskunft wird jetzt ohne weitere Voraussetzungen abgenommen. Vermögens- und Schuldnerverzeichnis werden elektronisch geführt und sind über zwei verschiedene Portale abrufbar. Mit der integrierten Sachaufklärung von avviso lassen sich ohne zusätzliche Anmeldung an den entsprechenden Portalen Einträge in den Verzeichnissen abfragen. Eigene Einbringungen können ebenso erfolgen. Die Voraussetzungen – eine vorhandene Zugangsberechtigung (SAFE-ID) und ein eingerichtetes elektronisches Gerichtspostfach – sind einfach umzusetzen. Damit ist es nicht mehr notwendig, die Einbringung ins Schuldner- und Vermögensverzeichnis durch den Gerichtsvollzieher vornehmen zu lassen und die gesamte Bearbeitung eines Falls kann aus einer Hand in der Kommune erfolgen. Zur Effizienzsteigerung tragen vollautomatisierte Schnittstellen zu den Buchhaltungs- und Kassenverfahren (HKR) bei. Sie nehmen den Anwendern die manuelle Erfassungstätigkeit im Vollstreckungsverfahren und dem HKR-Verfahren ab, womit Erfassungsfehler der Vergangenheit angehören. Ein weiterer Vorteil: Durch die Schnittstellen sind avviso und HKR immer auf dem aktuellsten Stand, da sie auch den Bereich der Nebenforderungen und Amtshilfen mit einschließen.

Elektronische Vollstreckungsakte

Die fortschreitende Digitalisierung in den Kommunen erfordert eine elektronische Vollstreckungsakte. Dieses Projekt wurde vom krz in enger Zusammenarbeit mit Anwendern aus den Verbandskommunen konzeptioniert und durchgeführt. Ziel war es, praxis- und bedarfsgerechte Ablagestrukturen zu schaffen. Sämtliche Dokumente sollten sowohl aus dem Vollstreckungsverfahren avviso als auch aus dem täglichen Schriftverkehr in Form von zusätzlich gescannten oder digital vorliegenden Unterlagen in der elektronischen Vollstreckungsakte abgelegt und revisionssicher aufbewahrt werden. Zudem war es wichtig, eine einheitliche, bidirektionale Schnittstelle zu schaffen, die die kundenspezifischen Arbeitsabläufe berücksichtigt. Auch müssen die Dokumente als vollständige Akte über einen DMS Client oder aus dem Fachverfahren heraus aufrufbar sein. Die Wahl des nscale Dokumenten-Management- und Archivsystems von Anbieter Ceyoniq bot den Vorteil, dass es bereits tief in den krz-Strukturen verankert ist. Ferner wird es für nahezu alle Verfahren, die im krz-Verbandsgebiet zum Einsatz kommen, genutzt. Mit ihm haben die Anwender einen schnelleren Informationszugriff, erleichterte und beschleunigte Arbeitsprozesse und eine revisionssichere Dokumentenablage. Außerdem werden sowohl die E-Mail-Systeme als auch die Umwelt entlastet. Esther Rosenbrock, verantwortlich im Bereich Vollstreckungsmanagement der Stadt Detmold und Projekt-Team-Mitglied, ist vom Ergebnis begeistert: „Durch die Umstellung auf die digitale Akte haben wir jetzt einen zentralen Zugriff auf alle Vorgänge. Das lästige manuelle Anlegen und Archivieren der Papierakten gehört der Vergangenheit an. Dafür mussten die Arbeitsabläufe innerhalb unseres Vollstreckungsteams nur minimal angepasst werden.“

Vorteile auch fernab vom Schreibtisch

Auch der Außendienst kann via Tablet oder Notebook über den avviso.Tourer papierlos und komplett digital arbeiten. Dieser bietet zudem die Möglichkeit, die Außendienst-Touren effektiv zu planen und sich die Route zum nächsten Schuldner anzeigen zu lassen. Mit dem avviso.Tourer hat der Vollziehungsbeamte nun die Mittel, sich auch abseits vom Schreibtisch alle Dokumente in der digitalen Vollstreckungsakte sowie aktuell eingehende Zahlungen anzeigen zu lassen. Auch die Sofortabnahme der Vermögensauskunft und die Einlieferung in das Vermögensverzeichnis sind ohne großen Aufwand möglich. Fälle sind mit wenigen Klicks erledigt oder an den Innendienst zurückgegeben. Außerdem sind Notizen des Außendienstmitarbeiters ohne Verzögerung für den Innendienst sichtbar.

Anbindung von AMTSHILFE.net

Bereits jetzt ist es beim krz möglich, die Vollstreckungsersuche des Beitragsservices (früher GEZ) elektronisch über eine Schnittstelle einzuspielen. Der nächste große Projektschritt ist die Einführung und Anbindung von AMTSHILFE.net. Das Verfahren bietet den elektronischen und softwareunabhängigen Austausch von Amtshilfeersuchen (AHE) womit deren manuelles Erfassen in der Vollstreckungssoftware überflüssig wird. Die AHE von fremden Behörden werden mit einem Klick erfasst oder eigene AHE mit einem Klick versendet. Der Lemgoer IT-Dienstleister arbeitet hier eng mit der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) und dem Hersteller DATAteam zusammen, um einen produktiven Start noch im Jahr 2016 zu ermöglichen. Ein umfangreiches Behördenverzeichnis mit korrekten, weil stets validierten Adressen, automatischer Archivierung der Ersuchen beim Absender und Empfänger, sekundenschneller, papierloser Kommunikation und einer jederzeitigen Nachvollziehbarkeit aller Aktionen, sind die Vorteile der Nutzung von AMTSHILFE.net. Das Verfahren wird ausschließlich in öffentlich-rechtlichen Rechenzentren betrieben, die höchste Datensicherheit garantieren.

Freie Wahl bei avviso

Das Angebot avviso-RZ der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) bietet die Möglichkeit, mit der übersichtlichen und klar strukturierten Software des Anbieters DATA-team sowohl die Bearbeitung der öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Forderungen als auch Insolvenzfälle und die Vollstreckung des unbeweglichen Vermögens durchzuführen. Dem Anwender steht es frei, in welchem Umfang avviso eingesetzt wird – im Rechenzentrumsbetrieb stehen alle Module der Vollstreckungssoftware zur Verfügung. Abgerechnet wird nach der Anzahl der zu vollstreckenden Hauptforderungen pro Jahr. Da die Kosten für die Vollstreckungsmaßnahme unmittelbar geltend gemacht werden können, reduziert sich der finanzielle Aufwand auf die nicht erfolgreich vollstreckten Hauptforderungen. Die Anwender sparen sich die Kosten von Wartung und Pflege. Hierbei spielt weder der Buchungsstil eine Rolle noch die Tatsache, ob kommunale Kunden das Finanzwesen OK.FIS der AKDB autonom oder im Rechenzentrumsbetrieb einsetzen.

Sarah Schedler und Timm Mühlenweg sind DV-Koordinatoren beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz).

Dieser Beitrag ist in der Juli-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, Ceyoniq, Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB), DATA-team, Vollstreckung, avviso, nscale

Bildquelle: MEV Verlag