[7.4.2017] Mit Dipolis von der Firma more!rubin ist die Ratsarbeit in Schönebeck modern und zukunftsorientiert geworden. Papierberge gehören der Vergangenheit an.

Elf Zentimeter dick und knapp vier Kilogramm schwer: Diesen Umfang hatte allein der zuletzt beschlossene Haushalt der Stadt Schönebeck (Elbe) in Sachsen-Anhalt – in Papierform. Der Haushalt musste buchstäblich „gestemmt“ werden. Und dabei handelte es sich nur um eine der zahlreichen Beschlussvorlagen, die jedes Jahr Rat und Verwaltung durchlaufen. Die Bemerkung „So viel Papier!“ machte nicht nur einmal die Runde. Und einen Kostenfaktor stellt der Papierberg ja ebenfalls dar. Im September des vergangenen Jahres folgte der Stadtrat einer Vorlage der Verwaltungsspitze und beschloss die Einführung der elektronischen Ratsarbeit in der vor den Toren Magdeburgs gelegenen, etwa 31.000 Einwohner zählenden Stadt. Dem Beschluss gingen Referenzbesuche in den Städten Genthin und Zella-Mehlis voraus. Ebenso wurde eine Wirtschaftlichkeitsberechnung mit dem Ergebnis spürbarer Kostensenkungen durchgeführt. „Deshalb begrüße ich diese Entscheidung, mit der wir zudem auch auf der Höhe der Zeit sind“, sagte Schönebecks Oberbürgermeister Bert Knoblauch. Neben den Papiereinsparungen fällt auch weniger Verwaltungsaufwand, etwa für Druck und Zustellung, an.

Von Skepsis zu Begeisterung

Für die kommunalen Gremienmitglieder der Legislative gab es bereits seit 2007 ein über das Internet verfügbares Ratsinformationssystem (RIS). Dieses wurde mit der verwaltungsinternen Fachanwendung more!rubin Sitzungsmanagement gekoppelt und dient nun als Grundlage für die papierlose Gremienarbeit. Den 40 Ratsmitgliedern, dem Oberbürgermeister sowie ausgewählten Verwaltungsmitarbeitern stehen insgesamt 55 durch die Stadt erworbene iPad Air zur Verfügung. Für eine bis Ende Juni 2017 währende, halbjährige Testphase haben die Mitglieder des Hauptausschusses das Tablet bereits in Benutzung und wurden in der Einführungsphase für den Umgang mit der digitalen Technik geschult. Nicht selten schlug anfängliche Skepsis in vorsichtige Begeisterung um. Auch die anderen Stadträte haben nun die Möglichkeit, ein solches iPad zu erhalten und damit zu arbeiten. Viele nahmen dieses Angebot bereits wahr.

Tagesordnung direkt aufs Tablet

Die digitale Ratsarbeit wird über die App Dipolis (Digitales Politisches Informationssystem) der Firma more! software realisiert. Mit der App können Sitzungsunterlagen digital über ein Download bezogen werden. Das Ratsbüro der Verwaltung stellt vorher über das RIS alle Unterlagen bereit. Damit wurde die Umstellung von Papier- auf digitale Unterlagen für die Stadträte komplett vollzogen.
Dipolis erlaubt den Räten nicht nur das Öffnen der Tagesordnungspunkte und der Beschlussvorlagen wie etwa dem nun federleichten Haushalt, sondern sie können auch ihren digitalen Sitzungskalender ansehen, ihr persönliches Archiv verwalten, Volltextrecherchen durchführen, Notizen anbringen und digitale Mitteilungen an die Fraktion oder alle Sitzungsteilnehmer verschicken. Auf den iPads sind für die Ratsarbeit auch nützliche Apps zur freien Nutzung installiert. Die Arbeit in den Gremien der Stadt im Salzlandkreis ist nicht nur digital geworden, sondern auch modern und zukunftsorientiert.

Hans-Peter Wannewitz ist Pressesprecher der Stadt Schönebeck (Elbe).

http://www.schoenebeck.de
http://www.more-rubin.de
Dieser Beitrag ist in der April-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Schönebeck (Elbe), Apps

Bildquelle: creativ collection Verlag/PEAK Agentur für Kommunikation