[25.2.2021] Die Stadt Reutlingen sieht die vorgeschriebene Einführung der E-Rechnung weniger als Pflicht, denn als eine Gelegenheit, die eigenen Prozesse bei der Beschaffung effektiver zu gestalten. Eine neue Lösung entlastet die Mitarbeiter jetzt von fehleranfälligen Routineaufgaben.

Bereits seit November 2020 ist die E-Rechnung für Bundesbehörden Pflicht. Und auch für die nachgeordneten Verwaltungsebenen – also auf Landes- und Kommunalebene – tritt die Verpflichtung Schritt für Schritt in Kraft.
Die Stadt Reutlingen wollte bei ihrer Umstellung nicht nur gewährleisten, dass Lieferanten E-Rechnungen in bestimmten Formaten erzeugen können. Wie der Procurement-Provider TEK-Service mitteilt, sollten in der baden-württembergischen Kommune auch die Abläufe beim seit Jahrzehnten praktizierten elektronischen Einkauf vereinfacht und effektiver gestaltet werden. Einkauf und Abrechnung sollen dazu über das Einkaufsportal von TEK-Service abgewickelt und sinnvoll verknüpft werden, um das bisherige monotone Erfassen abrechnungsrelevanter Daten in SAP überflüssig zu machen. Dabei wollte man die im TEK-Portal bereits vorhandene Möglichkeit zur E-Abrechnung im Gutschriftverfahren erschließen.

Verfahren kommt an – Erweiterung geplant

Seit Anfang Januar 2021 können Besteller ihren Wareneingang im TEK-Einkaufsportal bestätigen. Dieses übermittelt die abrechnungsrelevanten Daten automatisch an TEK-Kontor, dort werden entsprechende Gutschriftdateien erzeugt und an den Rechnungseingang des betreffenden Lieferanten und an die rechnungsverarbeitende Stelle in Reutlingen übersendet. Übermittelt werden die Gutschriftdateien im ZUGFeRD Format. Nach Angaben von TEK-Service wird das Verfahren in Reutlingen gut angenommen.
Bis die Vorbereitungen für einen zentralen Rechnungseingang, inklusive des erforderlichen nachgelagerten verwaltungsinternen Workflows durch das Rechenzentrum Komm.One abgeschlossen sind, erfolgt die Rechnungsverarbeitung in der Stadt noch dezentral durch den jeweiligen Besteller. Für den Start wurden zunächst zwei Lieferanten eingebunden, bis zu 1.800 Rechnungen sollen damit künftig elektronisch verarbeitet werden. Sukzessive sollen weitere Lieferanten hinzukommen. (sib)

https://www.reutlingen.de
http://www.tek-service.de

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