Cloud1X Meet - Case Study

Weßling – auf dem Weg zur digitalen Gemeinde

Digitalisierung im Landkreis Starnberg - Webkonferenz mit Cloud1X Meet (powered by JITSI)

Astrid Kahle, Geschäftsleiterin der Verwaltung in Weßling

Die Pandemie als Treiber der Digitalisierung

Kontaktbeschränkungen ließen die meisten Bürger allein auf weiter Flur, führten zu Absagen fast aller Events und stellten Arbeitgeber vor große Herausforderungen. Wo die Bundesregierung in Berlin Maßnahmen festlegte, mussten Kommunen wie alle anderen darauf reagieren. Doch bleibt es für eine Gemeinde auch in Pandemiezeiten unabdingbar, mit ihren Bürgern in lebendigem Kontakt zu treten. So beschloss die Gemeinde Weßling im oberbayerischen Landkreis Starnberg, die Herausforderung anzunehmen und sie digital zu meistern. Herausgekommen ist dabei eine funktionierende und Corona-konforme Konferenzmethode nach allen Regeln der DSGVO – für jeden Bürger.

Gründe für Cloud1X Meet

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Gemeinde und Verwaltung

Die Gemeinde mit 5.596 Einwohnern beschäftigt knapp 100 Mitarbeiter:innen, davon 20 in der Verwaltung. Weitere Arbeitnehmer:innen sind in den Kindertageseinrichtungen, im Bauhof und in gemeindlichen Einrichtungen wie der Bücherei tätig. Astrid Kahle zeichnet als Geschäftsleiterin für die Verwaltung verantwortlich und arbeitet an der Schnittstelle zum Gemeinderat. Die strategische Ausrichtung auf die Digitalisierung ist hier nicht erst seit Corona Thema. Über das Bürgerservice-Portal auf der Website der Gemeinde stehen bereits heute viele Dienstleistungen online parat, der Ausbau des Angebots wird vorangetrieben.

Digitalisierung und Corona

Um die Digitalisierung der Verwaltungen voran zu bringen, wurde 2017 das Onlinezugangsgesetz verabschiedet. Es verpflichtet Bund, Länder und Kommunen zu verbessertem Onlinezugang zu Verwaltungsleistungen bis Ende 2022, um ihre Leistungen über entsprechende Portale auch digital anzubieten. Somit bestehen für Verwaltungsdienstleistungen gesetzliche Digitalisierungsvorgaben. Corona verstärkte den Handlungsdruck in diese Richtung weiter.

Die Pandemie wirkte in vielen Bereichen wie ein Brennglas. Für öffentliche Verwaltungen, die das Digitalisierungsgesetz umsetzen müssen, umso mehr. Ratssitzungen und Bürgerabstimmungen, die das alltägliche Leben jedes Einzelnen betreffen, auf unbestimmte Zeit verschieben – keine Chance. Mit der Situation umzugehen, lernte Astrid Kahle im Marketing, in dem sie bis November 2020 tätig war. „Sämtliche Messen fielen weg. Dadurch gab es die ersten Onlinemessen und auch der Rest des Onlinemarketings gewann massiv an Bedeutung. Die Schwerpunkte verlagerten sich komplett. Auch in unserer Arbeit“, so Kahle. Es erfolgte ein Ruck hin zur digitalen Kommunikation und Präsentation: Homeoffice und Videokonferenzen. Doch in Kombination mit sensiblen Daten stellte sich die Frage nach dem Datenschutz, da die Server der meisten Videokonferenzanbieter außerhalb Deutschlands stehen.

IT in der Gemeinde

Seit letztem Jahr verfügt die Gemeinde Weßling über einen hauptamtlichen IT-Verantwortlichen, der sich um alle Fragen rund um Hard- und Software, die Telefonanlagen und die IT-Sicherheit kümmert. „Das ist bei einer Gemeinde unserer Größe nicht unbedingt selbstverständlich“, begrüßt Kahle die Neuerung. Als Corona dazukam, zog die Arbeit für den IT-Verantwortlichen weiter an: Auf einmal standen Videokonferenzen aus dem Homeoffice auf der Tagesordnung. Dazu mussten entsprechende Remotearbeitsplätze eingerichtet werden. Außerdem obliegt die Ausstattung der Schulen ebenfalls der Kommune. Aufgrund der Abstandsregeln veränderten die Schulen für den Wechselunterricht die Raumaufteilung, was ebenfalls die IT-Technik betrifft. Natürlich verfügen auch Bauhof und Kindertageseinrichtungen über eigene Telefonanlagen und PCs. Dementsprechend mussten alle Mitarbeiter:innen IT-technisch ausgestattet und betreut werden. Doch blieb die Frage nach einem geeigneten Anbieter für rechtssichere Videokonferenzen, auch mit großem Publikum.

Anforderungen

Im Vordergrund stand die DSGVO – alle Daten sollten in Deutschland bleiben, um die entsprechenden Gesetze befolgen zu können. Eine weitere Anforderung an das gesuchte System war die niedrigschwellige Anwendung, zu dessen Benutzung also keine Software oder Plug-ins installieren werden müssen. Auch Mitbürger:innen ohne entsprechende Erfahrungen sollen ohne Hindernisse an Konferenzen teilnehmen können. Deshalb benötigt das Tool eine intuitive Bedienung. Da auch größere Meetings und Infoveranstaltungen für Bürger:innen über das System abgehalten werden, muss die Videokonferenz eine große Teilnehmerzahl zulassen.

„An der Besprechung eines größeren Bauvorhabens nehmen etwa 20 Personen teil, bei internen Meetings eher 4-5. Der konkrete Anlass für die Anschaffung war jedoch eine Bürger-Infoveranstaltung zum Thema Mobilfunk. Die Veranstaltung war so dringend, dass wir gesagt haben, wir machen das jetzt digital, anders schaffen wir es in absehbarer Zeit und unter den gegebenen Voraussetzungen nicht“, erklärt die Geschäftsleiterin.

Die Lösung

Die Entscheidung fiel Anfang März auf das System Cloud1X Meet powered by Jitsi Meet. Es erfüllt alle von der Gemeinde gestellten Anforderungen inklusive der großen Teilnehmerzahl. Einsatzbereiche sind Meetings mit externen Partnern, aber auch verwaltungsinterne Besprechungen mit Mitarbeiter:innen im Homeoffice, hausinterne Seminare und, am wichtigsten, die Bürgerinfoveranstaltungen. Seit Anschaffung wurden mehrere solcher Veranstaltungen über Cloud1X Meet abgehalten.

Die Mobilfunk-Infoveranstaltung Anfang April mit 70 Teilnehmer:innen war bislang die größte – und darauf folgte viel positives Feedback. Auch die regionale Presse berichtete darüber, wie die Süddeutsche Zeitung. „Das Format der Veranstaltung kam überwiegend gut an. Das hat uns natürlich weiter bestärkt.“ Ein paar Stimmen hätten sich die Bürgerinformation als Präsenzveranstaltung gewünscht, erzählt Astrid Kahle, doch unter den gegebenen Umständen gab es keine andere Möglichkeit. Gerade in der kalten Jahreszeit müssen solche Veranstaltungen in Innenräumen stattfinden. Doch Räume, die groß genug sind, dass 70 Personen mit genügend Abstand darin Platz gehabt hätten, stehen in Weßling nicht zur Verfügung.

Außerdem bergen Veranstaltungen in digitaler Form Vorteile fernab des Infektionsschutzes: Am eigenen Bildschirm sehen Teilnehmer:innen die Präsentation viel klarer. Bürger:innen nehmen bequem teil, ohne das Haus zu verlassen. Sie können die gesamte Präsentation gut erkennen und Fragen über die Chatfunktion stellen. Fragen laufen gesammelt ein und der Moderator gibt sie zu gegebener Zeit weiter. „Alles in allem finde ich Videokonferenz fast besser als den üblichen Weg bei Infoveranstaltungen in einem Saal. Aus meiner Sicht ist das auch für die Zukunft eine Option.“

Einrichtung

Zur von Weßling genutzten Version gehört das Branding der Konferenz: Sowohl das Wappen als auch der Name der Gemeinde prägen den ersten Eindruck der Teilnehmer:innen. „Die eigene URL und das Branding waren echte Pluspunkte. Das wirkt deutlich seriöser. So sieht man auf Anhieb, dass es unser Gemeindetool ist. Diese Kombination von Kriterien hat Cloud1X Meet ideal erfüllt.“ Der für das erste Event für den Fall der Fälle dazu gebuchte Support musste nicht in Anspruch genommen werden. Die Technik funktionierte reibungslos.

„Ich fühlte mich von Anfang an sehr gut betreut“, bestätigt Kahle den geringen Einrichtungsaufwand. Sie lieferte das Wappen und eine kurze Einleitung für die Startseite an Cloud1X Meet. Bei den Datenschutzbestimmungen und den Nutzungsbedingungen unterstützte die zuständige Beraterin: Eine Verlinkung auf Startseite und Website der Gemeinde und das Einrichten war abgeschlossen.

Ausblick

Die gesetzlichen Regelungen zu Hybridsitzungen sind zunächst befristet bis Ende nächsten Jahres. Doch selbst wenn die Gremiensitzungen auf Dauer zum persönlichen Treffen zurückkehren, möchten Astrid Kahle und ihre Kolleg:innen Clou1X Meet in der Verwaltung und mit externen Partnern weiter nutzen. „Es spart einfach viel Zeit, wenn man keine Anreise hat. Natürlich wird uns das Homeoffice bleiben, unter den Mitarbeiter:innenn werden wir das Tool weiter nutzen. Und auch digitale Bürgerinfoveranstaltungen bieten sehr viele Vorteile: Beispielsweise haben Eltern, die Kinder betreuen und abends nicht weg können, so trotzdem die Möglichkeit, teilzunehmen. Aus meiner Sicht werden auch die beratenden Ausschüsse langfristig dieses System weiter verwenden – selbst wenn die Präsenzveranstaltungen nach Corona wieder zunehmen.“ Darüber hinaus wird die Gemeinde auch Ihren Bürger:innen das Videokonferenz-Tool zur Verfügung stellen, sei es für private Treffen oder für die Vereinsarbeit.