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IT-Guide PlusxSuite Group GmbH
Ansprechpartner: Torge Link
Hamburger Straße 12
22926 Ahrensburg
Tel.: +49 (0) 162 / 1069592
https://www.xsuite.com
E-Mail: info@xsuite.com

xSuite Group GmbH

Als Softwarehersteller der SAP-zertifizierten xSuite® bieten wir für öffentliche Auftraggeber eine standardisierte, SAP-integrierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung. Angesprochen werden die SAP-Module FI, MM, PSM und PSCD sowie der Kommunalmaster Finanzen. Es können alle Rechnungsformate wie Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD etc. verarbeitet werden.

Unternehmensportrait

Firmensitz in Ahrensburg
Firmensitz in Ahrensburg
xSuite Group ist einer der führenden Softwarehersteller für Anwendungen zur Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse.

Das Unternehmen ist Experte für das Kernthema „Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP" und bietet dazu alle Softwarekomponenten und Dienstleistungen aus einer Hand. Mehr als 300.000 Anwendende verarbeiten mit xSuite bereits über 80 Mio. Dokumente pro Jahr.

Am 29. November 2021 haben die xSuite Business Solutions die gpaNRW-Zulassung erhalten. Die SAP-integrierte Software ist damit offiziell für die automatisierte Ausführung der Geschäfte in nordrhein-westfälischen Städten, Kommunen und Verwaltungen zugelassen.

Zusätzlich zu den Lösungen für die Eingangsrechnungsverarbeitung bietet xSuite Anwendungen und Dienstleistungen zum Thema Beschaffung, sodass ein durchgängiger P2P-Prozess entstehen kann.

Dies umfasst die automatisierte Bedarfserfassung, Prüfung und Abgleich von Auftragsbestätigung mit Bestellung, die Annahme und Verarbeitung von Rechnungen sowie die Einbindung eines Lieferantenportals – in der Cloud, on-premises oder hybrid.

Die komplette digitale Strecke basiert auf xSuite-Technologie und enthält alle notwendigen Komponenten für Beleglesung, Workflow und die anschließende revisionssichere Archivierung. xSuite bietet kompetente Prozessberatung, Projektkoordination und -umsetzung sowie Schulungen, Support und Managed Services.

Auf SAP-Reise mit xSuite

xSuite Group hat beim Thema SAP-Zertifizierung die Gesamtheit der Kunden im Blick – egal, ob sie mit ECC-Systemen oder auf SAP S/4HANA arbeiten und ob das Betriebsmodell On-Premises, Cloud oder Hybrid-Cloud ist. Der Einsatz der xSuite-Lösungen ist davon unabhängig, denn sie sind in allen Umgebungen lauffähig und zertifiziert für SAP NetWeaver (ECC-Systeme), SAP S/4HANA und SAP S/4HANA Cloud.

Gegründet wurde xSuite 1994. Der Stammsitz ist in Ahrensburg bei Hamburg. Weltweit arbeiten 230 Beschäftigte an acht Standorten in Europa, Asien und den USA. Die xSuite Group erwirtschaftete 2022 einen Gesamtumsatz von über 43 Mio. €.
Das Unternehmen ist ISO 27001 zertifiziert.

Lösungen


Digitale Rechnungsverarbeitung
Die Lösung xSuite Invoice sorgt für die automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP. Mit Hilfe digitaler Workflows für alle Prüf-, Freigabe- und Vervollständigungsschritte wird die Durchlaufzeit einer Rechnung um mindestens 50% reduziert und die Transparenz steigt.

Sie ist eine leistungsfähige Lösung zur Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen in SAP: Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD, XML, etc. Über einfaches Customizing kann der Prüfungsprozess optimal auf Unternehmensanforderungen abgestimmt werden. Es werden sowohl Kostenrechnungen (FI) als auch Rechnungen mit SAP-Bestellbezug (MM) unterstützt.

Neben beliebigen Prüfungsschritten besteht auch die Möglichkeit einer positionsgenauen Freigabe von Rechnungen. Beschäftigte können den für sie optimalen Zugriffsweg wählen: übersichtliche Webanwendung für den Prüfer auch ohne SAP-Login; Freigabe durch den Kostenstellenverantwortlichen mit einem Klick in der Fiori App auf dem Smartphone; voller Funktionsumfang, detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und direkter Absprung in die SAP-Transaktion für die Beschäftigten der Buchhaltung direkt im SAP-GUI.

d-xSuite_Invoice_Flyer.pdf (PDF, 1.264 KB)
d-xSuite_E-Invoice_Flyer.pdf (PDF, 253 KB)

Rechnungsprüfung in SAP für die öffentliche Verwaltung
Mit xSuite Invoice wird auch die automatisierte Rechnungsprüfung für öffentliche Auftraggeber durchgeführt. Nativ in die SAP Module PSCD und PSM integriert. Inklusive E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD.

Die Digitalisierung der Verwaltung ist im vollen Gange. Auch wenn heute noch viele Rechnungen in Papierform eingehen, müssen Sie als öffentlicher Auftraggeber für die Zukunft gerüstet sein. Mit xSuite Invoice für den Public Sector können Sie gleichermaßen automatisiert elektronische und papierhafte Rechnungen annehmen und direkt in Ihrem SAP-System verarbeiten.

Der Prozess im Überblick
Aus der Erfahrung zahlreicher Projekte haben wir einen Standard für die workflowgestützte Verarbeitung von Rechnungen entwickelt, der bei Bedarf angepasst und in bestehende Prozesse und Abläufe integriert werden kann:

- Eingang von Rechnungen und zahlungsbegründenden Unterlagen (Papier oder elektronisch) in zentralen oder dezentralen Rechnungseingangsorganisationen

- Scannen von Papierrechnungen (zentral/dezentral) und Abholung elektronischer Rechnungen: z. B. in den Formaten PDF, EDI, XML (ZUGFeRD, XRechnung)

- Validierung der Rechnungen in SAP durch Finanzbuchhaltung (oder Fachamt)

- Sachliche und rechnerische Prüfung, ggf. auch fachtechnische Prüfung

- Vervollständigung des Vorgangs durch die Finanzbuchhaltung

- Freigabe der Anordnung zur Zahlung durch den Anordnungsbefugten

- Anordnung durch die Finanzbuchhaltung


SAP-Integration für eine Lösung wie aus einem Guss
Die Lösung für den Public Sector ist nativ in die SAP-Branchenmodule für die öffentliche Verwaltung PSM und PSCD integriert und arbeitet mit der Logik des Kommunalmaster Finanzen. Damit eignet sich die Lösung sowohl für das Finanzwesen mit Geschäftspartnerbuchhaltung als auch mit Kreditorenbuchhaltung. Ein nahtloses, digitales Arbeiten ohne Medienbrüche wird in der gewohnten SAP-Umgebung möglich.

Referenzen


Wie E-Rechnungsprojekte erfolgreich werden

Erfahrungsbericht über 50+ erfolgreich umgesetzte E-Rechnungsprojekte
Link zum Video

ITK Rheinland
Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP mit den Modulen SAP FI/MM sowie den SAP Modulen PSCD und PSM, unter Berücksichtigung des Kommunalmasters Finanzen sowie der Annahme und 
Verarbeitung von XRechnungen.
Zum Bericht

regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbh
regio iT ist IT-Partner für viele öffentliche Auftraggeber und setzt auf xSuite. Zum Einsatz kommen Lösungen im Bereich Rechnungsverarbeitung für den Public Sector und SAP-integrierte Rechnungsverarbeitung.

DEGES – Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

Die Projektmanagementgesellschaft DEGES plant und baut Verkehrsinfrastruktur. Zum Einsatz kommen xSuite-Lösungen im Bereich Rechnungsverarbeitung für den Public Sector.

Freie Hansestadt Bremen
Die Freie Hansestadt Bremen setzt auf die xSuite-Lösungen im Bereich Rechnungsverarbeitung für den Public Sector und SAP-integrierte Rechnungsverarbeitung.

Forschungszentrum Jülich
Das Forschungszentrum Jülich gehört zu den größten Forschungseinrichtungen Europas und setzt auf xSuite. Zum Einsatz kommen Lösungen im Bereich Rechnungsverarbeitung für den Public Sector.

Stadt Frankfurt am Main

Die öffentliche Verwaltung der Stadt Frankfurt am Main setzt auf xSuite-Lösungen im Bereich SAP-integrierte Rechnungsverarbeitung.


Namhafte Referenzkunden stehen für den erfolgreichen Einsatz der xSuite-Lösungen. Ihre Erfahrungen sind wertvolle Informationen für Kommunen, Verwaltungen und Unternehmen, die diese Entscheidung noch treffen möchten.
Zu allen xSuite-Referenzen




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