Bad Oeynhausen:
Social Intranet


[30.5.2023] Bad Oeynhausen hat ein Social Intranet eingeführt. Die Beschäftigten hatten die Möglichkeit, im Vorfeld ihre Wünsche und Anforderungen einzubringen. Freigeschaltet wurde das neue Tool Ende 2021. Positive Effekte haben sich bereits eingestellt.

Neues Intranet MOeyn sorgt für schnellere interne Kommunikation. Mit der Verabschiedung der E-Government-Strategie aus dem Jahr 2019 hat die ostwestfälische Stadt Bad Oeynhausen entschieden, ein neues und interaktives Intranet einzuführen. Das neue Tool soll dazu dienen, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern und zu beschleunigen, die E-Mail-Flut im Hause zu reduzieren und ein Wissensmanagement innerhalb der Verwaltung aufzubauen. Auch ein ansprechendes Design war der Kommune wichtig. Das alte Intranet hatte längst ausgedient: Es war nicht mehr zeitgemäß und auch das Auffinden von Informationen und Dokumenten gestaltete sich zunehmend schwierig. Alle Beschäftigten wurden unter dem Leitgedanken Bottom-up statt Top-down eingeladen, in einem offenen Workshop ihre Anforderungen, Vorschläge und Wünsche einzubringen. In einem Newsletter wurden die Ergebnisse präsentiert. Diese dienten als Grundlage für den Projektentwurf.

Die Wünsche der Mitarbeitenden

Als wichtige Komponenten der neuen Software wurden im Projektsteckbrief vor allem Kommunikationstools herausgearbeitet. Dazu zählen neben einer Chat-Funktion und der Nutzung von Arbeitsräumen die Einrichtung von Blogs und Foren, die einen Austausch ermöglichen. Aber auch die Digitalisierung bestimmter Workflows, wie zum Beispiel die Beantragung neuer Hardware bei der IT, sollte nicht zu kurz kommen. Ergänzend war gewünscht, einen Veranstaltungskalender und ein Schwarzes Brett zu implementieren. Für die konkrete Umsetzung des Projekts hat die Stadt eineinhalb Jahre Zeitaufwand sowie einen fünfstelligen Betrag im Haushalt eingeplant.
Die Projektleitung für die Einführung des neuen Intranets haben sich Christin Holdijk aus dem Team Organisation und Kai Phillip Groß aus der IT-Abteilung der Stadt geteilt. Die erarbeiteten Projektziele wurden in einem Projektplan schriftlich festgehalten. Zuletzt standen zwei Produkte zur Auswahl. Ende 2020 hat sich die Kurstadt dann unter anderem aufgrund der Anforderungen aus dem offenen Workshop, der einfachen Handhabung und intuitiven Benutzeroberfläche für die Firma und Software Haiilo (ehemals Coyo) aus Hamburg entschieden.

Neugier wecken vor dem Go-Live

Für die Umsetzung des Vorhabens wurde eine Projektgruppe ausgeschrieben. Interessierte Beschäftigte konnten sich für die Teilnahme bewerben. So entstand eine gemischte Gruppe mit 18 Mitgliedern unterschiedlichen Alters aus verschiedenen Bereichen der Verwaltung. Des Weiteren erfolgte ein interkommunaler Austausch mit den Städten München und Augsburg, die bereits ein Social Intranet eingeführt hatten.
Der Go-live der Plattform im Dezember 2021 wurde den Beschäftigten auf mehrere Arten angekündigt. So folgten beispielsweise E-Mails mit einem Countdown bis zur Liveschaltung, in denen die Funktionen des neuen Intranets erläutert wurden. Ein Video des Bürgermeisters, Lars Bökenkröger, sollte dazu beitragen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neugierig zu machen und dafür sorgen, dass das Format umfangreich und in allen Bereichen der Verwaltung genutzt wird.
Passend zum Go-live der Plattform wurde eine Fotoaktion gestartet, bei der alle Interessierten ein professionelles Bild von sich aufnehmen lassen konnten, um dieses in ihrem Intranet-Profil zu hinterlegen. Nach dem Start von Haiilo haben Schulungen und interne Workshops dazu beigetragen, das Intranet für alle leicht verständlich und zugänglich zu machen. Auch ein Namenswettbewerb hat stattgefunden. MOeyn, die Idee eines Kollegen aus der IT, ist daraus als Sieger hervorgegangen. Der Name soll neben Moin als Begrüßungsformel auch eine Verbindung zu (Bad) Oeynhausen symbolisieren. Das passende Logo – ein Schriftzug bei dem das y durch den stadtbekannten Jordansprudel ersetzt wird – wurde von einer Mitarbeiterin der Verwaltung erstellt.

Interne Kommunikation ist schneller geworden

Dass das neue Intranet zur Verbesserung des Arbeitsalltags beigetragen hat, zeigt sich in der schnelleren internen Kommunikation. Insbesondere die Räume, die für die Zusammenarbeit im Team oder in crossfunktionalen Projekten (auch mit externer Beteiligung) hilfreich sind, werden sehr gut angenommen und ersetzen die umständlichen und pflegeaufwendigen Projektordner auf den Laufwerken. Des Weiteren wird ein Wissensmanagement aufgebaut. Das Wiki der IT, auf das alle Beschäftigten zugreifen können, umfasst bereits 111 Artikel. Weitere Beispiele sind eine Onboarding-Seite, die neue Kolleginnen und Kollegen bei der Einarbeitung unterstützt, verschiedene Links zu Online-Fachliteratur oder der Austausch in Diskussionsforen zu bestimmten Themen. Auch der Chat und die Kollegenliste, in der nach einzelnen Personen gesucht oder auch nach Bereichszugehörigkeit sowie Standort gefiltert werden kann, bieten einen echten Mehrwert. Bei steigender Dezen­tralisierung durch moderne Arbeitsmöglichkeiten wie Homeoffice ist das In­tranet ein wertvolles Tool, um alle Beschäftigten zu erreichen und über Aktuelles und Wichtiges zu informieren. Im Rahmen der Mitarbeitergewinnung und -bindung präsentiert sich die Stadt Bad Oeynhausen darüber hinaus als attraktive Arbeitgeberin, die den Kommunikationswandel erkannt hat. Inzwischen ist das Social Intranet eine wichtige Komponente der Verwaltungsdigitalisierung und eine Arbeitsumgebung ohne dieses kaum vorstellbar.

Julia Oepping ist im Team Organisation/­Sachbearbeitung E-Government bei der Stadt Bad Oeynhausen tätig, Petra Kunzmann arbeitet dort im Team Organisation/Sachbearbeitung DMS.

https://www.badoeynhausen.de
https://haiilo.com/de/
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Mai 2023 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Portale, CMS, Bad Oeynhausen, Haiilo, Intranet

Bildquelle: Stadt Bad Oeynhausen

Druckversion    PDF     Link mailen




 Anzeige


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich CMS | Portale
Mönchengladbach: Digitales Flächen-Management
[26.5.2023] Mönchengladbach entwickelt im Rahmen eines BMUV-geförderten Modellprojekts ein digitales Flächen-Management-Tool. Dieses soll den Verantwortlichen zentral alle Informationen zur Verfügung stellen, um über die künftige, nachhaltige Nutzung spezifischer Flächen zu entscheiden. mehr...
Nordfriesland: Digital durch den Förderdschungel Bericht
[22.5.2023] Die positiven Seiten der Globalisierung zeigt ein Projekt aus Nordfriesland: Hier arbeiten mehrere Kommunen mit Software-Entwicklern aus Irakisch-Kurdistan zusammen, um mit begrenzten Mitteln eine digitale Wissensplattform für das Förderwesen umzusetzen. mehr...
Eine Wissensplattform hilft Kommunen im ländlichen Nordfriesland, sich im Dschungel der Förderprogramme zurechtzufinden.
Kreis Unna: Finden, was man sucht Bericht
[16.5.2023] Die neue Website des Kreises Unna orientiert sich an den beiden Leitplanken Service und Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung. Den Bürgerinnen und Bürgern steht im Ergebnis eine Seite zur Verfügung, auf der sie finden, was sie suchen. mehr...
Die Suchfunktion ist auf der neuen Website des Kreises Unna stets präsent.
Kreis Borken: Start des neuen Open-Data-Portals
[11.5.2023] Im Kreis Borken ist ein Open-Data-Portal gestartet, das unter anderem Daten aus dem Kfz-Bereich, zu Straßen und Windkraftanlagen bereitstellt. Weitere Datensätze folgen. Leistungsfähige Filter und Indizes sollen den Zugang zu den Datensätzen erleichtern. mehr...
Kreis Borken startet Open-Data-Portal.
Halle (Saale): Modern und aufgeräumt
[10.5.2023] Optimiert, modern und serviceorientiert – so beschreibt die Stadt Halle (Saale) ihren technisch und optisch komplett überarbeiteten Internet-Auftritt. Neu als Teil der Website ist das Serviceportal entstanden, das alle Dienstleistungen und Online-Angebote der Kommune umfasst. mehr...
Die neue Website der Stadt Halle (Saale) orientiert sich an dem Grundsatz „Mit drei Klicks zum Ziel“.
Weitere FirmennewsAnzeige

Stadt Essen nutzt Eingangsrechnungsworkflow der xSuite im großen Stil: Sichere Planung durch Rechnungsworkflow
[23.3.2023] Essen ist eine moderne Wirtschafts-, Handels- und Dienstleistungsmetropole im Herzen des Ruhrgebiets. Sie ist Konzernzentrale, zum Beispiel für RWE AG, Evonik Industries AG, E.ON Ruhrgas AG, GALERIA Karstadt Kaufhof GmbH und Hochtief AG. Die Messe Essen ist etabliert unter den Top-Ten der deutschen Messeplätze. Was viele Besucher angesichts der modernen Essener Skyline verblüfft: Die Geschichte der Stadt ist älter als die Berlins, Dresdens oder Münchens. Essen feierte im Jahr 2002 das 1150-jährige Jubiläum von Stift und Stadt Essen. mehr...
Suchen...

 Anzeige



Aboverwaltung


Abbonement kuendigen

Abbonement kuendigen
Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich CMS | Portale:
NOLIS GmbH
31582 Nienburg/Weser
NOLIS GmbH
ITEBO GmbH
49074 Osnabrück
ITEBO GmbH
brain-SCC GmbH
06217 Merseburg
brain-SCC GmbH
KID Magdeburg GmbH
39104 Magdeburg
KID Magdeburg GmbH
Aktuelle Meldungen