[28.10.2011] Ihr Business-Intelligence-System nutzt die Stadt Bad Honnef nicht alleine als Auskunftstool, sondern als umfassendes Planungs- und Steuerungsinstrument. Neben Finanzkennzahlen können unter anderem Daten aus dem Bereich Bildung ausgewertet werden.

Die Stadt Bad Honnef nutzt für ihr doppisches Finanzwesen seit dem Jahr 2007 die integrierte Lösung newsystem kommunal von Anbieter Infoma. Zwischenzeitlich wurde die Anwendung um die Bausteine Liegenschafts- und Gebäude-Management, ein Dokumenten-Management-System mit Rechnungseingangsworkflow sowie ein Analyse- und Steuerungssystem erweitert. Die Leiterin der Kämmerei, Gabriele Herfurt, hatte zudem konkrete Vorstellungen zu weiterführenden Themen. Ganz oben auf der Prioritätenliste stand dabei die Möglichkeit, umfassende Auswertungen für Haushaltsüberwachung und Controlling nutzen zu können. Zwar liefert auch die Finanz-Software entsprechende Berichte, eine automatische Verknüpfung mit rechnungswesenfremden Daten, etwa aus den Bereichen Soziales, Demografie oder Umwelt und Natur, ist jedoch nicht gegeben.

Schnelle Auskunft

Im Fokus der Überlegungen standen zunächst schnelle und aktuelle Auskunftsmöglichkeiten für jeden Fachbereich. Gabriele Herfurt: „Mein erster Gedanke war, jedem Sachgebietsleiter ein spezielles Auskunftstool anzubieten, welches zum Beispiel Kostenträger und Sachkonten aufzeigt. Damit wird auf Tastendruck ersichtlich, welcher Debitor gezahlt hat, welche Rechnung überwiesen wurde und wo das Budget steht.“ Ganz wichtig dabei war: Es sollte eine Lösung sein, welche die Besonderheiten des kommunalen Marktes komplett abdeckt. In dem 2009 bei einem Anwendertreffen von Infoma präsentierten Analyse- und Steuerungssystem sah Kämmereileiterin Gabriele Herfurt nicht nur ihre Anforderungen erfüllt, sondern stellte nach kürzestem Einsatz fest, dass „sich die Lösung verselbstständigt hat. Wir konnten plötzlich viele Dinge ganz passgenau machen.“ Will heißen: Während es für das Ordnungsamt wichtig ist, ob Strafzettel bezahlt worden sind, steht im Jugendamt die Frage nach den Elternbeiträgen für den Kindergarten oder nach den noch zu verteilenden Fördermitteln im Vordergrund. Im Hauptamt mit dem Beschaffungswesen ist es hingegen wichtiger zu sehen, welche Mittel bereits ausgegeben wurden und wie viel Budget noch zur Verfügung steht. Diese vielfältigen Möglichkeiten an Auswertungen sind über das Business-Intelligence-System (BI) von Infoma gegeben. Jeder Sachgebietsleiter kann damit seine Auswertungen bedarfsgenau erstellen.

Kennzahlen verbessern Steuerung

Das BI-System wird in Bad Honnef an 15 Arbeitsplätzen eingesetzt; unter anderem führt die Kasse damit das Forderungsmanagement durch, die Finanzbuchhaltung nutzt das System für die Überwachung und die Kämmerei für die Haushaltsplanung. Von hier werden auch einmal pro Monat Budgetausdrucke automatisch an alle Fachdienstleiter verteilt, die keinen eigenen Zugriff auf das BI-System haben. Als große Hilfe bezeichnet Kämmereileiterin Gabriele Herfurt den Kennzahlen-Pool des BI-Systems, welcher die vom Land Nordrhein-Westfalen entwickelten allgemeinen Finanzkennzahlen enthält. Mit über 60 zu errechnenden Kennzahlen pro Produktgruppe wäre hier für Bad Honnef ein hoher Aufwand zu leisten gewesen. Mithilfe des BI-Systems kann Gabriele Herfurt alle benötigten Angaben für ihren Haushaltsplan zusammenstellen und sich zum Beispiel alle Produktgruppen mit den dazugehörigen Kennzahlen wie Personal-, Sach- oder Dienstleistungsintensität anzeigen lassen. Der Politik kann die Kämmereileiterin damit eine wesentliche Steuerungs- und Entscheidungsgrundlage liefern. Bad Honnef befindet sich zurzeit im Haushaltssicherungskonzept. Da die Richtlinien in diesem Fall besagen, dass nicht nur freiwillige Leistungen, sondern auch Pflichtaufgaben überprüft werden müssen, lassen sich notwendige Entscheidungen mithilfe der Kennzahlen besser steuern.

BI für Bildung

Seit dem vergangenen Jahr ergänzt das Handlungsfeld Bildung das in Bad Honnef eingesetzte BI-System. „Damit können etwa die Schülerzahlen für alle Schulen abgerufen werden, darüber hinaus wird ersichtlich, wie viele Klassen mit welcher Anzahl Schüler es gibt oder wie viele der Schüler männlich beziehungsweise weiblich sind. Die Daten stammen vom Statistischen Landesamt, werden ins System eingespielt und meinen Finanzdaten gegenübergestellt. Das ist für mich im Controlling wichtig“, erklärt Gabriele Herfurt. Denn mitunter kommen dabei erstaunliche Ergebnisse zutage. So zeigte beispielsweise die Prüfung der Abfallkosten pro Schule bei einer Einrichtung einen beträchtlichen Ausreißer nach oben. Der Grund dafür war schnell gefunden: Die Nachbarn hatten die frei zugänglichen Müllbehälter einfach mitbenutzt und so für das hohe Abfallvolumen gesorgt. Für Strom, Gas, Wasser oder Gebäudereinigung lassen sich solche Analysen ebenfalls durchführen, um mögliche Kostenfresser zu ermitteln. Vor allem aber die Berücksichtigung der demografischen Entwicklung erlaubt wichtige Einsichten. Wie sieht die Tendenz der Schülerzahlen für die nächsten Jahre aus? Können alle Schulen erhalten bleiben oder müssen gar neue gebaut werden? Gabriele Herfurt möchte diese Entwicklungen künftig noch früher analysieren, indem Daten aus den Kindergärten an das BI-System angebunden werden. An der Umsetzung wird momentan gearbeitet.

Abläufe vereinfacht

Insgesamt haben sich die Verwaltungsabläufe in Bad Honnef seit dem Einsatz der integrierten Lösung newsystem kommunal deutlich vereinfacht. Insbesondere das BI-System, das sich vom zunächst vorgesehenen Auskunftstool hin zu einem Planungs- und Steuerungsinstrument für Politik und Verwaltung entwickelt hat, macht nach Ansicht von Kämmereileiterin Gabriele Herfurt das Leben leichter. Für die Zukunft steht auf ihrer Wunschliste noch der Einsatz des Handlungsfeldes Kosten- und Leistungsrechnung.

Eva Sprockamp ist freie Journalistin in Bad Wörishofen.


Stichwörter: Finanzwesen, Infoma, Bad Honnef, Business Intelligence

Bildquelle: Stadt Bad Honnef/Infoma