Göttingen:
iPads für alle


[3.4.2012] Im November 2011 wurden alle Räte der Stadt Göttingen mit einem iPad ausgestattet. Damit sollen Dokumente künftig ausschließlich elektronisch vom Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt werden.

Vor der ersten iPad-Sitzung in Göttingen. Mit Beginn der neuen Ratswahlperiode im Jahr 2011 wurden den 46 Abgeordneten der Vertretung der Stadt Göttingen sowie dem Oberbürgermeister iPads von Apple ausgehändigt, die alle bisherigen Papierunterlagen ersetzen sollen. Das Referat für Ratsangelegenheiten hat aber nicht erst seit vergangenem Jahr versucht, die Arbeit zu digitalisieren und die Stadträte zu überzeugen, auf die vielen und oftmals sogar doppelt versandten Unterlagen in Papierform zu verzichten. So hatte der Göttinger Stadtrat aufgrund immer größer werdender Sparzwänge im Juni 2010 beschlossen, mit dem Beginn der neuen Ratswahlperiode Alternativen zur bisherigen, kostenintensiven Praxis der Erstellung und des Versands der Einladungen zu den Sitzungen des Rates und seiner Gremien zu finden.

Durch den Beschluss und nach Bereitstellung entsprechender Mittel für den Erwerb des technischen Equipments und die Schaffung der notwendigen Infrastruktur – insgesamt einmalig 50.000 Euro – konnten nach mehreren Tests für die neu gewählten Ratsmitglieder iPads der zweiten Generation beschafft werden. In zwei Veranstaltungen im Oktober 2011 wurde allen Ratsmitgliedern das iPad 2 vorgestellt und seine Grundfunktionen erklärt. Nach anfänglichen Berührungsängsten konnten die Abgeordneten bereits nach kurzer Zeit wischen und tippen. Die Akzeptanz war überraschend gut. Der Göttinger Stadtrat zeigt sich überhaupt sehr interessiert an den technischen Möglichkeiten und hat großzügig einige Anfangsprobleme verziehen, die bei diesem Projekt überraschend aufgetaucht waren. So fiel beispielsweise während der konstituierenden Sitzung des Rates das WLAN-Netz komplett aus, was einen aktuellen Zugriff auf das Internet unmöglich machte. Hier zeigte sich, dass es sinnvoll ist, die erforderlichen Unterlagen bereits vorher auf das iPad zu laden. Das seit dem Jahr 2003 eingesetzte Ratsinformationssystem ALLRIS der Firma CC e-gov eignet sich hervorragend für die Nutzung auf den Tablet-PCs, denn es funktioniert auch ohne die Installation einer speziellen App. So lässt sich das Startfenster von ALLRIS problemlos auf die Touchscreen-Oberfläche ziehen und garantiert durch eine sich wiederholende Anmeldeaufforderung ein hohes Maß an Sicherheit.

Elektronische Informationen

Für den Rat wichtige Informationen, wie etwa Einladungen zu Sitzungen, Beschlussvorlagen sowie Niederschriften, sollen den Mitgliedern ausschließlich elektronisch durch ALLRIS zur Verfügung gestellt werden. Nach den Sitzungen können die Ratsmitglieder die geladenen Unterlagen von ihrem iPad löschen oder bei Bedarf auf dem heimischen Rechner ablegen. Da alle Unterlagen seit der Installation von ALLRIS auf dem Server der Stadt Göttingen abrufbar sind, muss eine eigene Datenspeicherung grundsätzlich nicht erfolgen. Auch die sonstige Post und alle weiteren Informationen an die Mitglieder sollen ausschließlich via E-Mail verschickt werden.

Insgesamt soll die Kommunikation der Ratsmitglieder untereinander intensiviert und beschleunigt werden. So soll es das iPad ermöglichen, an so gut wie jedem Ort auf alle relevanten Unterlagen mobil zugreifen zu können. Stabile WLAN-Netzwerke in den Sitzungsräumen und Fraktionsbüros sind dafür unabdingbare Voraussetzung. Für Sitzungen außerhalb des Rathauses, welche diese Voraussetzungen nicht erfüllen, mussten mobile Access Points beschafft werden. 

Eine gute IT-Abteilung im Haus ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung eines derartigen Projektes. Die Stadt Göttingen hat hier mit ihren engagierten Mitarbeitern einen großen Vorteil. Für Hardware-Probleme mit dem iPad kann der Händler vor Ort kontaktiert werden. Ein ständiger Erfahrungsaustausch innerhalb der Verwaltung und mit dem Rat der Stadt wirkt sich positiv auf die kontinuierliche Verbesserung der Darstellung und Anwendbarkeit unterschiedlicher Möglichkeiten aus.

Durch die Schaffung der dafür notwendigen Infrastruktur konnte erreicht werden, dass sich interessierte Besucher der Gremiensitzungen in ein öffentliches Netz mit eigenem Equipment einloggen, die zur Beratung anstehenden Beschlussvorlagen ansehen und die Sitzungen besser verfolgen können. Über die Website der Stadt Göttingen besteht zudem die Möglichkeit, sich unter anderem über alle Entscheidungen des Rates zu informieren, Niederschriften vergangener Sitzungen einzusehen und die Beratungsgegenstände bevorstehender Sitzungen abzurufen – ein Angebot, das die Arbeit von Rat und Verwaltung noch transparenter macht.

Fazit

In Göttingen hat sich der Einsatz von iPads für die digitalisierte Ratsarbeit in Kombination mit dem Ratsinformationssystem bereits in der ersten Erprobungsphase als erfolgreich herausgestellt. Es wäre wünschenswert, wenn sich weitere Nutzerkreise, wie Orts- und Aufsichtsräte, finden ließen und auch dort auf Papierunterlagen weitgehend verzichtet werden könnte.

Frank Hildmann-Schönbach ist im Referat des Oberbürgermeisters der Stadt Göttingen für die Ratsangelegenheiten verantwortlich.


Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, CC e-gov, Göttingen, ALLRIS, iPad

Bildquelle: Stadt Göttingen/Frank Hildmann-Schönbach

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