Hüttener Berge:
Auf Papier verzichten


[17.10.2012] Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems brachte für das Amt Hüttener Berge enorme Vorteile, meint Klemens Ziemann, bei der Kommune Fachdienstleiter Bürgerdienste und IT.

Klemens Ziemann Herr Ziemann, warum haben Sie sich im Rahmen des Projekts „Amt, mal anders“ für die Lösung REGISAFE des Anbieters HELD entschieden?

Das Amt Wittensee beschäftigt sich seit dem Jahr 2000 als Mitglied der Arbeitsgruppe „Aktenplan Schleswig-Holstein“ mit dem Thema Dokumenten-Management. Ende der 1990er-Jahre hatten wir damit begonnen, Hybridakten zu produzieren. Die Aktenhaltung fand also zum Teil noch in Papierform statt, zum Teil wurden die Dokumente bereits elektronisch abgelegt. Unser Ziel war es, zunächst zu einer klassischen Aktenführung zu kommen, welche eine Parallelakte in Papier und EDV ermöglicht, um später auf die Papierform gänzlich verzichten zu können. Darüber hinaus wollten wir mithilfe des Dokumenten-Management-Systems (DMS) Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren. Wir suchten einen DMS-Anbieter, der auch die klassische Papierakte kennt. Die Firma HELD konnte all unsere Kriterien erfüllen.

„Unser Ziel war es, zunächst zu einer klassischen Aktenführung zu kommen, welche eine Parallelakte in Papier und EDV ermöglicht, um später auf die Papierform gänzlich verzichten zu können.“


Welche Erfolge können Sie seit dem Projektstart verbuchen?

Wir konnten das DMS sehr schnell im gesamten Amt implementieren und die Aktenführung von Beginn an auf die Hybridakte umstellen, indem wir Dokumente aus alten Datenbeständen übernommen haben. Im weiteren Verlauf produzierten unsere Mitarbeiter bei neu anzulegenden Akten jeweils eine digitale Parallelakte. Heute läuft die Aktenführung in einigen Bereichen bereits rein elektronisch ab. Im Rahmen der Fusion der Ämter Wittensee und Hütten wurde das DMS dann auf die gesamte Verwaltung Hüttener Berge ausgerollt. Einen enormen Vorteil bietet die elektronische Aktenführung für die Verwaltungsleitung: Unser Amtsleiter Andreas Betz kann damit schnell auf die an zwei Standorten erstellten Informationen zugreifen.

Welche Entwicklungen sind künftig beim Dokumenten-Management geplant?

2010 ist mit dem Ratsinformationssystem bereits eines von vielen in REGISAFE integrierbaren kommunalen Fachverfahren gestartet, weitere, etwa ein Ehrenamtsmodul, sollen folgen. Unter Einbindung der Geodaten-Infrastruktur des Landes Schleswig-Holstein sind wir zudem dabei, Konzepte zu entwickeln, um wiederkehrende Prozesse optimieren und automatisieren zu können. So ist unter anderem geplant, Störungsmeldungen künftig über verschiedene Kanäle – Internet, E-Mail, Telefon – zu erfassen. Die im DMS hinterlegten Arbeitsprozesse, von der Meldung an den Bauhof über die Beteiligung der Kasse bis hin zur Information des Bürgers, sollen dann automatisch gestartet werden.

Interview: Claudia Schmidtkonz


Stichwörter: Dokumenten-Management, HELD, Hüttener Berge, Wittensee, REGISAFE

Bildquelle: Amt Hüttener Berge/Alexander Mertsch

Druckversion    PDF     Link mailen


ekom21
Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Heidelberg: Bauakten werden digital signiert
[15.11.2018] Bauakten auf Papier gehören in der Stadt Heidelberg der Vergangenheit an. Zum Einsatz kommt stattdessen eine E-Akte mit elektronischer Signatur von Anbieter secrypt. Altbestände an Akten wurden mithilfe der Anwendungssoftware OTS digital migriert. mehr...
cit: intelliForm kann Standards importieren
[14.11.2018] cit intelliForm kann jetzt die Standards des Föderalen Informationsmanagements (FIM) XDatenfelder und XZuFi importieren und daraus automatisiert Online-Formulare oder Formularassistenten erstellen. mehr...
KITU: Bechtle unterstützt DMS-Projekte
[6.11.2018] Mitglieder der Kommunalen IT-Union (KITU), bei denen die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) ansteht, werden künftig vom Unternehmen Bechtle unterstützt. An der Entscheidung für das Systemhaus haben die KITU-Mitglieder mitgewirkt. mehr...
Kreis Schwandorf: Ausländeramt arbeitet mit E-Akte
[5.11.2018] Für mehr Überblick, mehr Effizienz in den Abläufen und einen optimierten Service soll im Ausländeramt des Landratsamts Schwandorf künftig die E-Akte sorgen. mehr...
Im Schwandorfer Ausländeramt wird künftig per E-Akte gearbeitet.
Ceyoniq: nscale Web ist gut zugänglich
[12.10.2018] nscale Web, der internetbasierte Client der E-Aktelösung des Unternehmens Ceyoniq, ist auf seine Barrierefreiheit geprüft und als gut zugänglich bewertet worden. mehr...
Suchen...
Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Dokumenten-Management:
IT-Guide PlusCC e-gov GmbH
21079 Hamburg
CC e-gov GmbH
LORENZ Orga-Systeme GmbH
60489 Frankfurt am Main
LORENZ Orga-Systeme GmbH
ITEBO GmbH
49074 Osnabrück
ITEBO GmbH
Axians Infoma GmbH
89081 Ulm
Axians Infoma GmbH
Aktuelle Meldungen