Gesamtabschluss:
Selbst ist die Kommune


[13.2.2013] Eine Konsolidierungssoftware ermöglicht es Städten, Gemeinden und Kreisen, den Gesamtabschluss eigenhändig zu erstellen. Die eingesetzte Lösung muss jedoch den Besonderheiten des kommunalen Konzerns Rechnung tragen.

Professionelle Software muss nicht teuer sein. Keiner liebt ihn, jeder schiebt ihn – den Gesamtabschluss, das Hassthema in Kämmerei und Beteiligungsmanagement. Es stellt sich die Frage, ob Kommunen in der Lage sind, diesen selbst ohne Übertragung der Aufgabe an einen Wirtschaftsprüfer zu erstellen und auf welche Weise hierbei eine Konsolidierungssoftware helfen kann.
Immer wieder hört man: „Unser kommunaler Konzern ist ganz klein. Wir haben nur drei Betriebe. Den Gesamtabschluss können wir doch ganz gut mit Excel machen.“ Wie aber wird ein Gesamtabschluss in Excel gemacht, wenn man nicht gelernter Konzern-Controller ist? Damit wäre man schon beim wichtigsten Leistungsmerkmal einer Konsolidierungssoftware: Sie sollte den Nutzer auch ohne Spezialkenntnisse sicher durch den gesamten Prozess der Erstellung des Gesamtabschlusses führen. Und zwar nicht nur jetzt, sondern auch in den Folgejahren.
Es gibt allerdings auch das andere Extrem und die Aufgabe wird angegangen, als wäre die Kommune ein internationaler Konzern mit einem ganz individuell festzulegenden Konzernkontenplan, einem aufwändig zu bestimmenden Konsolidierungskreis, einem Workflow mit hunderten von Aktivitäten und einem sechsstelligen Projektbudget. So funktioniert der Konzernabschluss bei Großunternehmen. Lassen wir uns nichts vormachen: Der kommunale Konzern ist einige Nummern kleiner und wesentlich weniger komplex. Typische Mittelstädte haben drei bis acht Konzernbetriebe, Großstädte zwischen zehn und 30. Was ist also konkret zu tun und wie kann eine Software hierbei Unterstützung bieten?

Schrittweises Vorgehen

Im ersten Schritt entsteht der Summenabschluss, der die Jahresabschlussdaten der kommunalen Betriebe summarisch zusammenfasst. In privatwirtschaftlichen Konzernen übermitteln die Controlling-Abteilungen der Tochterunternehmen hierfür ihr Zahlenwerk in festgelegter Form auf Basis des Konzernkontenplans. Solche Reporting Packages werden häufig aufwändig in Handarbeit zusammengestellt. Im kommunalen Konzern muss diese Arbeit allerdings von den Geschäftsbuchhaltungen des Stadtwerks, des Bauvereins oder des Erlebnisbads nebenbei erledigt werden. Um die Anlieferung des Zahlenwerks so einfach wie möglich zu machen, sollten die Jahresabschlussdaten unmittelbar deren Berichtswesen entnommen werden können. Leistungsmerkmale wie automatische Kontenübersetzung und Berichtstransformation gehören bei jeder guten kommunalen Konsolidierungssoftware zum Standard.
Im zweiten Schritt erfolgt die Anpassung des Zahlenwerks an die Ansatz- und Bewertungsgrundsätze des kommunalen Konzerns. Je nach Bundesland gibt es rund 30 anpassungsverdächtige Sachverhalte. Prominente Beispiele betreffen die Rückstellungen und das Anlagevermögen. Buchungstechnisch in die gleiche Kategorie fällt die Aufdeckung der stillen Reserven und Lasten. Speziell bei der Anpassung des Anlagevermögens sollte die Konsolidierungssoftware handfeste Unterstützung bieten. Die Fortschreibung der Bilanzwerte unter Berücksichtigung der Abschreibungen ist weder aufwändig noch schwer durchschaubar, wenn die Software über entsprechende Funktionen verfügt.

Konzern Kommune

Die meiste Arbeit entsteht durch die konzerninterne Verrechnung: Im Gesamtabschluss stellt sich der Konzern wie „ein einziges Unternehmen“ dar (§297, Abs.3 HGB), in dem man für die gegenseitig erbrachten Lieferungen und Leistungen keine Rechnungen stellt. Deren Spuren sind somit aus der Bilanz und der Ergebnisrechnung zu eliminieren. Hierzu müssen die Betriebe ihre gegenseitigen Forderungen und Verbindlichkeiten, Aufwendungen und Erträge sowie aktivierte Leistungen gegenseitig abgleichen. Unechte Differenzen (Buchungsfehler) sind zu bereinigen, echte (strukturbedingte) Differenzen sind aus Konzernsicht glattzuziehen. In privatwirtschaftlichen Konzernen wird dieser bilaterale Abgleich typischerweise außerhalb der Konsolidierungssoftware durchgeführt. Das Reporting Package enthält bereits die abgestimmten Zahlen. Im kommunalen Umfeld jedoch gehören Saldenabgleiche noch längst nicht zur Jahresabschlussroutine. Umso wichtiger, dass die Software den Betrieben die Möglichkeit bietet, ihre Forderungen und Verbindlichkeiten einander gegenüberzustellen und auszuziffern. Differenzen können auf diese Weise mit überschaubarem Aufwand identifiziert und dokumentiert werden.
Als die Königsdisziplin des Gesamtabschlusses gilt die Kapitalkonsolidierung. Hier werden für alle Mutter-Tochter-Beziehungen des Konzerns die Beteiligungsbuchwerte der Mutter mit dem jeweils entsprechenden (anteiligen) Eigenkapital der Tochter verrechnet, was im einfachen Fall kein Hexenwerk darstellt. Eine wirkliche Herausforderung entsteht jedoch, wenn sich die Verhältnisse ändern: neue Betriebe eingegliedert werden, Betriebe den Konzern verlassen, sich die Kapitalanteile verändern oder die Beteiligungsbuchwerte abgeschrieben werden. Während im privatwirtschaftlichen Konzern traditionell von Hand gerechnet wird, kann die kommunale Konsolidierungsstelle zu Recht erwarten, dass die Software die Kapitalkonsolidierung in allen Varianten beherrscht und per Knopfdruck automatisch durchführt.

Fazit

„Wenn zwei das gleiche tun, ist es nicht (immer) dasselbe.“ Diese Lebensweisheit gilt auch für den Konzernabschluss. Die Erstellung des kommunalen Gesamtabschlusses unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von der Vorgehensweise in privatwirtschaftlichen Konzernen. Eine kommunale Konsolidierungssoftware muss diesem Umstand Rechnung tragen und die in der Praxis benötigten Leistungsmerkmale bereitstellen. Unter dieser Voraussetzung trägt sie wesentlich dazu bei, dass die Kommune den Gesamtabschluss wirklich selbst erstellen kann.

Matthias Breitenfelder ist Geschäftsführer der hallobtf! gmbh, Köln.

Der Beitrag ist in der Februar-Ausgabe von Kommune21 im Schwerpunkt Gesamtabschluss erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Finanzwesen, hallobtf!, Gesamtabschluss

Bildquelle: creativ collection Verlag

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