[1.7.2013] Elektronischer Einkauf mit schlanken Prozessen beschleunigt die Vergabeentscheidungen der Stadt Mainz. Auch bei der Beschaffung fairer Produkte hilft die E-Procurement-Lösung. Ein Gespräch mit Klaus Faßnacht, Abteilungsleiter der Mainzer Vergabestelle.

Herr Faßnacht, die Stadt Mainz ist ein Pionier bei der elektronischen Vergabe. Welche Erfahrungen haben Sie in den vergangenen Jahren gemacht?

Zehn Jahre sind auf diesem Gebiet eine recht lange Zeit. Heute lässt sich sagen, dass die E-Vergabe in Mainz Routine ist. Das Schöne ist, dass die Anbieter den elektronischen Weg mittlerweile auch durchweg nutzen. Die Prozesse sind schlank, Vergabeentscheidungen lassen sich viel schneller treffen. Wir sind für die europäische Bestrebung gerüstet, bald auf standardmäßige E-Vergabe umzustellen.

Wo liegen aus Ihrer Sicht die Hürden für die Einführung von elektronischem Einkauf und E-Vergabe?

Eine große Rolle scheinen ganz persönliche Berührungsängste der Mitarbeiter zu spielen. Hinzu kommt die Scheu der Verantwortlichen, gleich eine gewisse Organisationsreform angehen zu müssen. Aber hier verändert und verbessert sich gerade einiges in der Verwaltung.

Was raten Sie anderen Kommunen, die jetzt eine elektronische Vergabelösung einführen wollen?

Zunächst einmal ist es wichtig, Gespräche mit den Anbietern von Vergabeplattformen zu führen. Die Lösung sollte zur Kommune passen, denn gerade kleinere Verwaltungen sollten mit Bedacht einsteigen. Die IT-Ausstattung muss für den Einstieg die erforderlichen Voraussetzungen erfüllen. Es schadet in keiner Weise, die Einführung der E-Vergabe in kleinen Schritten anzugehen. Da sich die meisten Plattformen mit speziellen Paketen gerne anpassen, ist eine schrittweise Realisierung zu relativ geringen Kosten leicht umsetzbar. Der Ausbau zu einer kompletten Lösung mit Vergabe-Management sowie Vordruck- und Archivsystemen ist dann einfach möglich. Gute Plattformen haben bereits tausende von Anbietern und Lieferanten im Bestand und akquirieren diese auch regional.



Die Stadt Mainz hat Ende Mai den Titel Fairtrade-Town erhalten. Was gab den Anstoß, an der Kampagne teilzunehmen?

Eigentlich haben uns die Projektbeteiligten einer Mainzer Gymnasialklasse während eines Interview-Besuches gefragt, ob wir schon Fairtrade-Town seien. Im Rahmen des Schulprojektes wurde das Ziel offiziell an die Stadt gegeben. So nahm die Sache ihren Lauf. Auch Schüler können etwas bewegen.

Welche Kriterien mussten Sie dazu erfüllen?

Zunächst musste ein Netzwerk aufgebaut werden, das Verwaltung, Handel, Schulen und Verbände zusammenführte. Alle erhielten vorgegebene Aufgaben, um den Eintritt in die Beschaffung fairer Produkte zu gewährleisten. Dazu zählten Informationsveranstaltungen, wie man an solche Produkte zum Beispiel herankommt und welche Labels vertrauenswürdig sind. Die Stadt Mainz hat zunächst geprüft, welche Bedarfe eigentlich kritische Produkte beinhalten. Da gibt es tatsächlich eine ganze Fülle. Ein einfaches Beispiel ist die Einführung des Ausschankes fair gehandelten Kaffees zu allen Ratssitzungen.

Welche Rolle spielt dabei die E-Procurement-Lösung?

Durch den in Mainz eingeführten Katalogeinkauf für alle Massenartikel hatten wir den Vorteil, die von der gesamten Verwaltung verbrauchten Produkte sehr genau zu kennen. So ist es möglich, in aller Kürze Standards festzulegen. Unsere dezentral verantwortlichen Einkäufer in den Ämtern und Betrieben können heute sehen, ob es sich bei dem gesuchten Artikel um ein faires Produkt handelt. Wir können auch sofort schädliche gegen ökologische Produkte austauschen. Dann ist nur das vorgegebene Produkt erhältlich.

Welche weiteren Pläne haben Sie, um die Arbeitsweise der Vergabestelle zu optimieren?

Durch den elektronischen Einkauf haben wir vollständige Daten, bis zur letzten Büroklammer. Diese lassen sich spielend in digitale Leistungsverzeichnisse umwandeln. Damit gehen wir mit schlanken Prozessen in die elektronische Ausschreibung. Die digitalen Angebote können in Preisspiegel und das erfolgreiche Angebot in unseren E-Katalog übernommen werden. Wir sind dabei, möglichst alles in Rahmenverträgen dem Wettbewerb zu unterstellen. Das spart eine ungeahnte Menge Geld im Einkauf, ohne die Qualität zu verändern. Es gibt viele Ideen, das Ganze weiter zu optimieren, da sich leichter kaum sparen lässt. Auch erste Pilotprojekte zur Bildung von unterschiedlichen Einkaufsgemeinschaften sind schon am Start.

Interview: Alexander Schaeff

Dieser Beitrag ist in der Juli-Ausgabe von Kommune21 im Schwerpunkt E-Procurement erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)
http://www.fairtrade-towns.de

Stichwörter: E-Procurement, TEK-Service, Mainz, E-Vergabe, Klaus Faßnacht

Bildquelle: Stadt Mainz