[7.8.2013] Nicht immer bieten Fachanwendungen alle Funktionen, welche die Verwaltung benötigt. Schnell entsteht so eine Fülle an ämterspezifischen Insellösungen. Ein System von Anbieter Lecos führt diese nun unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zusammen.

Kommunale Fachanwendungen erfüllen nicht immer alle Funktionen, die für Verwaltungsmitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit erforderlich sind. In den Ämtern entstehen somit schnell sehr spezifische Insellösungen unterschiedlicher Komplexität, die diese Lücken schließen sollen. Oft haben die Lösungen denselben Zweck, basieren aber auf unterschiedlichen Programmiergrundlagen und verursachen so einen erhöhten Wartungsaufwand. „Das läuft allen Standardisierungsentwicklungen zuwider“, erklärt Gerald Saalfeld, Geschäftsbereichsleiter Strategie und Entwicklung bei der Firma Lecos. „Gemeinsam mit der Stadt Leipzig entwickeln wir daher ein so genanntes Ämter-Framework, ein ämterübergreifendes Plug-in-System, das diese kundenspezifischen Funktionen standardisiert und unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zur Verfügung stellt.“ Dies sei vor allem auch deshalb von Bedeutung, da mit der 2012 begonnenen Umstellung der Standard-Office-Anwendung in der Leipziger Stadtverwaltung von Microsoft Office auf OpenOffice eine Vielzahl dieser Insellösungen auf Excel- oder Access-Basis weggefallen sind.

Insellösung ade

Da alle Ämter, statt mit ihrer Insellösung zu arbeiten, auf ein identisches Modul zugreifen, verringert sich für Lecos als betreuenden IT-Dienstleister der Aufwand für Installation und Wartung erheblich. „Das hat sich vor allem im Rahmen der Office-Migration in der Stadtverwaltung gezeigt“, so Software-Entwickler Michael Mickel. „Es genügte beispielsweise die Anpassung nur einer einzigen Schnittstelle, um allen Ämtern, die das Framework einsetzen, die Arbeit mit Serienbriefen in OpenOffice aus einer Fachanwendung heraus zu ermöglichen.“
Im Ämter-Framework wurde eine Reihe universell einsetzbarer Funktionsmodule realisiert, etwa für die Erstellung von Listen- und Pivot-Auswertungen oder zum Generieren von Serienbriefen. Darüber hinaus gibt es eine Kasseneinnahme-Schnittstelle sowie Schnittstellen zu weiteren kommunalen Datensystemen, unter anderem zum Dokumenten-Management-System, zum Straßen- sowie zum Verwaltungsstruktur-Web-Service. Eine E-Mail-Schnittstelle ermög­licht zudem den elektronischen Versand von Dokumenten direkt aus den Anwendungen heraus. Neben den Funktionsmodulen wurden auch sehr spezifische Fachmodule integriert. In Leipzig setzt eine Vielzahl von Ämtern mit unterschiedlichsten Anforderungen solche Funktions- und Fachmodule ein, darunter das Personal-, Ordnungs- und Rechtsamt, die Branddirektion sowie das Amt für Jugend, Familie und Bildung. Das Personalamt bildet beispielsweise die Unfallstatistik der Stadtverwaltung ab, die Musikschule pflegt eine Alumni-Datenbank und das Amt für Stadterneuerung und Wohnungsbauförderung nutzt ein Framework-Modul für das Management der Ausgleichsbeträge. Die Leipziger Branddirektion arbeitet zudem mit dem Framework-Fachmodul „Vorbeugender Brandschutz“. Darin werden die Brandschutzmaßnahmen in den öffentlichen Gebäuden der Stadt dokumentiert, verwaltet, geprüft und zur Abrechnung gebracht. Das Amt für Jugend, Familie und Bildung nutzt die Module „Hilfe zur Erziehung“ und ProCon, in denen es die Hilfsangebote freier Träger für Familien verwaltet beziehungsweise Haushalts- und Leistungskennzahlen analysiert und auswertet. Derzeit hat Lecos zwölf solcher Fachmodule im Ämter-Framework entwickelt.

Gemeinsame Entwicklung

Die Entwicklung der Fachmodule erfolgt auf Anfrage der Ämter. Um ein exaktes Bild der durch IT zu unterstützenden Arbeitsprozesse zu ermitteln, werden die Anforderungen detailliert spezifiziert, verifiziert und für alle Projektbeteiligten verständlich dokumentiert. Konzeption und Entwicklung erfolgen im Team, um den Erfahrungsschatz aller Entwickler zu nutzen. Die Kunden sind eng in diesen Prozess eingebunden. Die auf diese Weise entstehenden, kundenspezifischen Fachmodule sind so konzipiert, dass sie bei Bedarf auch von anderen Ämtern genutzt werden können. Gemeinsam mit den städtischen Bibliotheken entwickelte Lecos beispielsweise eine Adressverwaltung, die auf einem Standardmodul basiert und für jedes Amt individuell angepasst werden kann. „Lecos baut die Modulbibliothek kontinuierlich aus“, so Gerald Saalfeld. „Derzeit befinden sich fünf Fachmodule im Test- und drei weitere im Entwicklungsstadium. Für fünf Module laufen die Planungen und Vorgespräche mit den Ämtern.“ Aktuell arbeiten die Software-Entwickler an Schnittstellen zum Liegenschaftsmanagement-System FAMOS LE sowie zu den SAP-basierten Anwendungen Kommunalmaster Doppik und Kommunalmaster Veranlagung.
Alle Module präsentieren sich mit einheitlicher, barrierefreier Benutzeroberfläche und selbst erklärendem, strukturiertem Menüsystem. Dies erleichtert den Anwendern die Orientierung und reduziert außerdem den Einarbeitungs- und Schulungsaufwand für neue Nutzer oder bei der Einführung neuer Module in Ämtern, die das Framework bereits einsetzen. Die Lösung verfügt über eine standardisierte Rechte- und Benutzerverwaltung für eine individuelle Rollen- und Rechtevergabe. Benutzerspezifisch werden so nur die Fachanwendungen und Funktionen angezeigt, auf die der jeweilige Nutzer zugreifen darf. Außerdem vereinfacht das Ämter-Framework die ämterübergreifende Zusammenarbeit durch gemeinsame Nutzung und Pflege eines Fachmoduls. Das Ämter-Framework basiert auf dem Microsoft.NET-Framework. Derzeit arbeiten die Entwickler von Lecos daran, die Lösung als browserbasierte Web-Anwendung zur Verfügung stellen. Sie ist dann unabhängig vom verwendeten Betriebssystem einsetzbar und ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff. Ziel ist es, sukzessive weitere Fachanwendungen in das Ämter-Framework einzubinden, um auch für diese die wachsende Zahl an Standardfunktionen zugänglich zu machen.

Manuela Kaspar ist bei der Lecos GmbH, Leipzig, im Bereich Unternehmens-kommunikation, Steve Baier ist dort im Bereich Software-Lösungen tätig.

Dieser Beitrag ist in der August-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, Lecos, Leipzig

Bildquelle: LTM Andreas Schmidt