Bad Salzungen:
Digitale Ratsarbeit


[14.10.2013] Seit einem Jahr arbeitet die Stadt Bad Salzungen im Bereich des Sitzungsmanagements papierlos. Zum Einsatz kommen dabei mobile Endgeräte, wie Notebooks und iPads. Zudem hat die Stadtverwaltung ihren Druck-Output durch digitale Prozesse optimiert.

Stadtrat setzt auf mobile Geräte. Bei den Themen Ratsinformation und digitale Gremienarbeit setzt man in Bad Salzungen auf die Software-Lösungen der Firma Somacos. Bereits seit Oktober 2010 arbeitet die Verwaltung mit dem Ratsinformationssystem Session und SessionNet. Unter anderem durch die digitale Mitzeichnung von Beschlussvorlagen hat die Stadt eine positive Umweltbilanz. Geplant ist die Einsparung von rund 80.000 Seiten Papier.
Der Stadtrat in Bad Salzungen besteht aus 23 Mitgliedern sowie dem Bürgermeister. Die Organisation des gesamten Sitzungsdienstes ist zentral organisiert. Im Jahr 2011 wurden 165 Sitzungen abgehalten und 257 Beschlussvorlagen erfasst. Bis dato wurden die Beschlussvorlagen dezentral in Word geschrieben. Die Amtsleiter und Bürgermeister mussten erst gegenzeichnen, bevor die Beschlussvorlage für die Sitzung kopiert werden konnte. Tagesordnungen wurden ebenfalls so erstellt und manuell in die entsprechenden Sitzungsunterlagen samt Anlagen einsortiert. Die Sitzungsgeldabrechnung wurde per Hand gebucht. Um die Effizienz zu erhöhen und insbesondere Zeit und auch Kosten zu sparen, hatte sich die Stadt bereits im Jahr 2009 dazu entschlossen, ein Ratsinformations­system (RIS) anzuschaffen. Im gleichen Jahr erfolgte eine Ausschreibung.

Schritt für Schritt

Die Lösung Session wurde sukzessive eingeführt. Erster Schritt nach der Installation der Software und der Anpassung der Formulare war die Erfassung der Stammdaten. Nach Schulung der Mitarbeiter konnte die Stadt im Oktober 2010 mit dem Echteinsatz beginnen. Für Session sprachen die einfache Erstellung von Beschlussvorlagen in Microsoft Word, die digitale Mitzeichnung aller Vorlagen inklusive Anlagen sowie die sofortige Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen aller Mitarbeiter. Ebenso sind der einfache Druck der Sitzungsunterlagen sowie die Volltextrecherche vorteilhaft. Auch im Bereich der Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen optimierte die Stadtverwaltung ihre Prozesse. Dank einer automatisierten Schnittstelle zum Finanzverfahren von Anbieter mps erfolgen Abrechnung und Buchung jetzt teilautomatisiert.
Im Jahr 2012 wurde vom Stadtrat die Einführung von Mandatos beschlossen. Damit wurde ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung digitale Gremienarbeit unternommen. Das Modul ermöglicht den Stadträten auch den Offline-Zugriff auf Sitzungsdokumente. Es besteht die Möglichkeit, Textstellen zu kommentieren und zu markieren. Auch die sichere und strukturierte Ablage der Dokumente sowie die Volltextsuche sind gewährleistet. Während sich die Ratsmitglieder bis dahin noch mit einer Sitzungsmappe im Umfang von bis zu 250 Seiten beschäftigen mussten, wurden sie im dritten Quartal 2012 mit iPads beziehungsweise Notebooks ausgestattet. Dank der handlichen Tablets und der intuitiv bedienbaren Mandatos-iPad-App stehen den Kommunalpolitikern alle Sitzungsunterlagen in digitaler Form zur Verfügung. Auch die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen erfolgen papierlos. In Zusammenarbeit mit der EDV-Abteilung wurden die Geräte eingerichtet und an die Bedürfnisse angepasst. Nach Schulung der Stadträte wurde im September 2012 die erste Stadtratssitzung mit dem iPad durchgeführt. Modern und innovativ erwies sich die Stadt Bad Salzungen auch bei der Bereitstellung von Endgeräten für ihre Kommunalpolitiker. Durch eine individuelle Nutzungsvereinbarung werden der Einsatz, die Nutzung und die Finanzierung der Geräte geregelt. Insgesamt fällt das Fazit der Stadt positiv aus. In der Verwaltung genießt Session eine hohe Nutzerakzeptanz.

Optimal mit Outsourcing

Seit Ende 2012 arbeitet die Stadtverwaltung darüber hinaus mit einem neuen digitalen Verfahren zur Versendung von Briefen. Auf den Rechnern der Sachbearbeiter sind spezielle Druckertreiber installiert. Diese leiten alle Schreiben auf einen Server des IT-Partners der Deutschen Post weiter. Dort werden die Daten zweimal täglich abgerufen, zum Druck aufbereitet und anschließend an die Druckzentren der Deutschen Post weitergeleitet. Dort werden die Briefe dann gedruckt, kuvertiert und frankiert. Dieses Verfahren hat sich bewährt und ein manuelles Eintüten, Transportieren und Frankieren gehört jetzt der Vergangenheit an.
Seit nunmehr einem Jahr arbeiten die Räte und die Stadtverwaltung mit neuen Medien und der Erfolg gibt ihnen Recht. Mit der modernen Gremienarbeit und dem elektronischen Versand der Post ist Bad Salzungen auf dem Weg zu einem digitalen Rathaus.

Frank Bösenberg arbeitet in der EDV-Abteilung der Stadt Bad Salzungen.

http://www.badsalzungen.de
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Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Somacos, Bad Salzungen, Session, Mandatos, Apps

Bildquelle: Heiko Matz

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