[2.12.2013] Die Stadt Vechta hat sich bereits vor vielen Jahren auf den Weg hin zu einer papierlosen Gremienarbeit gemacht. Das erste Ratsinformationssystem wurde 1998 eingeführt, seit August 2012 stehen für alle Ratsmitglieder iPads zur Verfügung.

In der Kreis- und Universitätsstadt Vechta sind Technisierung und Vernetzung längst keine Fremdwörter mehr. So war die niedersächsische Kommune im Jahr 1997 nicht nur die erste Stadt in der Region Oldenburger Münsterland, die mit einer eigenen Präsenz im weltweiten Netz zu Hause war, auch mit dem Einsatz eines Ratsinformationssystems nahm Vechta im Jahr 1998 eine Vorreiterrolle ein.
Entschieden hatte man sich seinerzeit für das Verfahren More!kommunal-dv des Unternehmens Gerz aus Selters, das heute unter dem Namen more!software firmiert und mit dem Verfahren more!Rubin auf dem Markt agiert. Mit dem Einsatz dieses Verfahrens hat auch die papierlose Gremienarbeit Einzug in die Verwaltung der Kreisstadt gehalten. „Davon haben wir 1998 zwar schon geträumt, doch wir mussten noch einige Jahre warten, um diesen Traum zu verwirklichen“, erinnert sich Vechtas Bürgermeister Helmut Gels, der schon damals den Einsatz moderner Kommunikationsmittel in der Verwaltung forcierte. So erhielten die Mitglieder des Rates schon früh ihre Sitzungsunterlagen nicht mehr per Post, sondern per Fax. Kostenintensive Arbeitsgänge wie Kopieren, Kuvertieren und der gesamte Postversand entfielen. Im Jahr 2006 folgte dann die Einführung der ersten webbasierten Lösung für das Verfahren more!Rubin. Damit konnten die Ratsmitglieder erstmals nicht nur ihre Unterlagen im Internet einsehen, sondern auch Recherche online betreiben. Damit war ein entscheidender Schritt hin zur papierlosen Gremienarbeit getan. Vollendet wurde der eingeschlagene Weg im August 2012 mit der Anschaffung von iPads für alle Ratsmitglieder sowie die zuständigen Mitarbeiter der Verwaltung. Eingerichtet wurden die modernen Tablets von der hauseigenen IT-Abteilung.

Seit einem Jahr im Einsatz

Im Januar 2013 konnte die Testphase erfolgreich abgeschlossen werden; die Information des Rates geschieht seitdem papierlos. „Die Vorteile sind groß, nicht nur auf der finanziellen Seite. Vor allem die schnelle und flexible Kommunikation sind wesentliche Vorzüge unserer neuen Arbeitsweise. So haben wir für jedes Ratsmitglied eine E-Mail-Adresse auf unserem Exchange Server eingerichtet. Sobald neue Sitzungsunterlagen online gestellt werden, erhalten sie eine Benachrichtigung darüber, welche Unterlagen für welche Sitzung neu im System verfügbar sind“, so Helmut Gels. „Zudem sind die Unterlagen unabhängig von Ort und Zeit nach Eingabe der persönlichen Zugangsdaten über die Website der Stadt Vechta einsehbar“, ergänzt Andreas Thomann, der bei der Stadtverwaltung für die Koordination der Datenverarbeitung zuständig ist. „Das geht über die neuen iPads selbstverständlich auch während der Sitzungen. Dafür haben wir in den Sitzungsräumen des Rathauses ein separates WLAN-Netz eingerichtet und mit einem hohen Sicherheitsstandard versehen.“ Hierzu zählen neben einer WPA2 Verschlüsselung auch eine so genannte Whitelist, in der ausschließlich die MAC-Adressen der Geräte eingetragen sind, die sich in das WLAN-Netz einwählen dürfen. Den Ratsmitgliedern wurde darüber hinaus freigestellt, die Nutzung der Tablets auf eigene Kosten mit der Anschaffung einer persönlichen SIM-Karte für die mobile Nutzung zu erweitern.

Neue Flexibilität kommt an

Die Mandatsträger begrüßen die neu gewonnene Flexibilität als wesentlich effizienter und effektiver als alle bislang eingesetzten Verfahren. „Das ist sehr wichtig, denn bei der Einführung neuer Technologien kommt es vor allem auf die Akzeptanz durch die Nutzer an“, so Andreas Thomann. Diese arbeiten eifrig mit dem neuen System und freuen sich insbesondere über die enthaltene Recherchefunktion, mit der Sitzungsvorlagen, Beschlüsse oder ganze Protokolle über eine Textsuche nach bestimmten Kriterien und Schlagwörtern durchsucht werden können. Dabei hilft eine integrierte Kalenderfunktion, mit der Suchzeiträume beliebig eingegrenzt werden können. Das ermöglicht eine zielgenaue Recherche, die papiergebunden das Durchblättern zahlreicher Ordner erfordern würde und heute kaum noch zu bewältigen wäre.
Vechtas Bürgermeister Helmut Gels sieht das Ende beim Einsatz neuester Technologien in seiner Verwaltung jedenfalls noch lange nicht erreicht. So wird aktuell die more!Rubin-App dipolis für das iPad getestet, die schon bald in den Echteinsatz gehen soll. Auch beim Schlagwort Cloud Computing fallen dem Verwaltungschef gleich mehrere Abläufe ein, die darüber vielleicht schon bald realisiert werden könnten.

Herbert Fischer ist Pressesprecher der Stadt Vechta.

http://www.vechta.de
http://www.more-rubin.de
Dieser Beitrag ist in der Dezember-Ausgabe von Kommune21 im Schwerpunkt Ratsinformationssysteme erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Vechta, iPad, Helmut Gels

Bildquelle: Stadt Vechta