Gerolstein:
Digitale Aktenführung als Ziel


[20.2.2014] Matthias Pauly, Bürgermeister der Verbandsgemeinde Gerolstein, berichtet über die verwaltungsweite Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) und die damit verbundenen Herausforderungen für die Mitarbeiter.

Matthias Pauly, Bürgermeister der Verbandsgemeinde Gerolstein. Herr Bürgermeister Pauly, welche Maßnahmen wurden im Vorfeld der DMS-Einführung in der Gerolsteiner Verwaltung getroffen?

Damit ein solches Projekt von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getragen werden kann, ist ein offener Informationsfluss notwendig. Wir haben in Personalversammlungen über die Einführung des Dokumenten-Management-Systems informiert und die Beschäftigten von Anfang an beteiligt. So hatte jeder Sachbearbeiter die Aufgabe, nach Vorgaben der Projektgruppe eine Ablagestruktur für sein Sachgebiet aufzustellen, welche dann bei der Installation importiert werden konnte. Vor der Einführung des DMS war eine Migration unserer Office Software auf die aktuelle Version notwendig, was für unsere Beschäftigten zusätzlichen Aufwand bedeutete. Parallel wurde ein Schulungskonzept für die neue Office Software und das DMS erarbeitet und umgesetzt.

Welche Herausforderungen hatten Sie zu bewältigen?

Aktuell beschäftigt sich das Projekt-Team mit der Frage, unter welchen Voraussetzungen man ein gescanntes Dokument vernichten kann. Glücklicherweise hat sich im vergangenen Jahr seitens der Gesetzgebung einiges in dieser Richtung getan, woran wir uns zur Klärung dieser Frage orientieren können. Hier kommen uns der Erlass des E-Government-Gesetzes des Bundes, die Änderung diverser Gesetze, etwa in der Zivilprozessordnung, und die technische Richtlinie RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sehr entgegen. Was erwähnenswert gut funktioniert hat, ist die Anbindung der verschiedenen Fachverfahren an die Lösung CC DMS von Anbieter CC e-gov. Hier haben die jeweiligen Software-Hersteller auf unsere Bedürfnisse reagiert.

Damit ein solches Projekt von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getragen werden kann, ist ein offener Informationsfluss notwendig.


Innerhalb welches Zeitraums haben Sie das System eingeführt?

Unser Zeitplan war und ist sehr eng gestrickt. Zwischen dem Projektstart und der Entscheidung für ein konkretes Produkt lagen gerade einmal dreieinhalb Monate. Zwei Monate später konnte das Dokumenten-Management-System bereits auf hierfür bereitgestellten Servern installiert werden. Die Schulungen der Mitarbeiter sowie die Anbindung der meisten Fachverfahren waren bis Mitte 2013 so weit vorangeschritten, dass wir seit dem 1. Juli 2013 in allen Fachbereichen hybride Akten führen können. Sobald die bereits angesprochene Fragestellung der Vernichtung von Papierdokumenten geklärt ist, sind wir in der Lage, die Aktenführung ausschließlich digital abzubilden.

Interview: Claudia Schmidtkonz

http://www.gerolstein.de
http://www.cc-egov.de
Dieser Beitrag ist in der Februar-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, CC e-gov, Gerolstein

Bildquelle: Gemeinde Gerolstein

Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Dokumenten Management: Mit Erfolg zur E-Akte Bericht
[6.5.2021] Damit komplexe Digitalisierungsprojekte wie die Umstellung auf die elektronische Aktenführung zum Erfolg werden, sollten Kommunalverwaltungen eigens dafür geschultes Personal bereitstellen. Nebenbei lassen sich solche Vorhaben nicht stemmen. mehr...
Bei der E-Akteneinführung strategisch vorgehen.
Antragsmanagement: Gemeinsam denken Bericht
[27.4.2021] Innerhalb von nur drei Monaten wurde in der Gemeinde Krummhörn eine automatisierte Gästebeitragsanmeldung eingeführt. Realisiert hat das Projekt die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) gemeinsam mit ihren Partnern Form-Solutions und SmartDocuments. mehr...
Zusammenspiel für die automatisierte Gästebeitragsanmeldung in Krummhörn.
Interview: Kommunale Umsetzungsallianz Interview
[13.4.2021] In vielen Kommunen sind intelligente Formularsysteme im Einsatz, diese sollten strategisch für die OZG-Umsetzung genutzt werden, fordert Matthias Eisenblätter. Der Gründer und Chef von Form-Solutions regt außerdem eine engere Zusammenarbeit aller Beteiligten an. mehr...
Matthias Eisenblätter
Ceyoniq: EIM-Lösung in neuer Version
[13.4.2021] Die EIM-Lösung nscale des Bielefelder Software-Spezialisten Ceyoniq ist in Version 8 verfügbar. Der Einsatz in OCI-Container-Umgebungen wird damit erleichtert, auch auf die Nutzerfreundlichkeit wurde Wert gelegt. mehr...
Bundesdruckerei: BSI-zertifizierter Scan-Service
[1.4.2021] Die Bundesdruckerei hat vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Zertifizierung gemäß TR RESISCAN erhalten. mehr...
Suchen...

 Anzeige



 Anzeige

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 5/2021
Kommune21, Ausgabe 4/2021
Kommune21, Ausgabe 3/2021
Kommune21, Ausgabe 2/2021

IT-Guide PlusCC e-gov GmbH
21079 Hamburg
CC e-gov GmbH
Aktuelle Meldungen