Gerolstein:
Digitale Aktenführung als Ziel


[20.2.2014] Matthias Pauly, Bürgermeister der Verbandsgemeinde Gerolstein, berichtet über die verwaltungsweite Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) und die damit verbundenen Herausforderungen für die Mitarbeiter.

Matthias Pauly, Bürgermeister der Verbandsgemeinde Gerolstein. Herr Bürgermeister Pauly, welche Maßnahmen wurden im Vorfeld der DMS-Einführung in der Gerolsteiner Verwaltung getroffen?

Damit ein solches Projekt von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getragen werden kann, ist ein offener Informationsfluss notwendig. Wir haben in Personalversammlungen über die Einführung des Dokumenten-Management-Systems informiert und die Beschäftigten von Anfang an beteiligt. So hatte jeder Sachbearbeiter die Aufgabe, nach Vorgaben der Projektgruppe eine Ablagestruktur für sein Sachgebiet aufzustellen, welche dann bei der Installation importiert werden konnte. Vor der Einführung des DMS war eine Migration unserer Office Software auf die aktuelle Version notwendig, was für unsere Beschäftigten zusätzlichen Aufwand bedeutete. Parallel wurde ein Schulungskonzept für die neue Office Software und das DMS erarbeitet und umgesetzt.

Welche Herausforderungen hatten Sie zu bewältigen?

Aktuell beschäftigt sich das Projekt-Team mit der Frage, unter welchen Voraussetzungen man ein gescanntes Dokument vernichten kann. Glücklicherweise hat sich im vergangenen Jahr seitens der Gesetzgebung einiges in dieser Richtung getan, woran wir uns zur Klärung dieser Frage orientieren können. Hier kommen uns der Erlass des E-Government-Gesetzes des Bundes, die Änderung diverser Gesetze, etwa in der Zivilprozessordnung, und die technische Richtlinie RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sehr entgegen. Was erwähnenswert gut funktioniert hat, ist die Anbindung der verschiedenen Fachverfahren an die Lösung CC DMS von Anbieter CC e-gov. Hier haben die jeweiligen Software-Hersteller auf unsere Bedürfnisse reagiert.

Damit ein solches Projekt von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getragen werden kann, ist ein offener Informationsfluss notwendig.


Innerhalb welches Zeitraums haben Sie das System eingeführt?

Unser Zeitplan war und ist sehr eng gestrickt. Zwischen dem Projektstart und der Entscheidung für ein konkretes Produkt lagen gerade einmal dreieinhalb Monate. Zwei Monate später konnte das Dokumenten-Management-System bereits auf hierfür bereitgestellten Servern installiert werden. Die Schulungen der Mitarbeiter sowie die Anbindung der meisten Fachverfahren waren bis Mitte 2013 so weit vorangeschritten, dass wir seit dem 1. Juli 2013 in allen Fachbereichen hybride Akten führen können. Sobald die bereits angesprochene Fragestellung der Vernichtung von Papierdokumenten geklärt ist, sind wir in der Lage, die Aktenführung ausschließlich digital abzubilden.

Interview: Claudia Schmidtkonz

www.gerolstein.de
www.cc-egov.de
Dieser Beitrag ist in der Februar-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, CC e-gov, Gerolstein

Bildquelle: Gemeinde Gerolstein

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
cit: Web-Anwendung für zurückgenommene Abfälle
[5.7.2018] Für die Meldung zurückgenommener Abfälle kommt bei der Länderarbeitsgruppe Gemeinsame Abfall DV-Systeme eine Web-Anwendung zum Einsatz, die das Unternehmen cit entwickelt hat. Damit werden auch für sporadische Nutzer die komplexen Eingabeprozesse vereinfacht. mehr...
Zukunftskongress: Ceyoniq präsentiert Webclient
[13.6.2018] Ceyoniq Technology präsentiert als Silberpartner des sechsten Zukunftskongresses Staat & Verwaltung unter anderem den neuen Webclient der E-Akte-Lösung nscale eGov. mehr...
d.velop: Einladung zum ECM-Fachkongress
[31.5.2018] Seinen Fachkongress für Enterprise Content Management veranstaltet das Unternehmen d.velop in diesem Jahr parallel zur CEBIT im Convention Center der Messe. mehr...
Auf dem d.velop forum werden aktuelle Trends rund um das Thema ECM besprochen.
E-Akte: Fast 20 Jahre papierlos Bericht
[29.5.2018] Die Welt wird immer digitaler. Ob in der Wirtschaft oder im öffentlichen Sektor – elektronisches Dokumenten-Management ersetzt zunehmend den Aktenschrank. Wie der Weg in die digitale Zukunft für eine Mittelstadt aussehen kann, zeigt Soltau in Niedersachsen. mehr...
ECM-Nutzen aus Sicht der Anwender
Kreis Minden-Lübbecke: Digitale Sozialakte
[16.5.2018] Im Kreis Minden-Lübbecke haben die kommunalen Jobcenter mit Unterstützung des krz die digitale Sozialakte eingeführt. Ziel ist es nun, die E-Akte im Jobcenter flächendeckend einzusetzen sowie für weitere Rechtsgebiete der Leistungsverwaltung zu implementieren. mehr...
Torsten Meier vom Standort Lübbecke arbeitet seit Dezember 2017 mit der digitalen Sozialakte.