Gerolstein:
Digitale Aktenführung als Ziel


[20.2.2014] Matthias Pauly, Bürgermeister der Verbandsgemeinde Gerolstein, berichtet über die verwaltungsweite Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) und die damit verbundenen Herausforderungen für die Mitarbeiter.

Matthias Pauly, Bürgermeister der Verbandsgemeinde Gerolstein. Herr Bürgermeister Pauly, welche Maßnahmen wurden im Vorfeld der DMS-Einführung in der Gerolsteiner Verwaltung getroffen?

Damit ein solches Projekt von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getragen werden kann, ist ein offener Informationsfluss notwendig. Wir haben in Personalversammlungen über die Einführung des Dokumenten-Management-Systems informiert und die Beschäftigten von Anfang an beteiligt. So hatte jeder Sachbearbeiter die Aufgabe, nach Vorgaben der Projektgruppe eine Ablagestruktur für sein Sachgebiet aufzustellen, welche dann bei der Installation importiert werden konnte. Vor der Einführung des DMS war eine Migration unserer Office Software auf die aktuelle Version notwendig, was für unsere Beschäftigten zusätzlichen Aufwand bedeutete. Parallel wurde ein Schulungskonzept für die neue Office Software und das DMS erarbeitet und umgesetzt.

Welche Herausforderungen hatten Sie zu bewältigen?

Aktuell beschäftigt sich das Projekt-Team mit der Frage, unter welchen Voraussetzungen man ein gescanntes Dokument vernichten kann. Glücklicherweise hat sich im vergangenen Jahr seitens der Gesetzgebung einiges in dieser Richtung getan, woran wir uns zur Klärung dieser Frage orientieren können. Hier kommen uns der Erlass des E-Government-Gesetzes des Bundes, die Änderung diverser Gesetze, etwa in der Zivilprozessordnung, und die technische Richtlinie RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sehr entgegen. Was erwähnenswert gut funktioniert hat, ist die Anbindung der verschiedenen Fachverfahren an die Lösung CC DMS von Anbieter CC e-gov. Hier haben die jeweiligen Software-Hersteller auf unsere Bedürfnisse reagiert.

Damit ein solches Projekt von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getragen werden kann, ist ein offener Informationsfluss notwendig.


Innerhalb welches Zeitraums haben Sie das System eingeführt?

Unser Zeitplan war und ist sehr eng gestrickt. Zwischen dem Projektstart und der Entscheidung für ein konkretes Produkt lagen gerade einmal dreieinhalb Monate. Zwei Monate später konnte das Dokumenten-Management-System bereits auf hierfür bereitgestellten Servern installiert werden. Die Schulungen der Mitarbeiter sowie die Anbindung der meisten Fachverfahren waren bis Mitte 2013 so weit vorangeschritten, dass wir seit dem 1. Juli 2013 in allen Fachbereichen hybride Akten führen können. Sobald die bereits angesprochene Fragestellung der Vernichtung von Papierdokumenten geklärt ist, sind wir in der Lage, die Aktenführung ausschließlich digital abzubilden.

Interview: Claudia Schmidtkonz

http://www.gerolstein.de
http://www.cc-egov.de
Dieser Beitrag ist in der Februar-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, CC e-gov, Gerolstein

Bildquelle: Gemeinde Gerolstein

Druckversion    PDF     Link mailen


 Anzeige

Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Heidelberg: Rechnungsprozesse optimiert Bericht
[23.2.2021] Tausende Rechnungen empfängt die Stadt Heidelberg jedes Jahr, was bisher einen enormen Verwaltungsaufwand verursacht hat. Mithilfe der Lösung x.collector von Anbieter crossinx konnte der Bearbeitungsprozess nun erheblich optimiert werden. mehr...
E-Rechnungen sparen der Stadt Heidelberg Zeit und Geld.
Kreis Borken: Digitale Aktenführung beim Jobcenter
[22.2.2021] Das Jobcenter im Kreis Borken im Westmünsterland will die E-Sozialakte und den digitalen Posteingang und -ausgang im Laufe des Jahres 2021 einführen. Ab März startet in den ersten Kreiskommunen die Umstellung. mehr...
Wuppertal: Handliche PDFs und digitaler Posteingang
[12.2.2021] In Wuppertal arbeitet man schon seit vielen Jahren mit elektronischen Akten im PDF-Format. Der Beabeitungskomfort der einfach digitalisierten Bestandsakten ließ jedoch zu wünschen übrig. Eine zusätzliche Software brachte Abhilfe. mehr...
Output Management: Briefe aus dem Homeoffice Bericht
[9.2.2021] Behördenpost verschicken, ohne sie selbst drucken, frankieren und versenden zu müssen: Das ermöglicht das Angebot Print as a Service der ITEBO-Unternehmensgruppe. mehr...
Mit Print as a Service wird der Briefversand digital.
Hamburg: Wasserrechtliche Erlaubnis online beantragen Bericht
[19.1.2021] Die Hamburger Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft digitalisiert die Anträge zur Wasserrechtlichen Erlaubnis. Damit verbessert die Freie und Hansestadt ihre Servicequalität und entlastet Mitarbeiter. mehr...
Bürger in Hamburg können Anträge zur Wasserrechtlichen Erlaubnis ab sofort digital stellen.
Suchen...

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 3/2021
Kommune21, Ausgabe 2/2021
Kommune21, Ausgabe 1/2021
Kommune21, Ausgabe 12/2020

IT-Guide PlusCC e-gov GmbH
21079 Hamburg
CC e-gov GmbH
Aktuelle Meldungen