Studie:
Mit Sicherheit unter Druck


[2.5.2014] Laut einer Studie der International Data Corporation ist bei der Optimierung dokumentenintensiver Prozesse die Sicherheit im Public Sector von herausragender Bedeutung.

Auch bei der Papierverarbeitung ist für den öffentlichen Sektor der Datenschutz ein wichtiges Thema, so das Ergebnis einer Studie. Eine Studie zum Print- und Dokumenten-Management in Deutschland hat jetzt die International Data Corporation (IDC) vorgelegt. Ziel der Ende 2013 durchgeführten Marktbefragung war es, Trends bei Optimierungsmaßnahmen von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen mithilfe von Print- und Dokumenten-Management zu ermitteln. Befragt wurden 220 Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern. Acht Prozent der Befragten sind Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung. Eine Erwartung: Die Verwendung von Papier geht zurück, die Digitalisierung steigt. Aber auch das mobile Drucken gewinnt der Studie zufolge an Bedeutung. Bei allen Maßnahmen – und das ist laut IDC in diesem Ausmaß neu – ist die Gewährleistung der Sicherheit das oberste Ziel. Hier habe die NSA-Affäre offenbar bei vier von fünf befragten Unternehmen das Bewusstsein verändert.

Einsatz mit Hindernissen

37 Prozent der Unternehmen betreiben ihre Druckerumgebung mit Printmanagement. Knapp ein Drittel plant die Einführung innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 25 Prozent beschäftigen sich intensiv mit der Thematik. Einen großen Bedarf an Managed Print Service (MPS) zeigt etwa die öffentliche Verwaltung. Bei den befragten Unternehmen sind Funktionen zum Scannen und zur manuellen Weiterleitung von Dokumenten, elektronische Formulare und elektronische Archivierung oder Lösungen für sicheres Drucken und Authentifizierung am häufigsten im Einsatz. Die aufwendige Implementierung von Document Solutions Software oder die Integration dieser Software Tools mit Unternehmensapplikationen und Datenbanken sind bei der Optimierung größere Herausforderungen. Auch undurchsichtige Abläufe nennen 25 Prozent der Befragten als größeres Hindernis. Als größte Barriere hat sich die enge Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen herausgestellt. Fachbereiche trauen demnach der IT-Abteilung die Prozessoptimierung nicht immer zu. Umgekehrt monieren die IT-Entscheider die fehlende Unterstützung des Managements und tun sich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen schwer.

Besonderheiten im öffentlichen Sektor

Papierverarbeitung ist für den Public Sector ein wichtiges Thema. Im Vergleich zu reinen Wirtschaftsunternehmen wird nicht nur der Posteingang genauer dokumentiert. Überdurchschnittlich oft sind auch DMS-Lösungen im Einsatz. Laut Johannes Bischof, President und Geschäftsführer von Konica Minolta Business Solutions Deutschland, liegt in der zunehmenden Digitalisierung ein riesiges Einsparpotenzial. „E-Formulare statt Print bedeuten Geschwindigkeit, Bürgerfreundlichkeit und eine gute Antwort auf den Kostendruck.“ Überdurchschnittlich wichtig ist im öffentlichen Bereich zudem der Datenschutz. Ein Trend ist laut der Studie das sichere Drucken mit Authentifizierung am System. Und während in der Unternehmenswelt die Entwicklung dahin geht, dass sich die private und geschäftliche Nutzung verzweigen, ist für Behörden die strikte Trennung wichtig. „Im Bereich Print und Dokumenten-Management gibt es sehr innovative Kommunen und Landesverwaltungen“, sagt Jan Neumann, Vertriebsleiter Printing und Managed Services bei HP, „weniger aber auf Bundesebene. Das hängt von den Budgets ab. Ausgeprägter ist sie etwa bei öffentlichen Trägern wie Universitäten oder Kliniken.“ Sönke Nonnsen, Vertriebsleiter der Firma Lexmark, ergänzt: „Da die Entscheidungskompetenz bei Behörden nicht zentral ist, dauern die Innovationen außerdem länger.“

Verena Barth

http://www.idc.com
http://www.lexmark.com
http://welcome.hp.com
http://www.konicaminolta.de
Dieser Beitrag ist in der Mai-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, IDC, Hewlett-Packard (HP), Konica Minolta, Lexmark

Bildquelle: PEAK Agentur für Kommunikation

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Lastrup / Lindern: Gemeinsam DMS eingeführt
[24.11.2022] Um Synergieeffekte zu nutzen, haben die Gemeinden Lastrup und Lindern gemeinsam enaio, das Dokumenten-Management-System (DMS) von Anbieter Optimal Systems eingeführt. Implementiert wurde die Lösung von der ITEBO-Unternehmensgruppe. mehr...
Thüringen: Verwirrung um Datenpanne
[10.11.2022] Über die Ursachen einer Datenpanne in der Thüringer Landesverwaltung wurden falsche Informationen verbreitet. Der Verlust digitaler Dokumente geht tatsächlich auf eine selbst entwickelte Löschroutine des Thüringer Landesrechenzentrums zurück. mehr...
Heide: Hausweite Digitalisierung mit enaio
[28.10.2022] Die hausweite Verwaltungsdigitalisierung geht die Stadt Heide mit dem Dokumenten-Management-System enaio von Optimal Systems an. Bereits seit dem Jahr 2006 arbeitet sie mit der Lösung, die mit den Jahren gruppen- und sachbezogen ausgeweitet wurde. mehr...
Die Stadt Heide geht die Verwaltungsdigitalisierung mit dem DMS enaio an.
Ceyoniq: Neue nscale-Version mit mehr Integrationen
[21.10.2022] Die Version 8.4 des EIM nscale von Ceyoniq bietet Anwendern die Integration des Finanzbuchhaltungssystems DATEV, eine Automatisierung im Eingangsrechnungsmanagement und die Möglichkeit zur einfacheren Selbstorganisation, indem Informationen kategorisiert werden. mehr...
AKDB: Vorteil E-Akte
[13.10.2022] Die elektronische Aktenführung ist für viele Jugend-, Sozial- und Wohngeldämter in Bayern aus der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken. Dokumenten-Management-Systeme bieten dabei zahlreiche Vorteile. mehr...
Suchen...

 Anzeige



Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 12/2022
Kommune21, Ausgabe 11/2022
Kommune21, Ausgabe 10/2022
Kommune21, Ausgabe 09/2022

Aboverwaltung


Abbonement kuendigen

Abbonement kuendigen
Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Dokumenten-Management:
IT-Guide PlusCC e-gov GmbH
21079 Hamburg
CC e-gov GmbH
ekom21 – KGRZ Hessen
35398 Gießen
ekom21 – KGRZ Hessen
Corel GmbH
63755 Alzenau
Corel GmbH
DATEV eG
90429 Nürnberg
DATEV eG
PDV GmbH
99097 Erfurt
PDV GmbH
Aktuelle Meldungen