[29.10.2014] Die Gemeinde Friolzheim macht Schluss mit aufgestauten Papierbergen. Mit der Ratssoftware iRICH verläuft die Gremienarbeit vollkommen zellulosefrei.

Im Jahr 2013 stand die Gemeinde Friolzheim im Enzkreis vor einer großen Herausforderung: Innerhalb weniger Monate sollte das alte Ratssystem auf ein komplett papierfreies System umgestellt werden. An die Gründe für die Umstellung erinnert sich Bürgermeister Michael Seiß: „Ausschlaggebend waren die hohe Bearbeitungszeit papiergestützter Gemeinderatssitzungen, der immense, kontinuierlich zunehmende Papierbedarf sowie der aus dem Gemeinderat selbst aufkommende Wunsch nach mehr, jedoch papierarmer Information. Außerdem sollte die fraktionsinterne Gruppenzusammenarbeit verbessert werden.“

Ratsarbeit optimiert

Nach mehreren Vorstellungen diverser Firmen fiel die Entscheidung der baden-württembergischen Gemeinde auf das System iRICH der Firma Sternberg. Durch die einfache Bedienung der Ratssoftware sowie der beigefügten iPads habe sich die Ratsarbeit der Kommune maßgeblich verändert, berichtet der Bürgermeister – auch wenn zu Beginn der Einführung noch einige Hürden zu überwinden waren: „Nach der Beschaffung, Bestückung und Anpassung der verwaltungsinternen Hard- und Software-Ausstattung galt es, den Wissensstand von Gemeinderat und Verwaltung in Sachen Tablet-PCs und deren Bedienbarkeit auf ein einheitliches Niveau zu heben“, so Seiß. „Die Papierberge auf dem Ratstisch sind nun verschwunden.“
Weitere Vorteile liegen für den Rathaus-Chef auf der Hand: „Einfachheit, Zeit- und Papiereinsparung, Informationszuwachs sowie intensivere Gremienarbeit. Ergänzend hinzu kommt die deutlich verbesserte Recherche, etwa bei bereits länger zurückliegenden Beschlüssen.“ Trotz der fortschreitenden Gewöhnung an die neue Ratssoftware sieht Seiß noch Spielraum für weitere Entwicklungen: „Neben stetigen Optimierungen im Tagesablauf planen wir, das bislang lediglich auf unsere Gremienarbeit zugeschnittene Ratsinformationssystem zu einem online abrufbaren Bürgerinformationssystem auszubauen.“ Auch in diesen Prozess soll die Firma Sternberg als Partner der Gemeinde einbezogen werden. Denn eines steht heute schon fest: Papierberge will in Friolzheim niemand mehr sehen.

Jan-Christopher Reuscher ist Vertriebsmitarbeiter bei der Firma Sternberg Software-Technik, Bielefeld.

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Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Sternberg, Friolzheim

Bildquelle: Sternberg