OWL-IT:
Petershagen nutzt Unterlagen-App

[21.5.2024] Die Unterlagen-App Ula erleichtert das digitale Einreichen von Unterlagen bei einer Behörde. Mit der Stadt Petershagen führt eine weitere Verbandskommune im Zweckverband Ostwestfalen-Lippe-IT (OWL-IT) die Lösung ein. Neues Lernmaterial für Anwender wird ebenfalls erstellt.

Die ursprünglich vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) entwickelte Unterlagen-App Ula erlaubt die datenschutzkonforme Weitergabe von Dokumenten per Smartphone. Zum Einsatz kommt Ula im Kontakt zwischen Bürgern und Behörden, aber auch bei behördeninternen Prozessen, beispielsweise im Personalbereich (wir berichteten). Nun berichtet der Zweckverband Ostwestfalen-Lippe-IT (OWL-IT) – die Folgeorganisation des krz (wir berichteten) – über die Einführung der Ula-App in einer weiteren Verbandskommune: Die Stadt Petershagen setzt die UnterlagenApp (Ula) im Bereich der Sozialverwaltung ein, um Bürgerinnen und Bürgern die digitale Einreichung behördlich benötigter Unterlagen zu ermöglichen.

Zwei separate Schulungsmodule

Die digitalen Schulungen zur Ula erfolgten in Petershagen bereits im Dezember 2023 und Januar 2024. Angeboten wurden zwei separate Schulungsmodule. Eines richtet sich an die Sachbearbeitenden, das zweite Modul ist für die Administration, die die Plattform tiefergreifender kennenlernt. Nach zwei Monaten Vorlaufzeit konnte das Produktivsystem der Unterlagen-App dann zur Verfügung gestellt werden. Vorab testete der Pilotbereich in der Behörde die Lösung ausgiebig. Das Feedback aus dieser Phase wurde aufgenommen und floss direkt die Weiterentwicklung der Applikation ein. Neben Petershagen steht auch noch bei weiteren Verbandskommunen der OWL-IT eine Test- und Produktivsetzung an.

Häppchenweise lernen

Im Frühjahr 2024 erarbeite das Projekt-Team der OWL-IT ein neues Lernkonzept für die Ula. Vorgesehen ist, so genannte Learning Nuggets zentral anzubieten, um die digitalen Schulungsmöglichkeiten zu erweitern. Das bedeutet, dass sich Anwender kurze Lerneinheiten genau dann ansehen können, wenn diese in der Praxis benötigt werden. So können sie beispielsweise erfahren, wie ein Zugang konfiguriert wird oder wie das Login erfolgt. Das Konzept soll den Gedanken des Lernens am Arbeitsplatz unterstützen. Wie bei der Entwicklung der App selbst hat das Ula-Team dabei einen direkten Draht zu den Kommunen, sodass die Lernmodule deren Bedarf entsprechen.„Wir konnten die relevanten Punkte bereits beim letzten Anwendertreffen mit den Anwesenden abstimmen und die Resonanz war sehr positiv“, berichtet Jonas Hammerschmidt, Entwickler der App. Die Lernmodule der Ula werden durch das Projekt-Team eigens aufgenommen sowie eingesprochen und anschließend über die Plattform zum Abruf bereitgestellt. (sib)

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Bildquelle: OWL-IT