[20.5.2016] Höhere Flexibilität, schnellere Arbeitsabläufe und mehr Bürgerorientierung – mobile Anwendungen in der öffentlichen Verwaltung bieten viele Vorteile. Das findet auch der Anbieter Infoma und hat für das Fachmodul Kommunale Betriebe eine App konzipiert.

Mobile Endgeräte werden längst nicht mehr nur privat genutzt. Immer intensiver findet auch im Verwaltungsumfeld die Kommunikation mittels mobiler Internet-Technologie statt – eine Entwicklung, der sich alle Kommunen stellen müssen. Die Ansprüche an die öffentlichen Verwaltungen vonseiten der Bürger und Unternehmen, aber auch der Mitarbeiter, haben sich in den vergangenen Jahren stark verändert und fordern ein entsprechendes Handeln. Erwartet werden bedarfsgerechte mobile Anwendungen, Cloud-Dienste, die Integration sozialer Medien und webbasierte Software. Auch die weitgehend durchgängige Digitalisierung und damit Optimierung der Verwaltungsabläufe ist ein Muss im Reformprozess. Zahlreiche Kommunen, darunter Preisträger und Bewerber des seit 2013 jährlich vergebenen Infoma-Innovationspreises, haben bereits mit hohem Engagement bewiesen, dass sich die Umsetzung dieser Herausforderungen lohnt. Für die meisten Verwaltungen heißt es aber, bei den Themen Informations- und Kommunikationstechnologien weiter aufzurüsten. Eine immer größere Bedeutung kommt hierbei den mobilen Anwendungen zu. Sie ermöglichen durch ihre Ortsunabhängigkeit eine höhere Flexibilität, schnellere Arbeitsabläufe und mehr Bürgerorientierung. Ein zukunftsträchtiger Baustein im Rahmen einer konsequenten E-Government-Strategie ist das so genannte Mobile Government.

Schluss mit der Doppelerfassung

Der Ulmer Anbieter kommunaler Software-Lösungen Infoma hat sich bereits frühzeitig des Themas Mobilität und Apps angenommen. Aktuell steht mit der Mobilen Datenerfassung (MDE) die erste App für Anwender des newsystem-Fachmoduls Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen zur Verfügung. Das bedeutet: Schluss mit der Doppelerfassung von Leistungen und der daraus resultierenden Fehlerproblematik durch falsche Übertragung, falsche Auftragsnummern, unvollständige Aufschriebe oder nicht lesbare Texte und Zahlen. Durch die intelligent eingerichtete mobile Datenerfassung lassen sich die bisher personal- und kostenaufwendigen administrativen Tätigkeiten verkürzen und qualitativ verbessern. Die auf Smartphone, Phablets oder Tablets unter Android, iOS, Windows Phone oder Windows 10 einsetzbare App ermöglicht die schnelle, fehlerfreie Erfassung von Einsätzen direkt und zeitnah am Entstehungsort. Eine vorkonfigurierte Auswahl vermeidet Fehler bei der Eingabe, denn die Zusteuerung ausschließlich passender Aufträge erfolgt gezielt an bestimmte Mitarbeiter und Teams. Die Anwendung funktioniert im Online- und Offline-Modus, kann auf unterschiedlichen Endgeräten eingesetzt werden und unterstützt Kamera, GPS und Barcode je nach Gerätetyp. Dadurch ist ein durchgängiger, medienbruchfreier Prozess gewährleistet – auch für Anwender des im Rechenzentrum gehosteten Verfahrens Kommunale Betriebe. Die MDE-App wurde so konzipiert, dass sie für den Einsatz im Rechenzentrum geeignet ist. Das heißt, die auf einem mobilen Endgerät erfassten Leistungen gehen über verschlüsselte Verbindungen ins Rechenzentrum, wo sie weiterverarbeitet und in die Infoma-Lösung newsystem übertragen werden. Unterstützt werden sowohl HTTPS- und HTTP- als auch VPN-Verbindungen. Um eine fehlerfreie Datenweitergabe zu gewährleisten, kann der Mitarbeiter vor Ort erst alle Leistungen abarbeiten und sie im Anschluss auf Plausibilität prüfen. Differenzen bei der Erfassung des Personals oder der Stunden zeigt ihm die App in einer übersichtlichen Baumdarstellung an. Die Synchronisierung erfolgt via Push-Service.

Kommunen sind zufrieden

Wie komfortabel es sich mit der standardisierten mobilen App arbeiten lässt, testen aktuell vier Anwender des Infoma-Fachmoduls Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen. Die Bauhöfe der Stadt Baden-Baden und der Gemeinde Wachtendonk lassen seit Anfang des Jahres 2016 die Leistungen ausgewählter Mitarbeiter vor Ort auf iOS-Geräten erfassen. Parallel dazu setzen die Bauhöfe der Städte Soest mit Android-Geräten und Versmold mit Windows-Phone-Geräten auf die Rechenzentrumsfähigkeit der MDE-App. Soest ist Partner des Rechenzentrums S-IT, Versmold kooperiert mit regio iT. Nach den ersten Anwendungswochen zeigten sich die Nutzer zufrieden. Sie attestierten der Lösung eine hohe Praxistauglichkeit und eine übersichtliche, einfache Bedienung. Mit dem neuen Angebot hat Infoma einen ersten Schritt im Trendthema Mobile Government vollzogen. Ideen für weitere Apps liegen bereits vor, beispielsweise zu den Themen Objektkontrolle im Bauhof sowie Instandhaltung, Wartung und Prüfung beim Liegenschafts- und Gebäude-Management im Rahmen der Betreiberverantwortung. Das durch neue Funktionen optimierte Modul wird künftig auch die mobile Prüfung, Kontrolle und Wartung von Ausrüstungen und Objekten ermöglichen. Bei allen Entwicklungen steht immer der Nutzen für die Kunden im Vordergrund – damit sie den Herausforderungen der Zukunft fachlich fundiert und effizient begegnen können.

Peter Krischke ist Bereichsleiter Fachverfahren und Neue Geschäftsfelder bei der Infoma Software Consulting GmbH in Ulm.

http://www.infoma.de
Dieser Beitrag ist in der Mai-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Social Media, Infoma, Apps, Mobile Government, MDE, newsystem

Bildquelle: PEAK Agentur für Kommunikation