[14.7.2016] In Wiesbaden liegen bereits die Gesamtabschlüsse für die Jahre 2012 bis 2014 vor, der Abschluss für 2015 wird derzeit erstellt. Dank einer Software kann die hessische Landeshauptstadt die Konsolidierung zwischenzeitlich autark im eigenen Haus durchführen.

Zum Stichtag 31. Dezember 2015 müssen die hessischen Kommunen ihren ersten Gesamtabschluss erstellen. Die Landeshauptstadt Wiesbaden hat im Juli 2014 ihren ersten Gesamtabschluss für das Jahr 2012 vorgelegt, inzwischen ist auch schon der Folgeabschluss für 2013 testiert, der Abschluss 2014 ist erstellt und der Abschluss 2015 in Arbeit. Die Landeshauptstadt gehört damit zu den Pionieren in Hessen.
Ein ausreichender zeitlicher Vorlauf und ein professionelles Projekt-Management gehören zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren, die das Projekt-Team Wiesbadens für die Aufstellung des ersten Gesamtabschlusses empfiehlt. Die Landeshauptstadt wählte hierfür eine Projektorganisation mit Lenkungs- und Projektgruppe. In der Lenkungsgruppe waren neben dem Kämmerer und den Leitern der Kämmerei sowie der Stadtkasse (Finanzbuchhaltung) auch die kaufmännischen Leitungen der wichtigsten einbezogenen Eigenbetriebe und Gesellschaften vertreten. Die Lenkungsgruppe stand der Projektleitung beratend zur Seite und verabschiedete unter anderem die erarbeitete Gesamtabschlussrichtlinie. Die frühzeitige Einbindung der externen Aufgabenträger förderte die Akzeptanz für die gemeinsame Aufgabe und sorgte für reibungslose Abstimmungsprozesse. Auch in der Projektgruppe, die dann für die konkrete Umsetzung des Gesamtabschlusses verantwortlich zeichnete, waren außer der Stadt alle externen Aufgabenträger vertreten. Zudem wurde das Revisionsamt frühzeitig eingebunden, um beispielsweise die Dokumentationsanforderungen vorab abzustimmen.

Wichtige Meilensteine

Für ihr Modellprojekt zum ersten Gesamtabschluss hat sich Wiesbaden Unterstützung von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte geholt. Das Unternehmen IDL wurde als Software-Partner ausgewählt. Die IDL-Berater arbeiteten anschließend mit der Projektleitung Wiesbadens und den Wirtschaftsprüfern im gut funktionierenden Experten-Dreieck zusammen. Wichtige weitere Meilensteine im Projektfortschritt waren die Bestimmung des Konsolidierungskreises, die Erstellung des Konzernkontenplans, die technische Umsetzung mittels IDL-Software, die Überleitung der Einzelabschlüsse auf den Konzernkontenplan, die Erstellung des Schulungskonzepts, die Entwicklung des Saldenabstimmungsprozesses, die Erstellung der Gesamtabschlussrichtlinie, die Einrichtung des Berichtswesens und die Erstellung der Berichtspakete sowie schließlich die Einrichtung eines internen Kontrollsystems. Die Landeshauptstadt hat ihre in diesem Rahmen erarbeitete Gesamtabschlussrichtlinie und weitere Arbeitsergebnisse bereits anderen Kommunen zur Verfügung gestellt; Formulare, Strukturen oder Positionspläne können als Vorlagen genutzt werden.

Ausgereifte IT-Lösung statt beratungsintensiver Modelle

Wiesbaden hat IDL.KONSIS als Software-Lösung ausgewählt, da die Verantwortlichen hier die gesuchte Kombination an Anforderungen realisiert fand: Eine ausgereifte, vielfach bewährte und zertifizierte IT-Lösung, die es ermöglicht, die Konsolidierung auf Dauer eigenständig durchzuführen. Beratungsintensive Modelle waren in der Landeshauptstadt nicht gefragt. Da außerdem die Holding der Wiesbadener Stadtwerke bereits seit Jahren mit IDL.KONSIS konsolidiert, waren auch die guten Erfahrungen und die Perspektive, in einer einheitlichen Systemwelt mit dem Teilkonzern zu arbeiten, ausschlaggebend. Darüber hinaus spielte das Thema Daten-Management bei der Software-Auswahl eine Rolle.
IDL stellt mit dem IDL.Connector/IDL.XLSLINK einfach zu bearbeitende Excel-Erfassungsbögen bereit, mit denen die benötigten Informationen der externen Aufgabenträger einheitlich und unkompliziert erhoben werden können. Bei heterogenen Systemlandschaften und unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards der beteiligten Gesellschaften hat sich diese Lösung als handlich und effizient erwiesen. So wird unter anderem der Wartungsaufwand für komplexe Schnittstellen, etwa zu SAP-Systemen einzelner Beteiligungen, vermieden.

Gesamtabschluss unterliegt einem laufenden Verbesserungsprozess

Im Referat Gesamtabschluss der Kämmerei, das die Konsolidierung zentral steuert, wurde gezielt fachliches und technisches Know-how aufgebaut, um die gewünschte Unabhängigkeit bei der Konsolidierung zu erreichen. Nach zügigen Lernschritten schon während der Implementierung und einer zweitägigen Inhouse-Schulung war für die Verantwortlichen dabei die Zusammenarbeit mit der IDL-Hotline hilfreich. Förderlich war außerdem die eigene Dokumentation zu Abläufen und Programmschritten. Den dritten Gesamtabschluss kann die Landeshauptstadt wie anvisiert nun nahezu eigenständig erstellen. Lediglich für vereinzelte fachliche Fragen werden Berater von IDL hinzugezogen. Auch die Administration von IDL.KONSIS erfolgt intern; die Wartungen und Release-Wechsel beispielsweise führen die Projektverantwortlichen der Kämmerei inzwischen selbstständig durch.
Nach erfolgreicher Einführung des Gesamtabschlusses und zwei Folgekonsolidierungen kann das Projekt-Team festhalten, dass der Plan aufgegangen ist: Aus Sicht der Stadt Wiesbaden ist die Kombination aus kompetenter fachlicher und technologischer Beratung beim Einstieg mit einer anwenderfreundlichen Software, die den Weg zur eigenständigen Konsolidierung ebnet, ein sehr erfolgreiches Konzept. Eine wichtige Projekterkenntnis war, dass die Erstellung des Gesamtabschlusses einem laufenden Verbesserungsprozess unterliegt und Details im Laufe der Jahre immer weiter ausgefeilt werden. Die lückenlose Dokumentation in IDL.KONSIS sichert dabei die vom Revisionsamt geforderte Nachvollziehbarkeit aller Einzelschritte und hilft auch, mögliche Inkonsistenzen zu lokalisieren und gemeinsam Optimierungsansätze zu finden.

Dr. Hanne Gutmann ist Fachjournalistin aus Darmstadt.

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Dieser Beitrag ist in der Juli-Ausgabe von Kommune21 im Schwerpunkt Gesamtabschluss erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Finanzwesen, IDL, Gesamtabschluss, Wiesbaden

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