Friedrichsdorf:
Zeit und Kosten sparen


[21.12.2016] Seit 1997 vertraut die Stadt Friedrichsdorf im Hochtaunuskreis auf Sternberg-Produkte. Über die Jahre wurde der Sitzungsdienst durch verschiedene Module erweitert. Nun konnte die Sitzungs-App iRICH den Materialverbrauch und Zeitaufwand erneut reduzieren.

Einladungen bekommen Gremien-Mitglieder direkt aufs Tablet. Keine Papierstapel mehr, keine Zettelwirtschaft: Die Mitglieder der Friedrichsdorfer Gremien gehen heute mit dem Tablet zu den Sitzungen. Durch die einfache Bedienung, die automatische Datensynchronisation und die hohe Datensicherheit ist die iRICH App der Firma Sternberg für die Gremienarbeit der hessischen Stadt Friedrichsdorf unentbehrlich geworden. Heute nutzen sämtliche Mitglieder des Magistrats die iRICH App. Der Versand von Sitzungsunterlagen in Papier entfällt damit komplett. Mehr als 97 Prozent der Stadtverordneten, fast 93 Prozent der Ortsbeiratsmitglieder und fast 78 Prozent der Mitglieder des Ausländerbeirats nutzen ebenfalls das Tablet.
Der Weg zum effizienten Ratsinformationssystem begann in der Stadt im Hochtaunuskreis vor rund 20 Jahren. Damals stand vor allem die effizientere Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten im Fokus. Die Anforderungen an die Verwaltung waren gestiegen und durch die Einführung einer Sitzungsdienst-Software konnten Vorlagen, Einladungen, Niederschriften und Beschluss-Auszüge einfacher erstellt werden. Allein die Möglichkeit, nun mit vorgefertigten Textbausteinen arbeiten zu können, erwies sich für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung als große Hilfe. Durch den Einsatz der Sitzungsdienst-Software konnte erstmals auch die Sitzungsgeldabrechnung automatisiert werden. Seither wurde das Sitzungsdienstverfahren konsequent ausgebaut und ist heute weit mehr als nur ein Ratsinformationssystem.

Auch die Bürger profitieren

Um Mandatsträgern einen geschützten Zugang zum Intranet-Verfahren mit unterschiedlichen Zugriffsrechten zu ermöglichen, wurde der Sitzungsdienst im Jahr 2002 schließlich um die Lösung SD.Office, heute SD.NET, erweitert. Als Basis digitaler Gremienarbeit ermöglicht die Software die sichere und unkomplizierte Verteilung wichtiger Informationen an die jeweiligen Empfänger. Als besonders nützlich erwiesen sich die Recherchemöglichkeiten. Bereits zu Beginn nahmen 75 Prozent der Mandatsträger in Friedrichsdorf am Intranet-Verfahren teil. Die Rückmeldungen zum papierlosen Verfahren waren und sind überwiegend positiv. Anhand individuell definierter Profile sind Dokumente, die wie Einladungen oder Drucksachenvorlagen im Rahmen des Sitzungsdienstes erstellt werden, einsehbar. Informationen über verschiedene Gremien, alle Mandatsträger und Sitzungstermine können ebenfalls abgerufen werden. Auch der Umgang mit der Software ist unkompliziert. Die Reihenfolge der Programmfunktionen ist auf die üblichen Arbeitsvorgänge abgestimmt. So können auch ungeübte PC-Nutzer problemlos mit der Software arbeiten.
Doch nicht nur Mandatsträger und Verwaltung profitieren von dem Ratsinformationsdienst: Ein Jahr nach dessen Einführung erhielten auch die Bürger Friedrichsdorfs Zugang. Öffentliche Niederschriften und Bekanntmachungen können seitdem komfortabel abgerufen werden. Damit zeigt sich eine weitere Stärke der Sternberg-Software: ihre Flexibilität. Anpassungen im System, die auf die Besonderheiten der Stadt Friedrichsdorf Rücksicht nehmen, wurden zeitnah und individuell durchgeführt. Bei Fragen bot die Hotline des Herstellers schnelle Hilfe und das Unternehmen veranstaltete Informationsabende für Mandatsträger vor Ort. Allein durch die Einführung der SD.NET-Software konnten Kopieraufwand, Papierverbrauch und Botengänge reduziert werden.

Tablets für alle Gremienmitglieder

Die bestehende Adressdatenbank der Mandatsträger wurde im Jahr 2010 erweitert und neu aufgebaut. Die Verwaltung kann seither auf verschiedenste Adressen zugreifen, ohne unterschiedliche Listen immer wieder neu zu überarbeiten. Es ist jetzt unter anderem möglich, für die Ehrungen der Mandatsträger ihre Zugehörigkeit nach zwölf beziehungsweise 20 Jahren zu ermitteln. Der Arbeitsaufwand bei Jahresempfängen, Weihnachtsgrüßen, Ehe-, Alters- und Dienstjubiläen sowie Ehrenbriefen konnte gesenkt werden. Regelmäßig wiederkehrende Dokumente, die an einen identischen Empfängerkreis gesendet werden, können gespeichert werden und sind so reproduzierbar. Im gleichen Jahr wurde der Service für die Bürger ausgebaut. Nicht nur die öffentlichen Bekanntmachungen und Niederschriften sind jetzt online, sondern auch die öffentlichen Vorlagen.
Im Jahr 2013 wurde der Service noch einmal erweitert. Mit der iRICH BürgerApp von Sternberg ist es seitdem möglich, Sitzungs­unterlagen direkt bei der Anmeldung herunterzuladen und abzusichern. Die App lässt sich einfach im App-Store beziehen und leicht installieren.
Mit Beginn der neuen Wahlzeit am 1. April 2016 wurden allen Gremienmitgliedern iPads zur Nutzung der iRICH Sitzungs-App angeboten. Die Daten können nun offline abgerufen werden. Sobald neue Dokumente hochgeladen werden, informiert die App den User auf Wunsch per E-Mail oder Push-Nachricht. Der Sitzungskalender aktualisiert automatisch die jeweils relevanten Termine. Dies reduzierte den Papierverbrauch und die Botengänge innerhalb der Verwaltung erneut. Die Unterlagen selbst können innerhalb der App unterstrichen, verändert und farblich markiert werden.
Auch das Teilen persönlicher Notizen mit anderen Nutzern ist kein Problem. Die Recherche innerhalb der Dokumentendatenbank, einschließlich der persönlichen Notizen, ist exakt und funktional. Im News-Bereich können sich die Nutzer jederzeit über Termin- und Raumänderungen informieren. Durch die kompetente, zeitnahe Betreuung, die Sicherheit der Software und die schnelle Hilfe bei Anfragen hat sich das Unternehmen Sternberg als verlässlicher und flexibler Partner für die Arbeit in den Friedrichsdorfer Gremien etabliert.

Dieter Dienstbach ist Leiter des Haupt- und Personalamts der hessischen Stadt Friedrichsdorf.

www.friedrichsdorf.de
www.sitzungsdienst.net
Dieser Beitrag ist in der Dezember-Ausgabe von Kommune21 im Schwerpunkt Ratsinformationssysteme erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Sternberg

Bildquelle: Harscher

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