Daten-Management:
Digital denken


[9.1.2017] Um den vollen Nutzen aus ihren Daten zu ziehen, brauchen die Kommunen Experten für das Daten-Management. Sie bringen Struktur und Ordnung in Daten und klären die Bereitstellung an Externe, in rechtlicher und technischer Natur.

Daten-Manager bringen Ordnung in Daten. Keine Organisation kann sich der Digitalisierung verschließen. Sie ist im Privat- wie im Berufsleben allgegenwärtig. Für Kommunen stellt dieser Trend eine der größten Herausforderungen dar, denn sie müssen nicht nur ihre Prozesse und Strukturen hinterfragen, sondern auch ihre Personalpolitik. Eine Digitale Kommune braucht Menschen, die digital denken. Ein zentraler Baustein ist dabei das Thema Daten. Mit ihnen müssen die Mitarbeiter in einer Verwaltung umgehen können, um sie wirkungsvoll einzusetzen. Das stellt neue Anforderungen an die Mitarbeiter und bedarf einer einheitlichen Strategie.
Big Data, Open Data, Predictive Analytics, Internet der Dinge oder Industrie 4.0 – all das sind Themen, die sich mit der Wertschöpfung aus Daten beschäftigen. Diese Schlagworte verdeutlichen die stetig wachsende Relevanz von Daten. Sie sind überall und häufig in großen Mengen vorhanden. Dieses Potenzial gilt es zu erschließen, denn Daten, Informationen und daraus generiertes Wissen sind letztlich zentrale Bestandteile sämtlicher Prozesse der öffentlichen Verwaltung. Kommunen, die ihre vielen Daten einstufen, in Beziehung setzen, auswerten und daraus Maßnahmen ableiten und neuen Nutzen schaffen, werden wirkungsvollere Entscheidungen treffen und insgesamt besser steuern können.

Schlummernde Daten wecken

Daten in Kommunen gibt es viele. Sie schlummern vor sich hin und werden bislang noch nicht in der ganzen Breite genutzt. Grund dafür ist meist eine mangelnde Datentransparenz. Die kommunalen Daten befinden sich in unterschiedlichen Daten-Silos und werden dadurch nicht integriert betrachtet. Mit dem Aufbau eines strukturierten Daten-Managements gehört ein solcher Umgang mit Daten der Vergangenheit an. Es ist entscheidend, um das gesamte Potenzial von Daten freizusetzen und es sowohl für Kommunen als auch für die Stadtgesellschaft wirkungsorientiert zu nutzen.
Durch ein Daten-Management verschaffen sich Kommunen systematisch einen Überblick über ihre umfangreichen Datenbestände. Dadurch stellen sie Transparenz über die Vielzahl an Daten her. Das hat positive Auswirkungen auf die Nutzungsmöglichkeiten sowie auf die Optimierung von Prozessabläufen. Denn nur wenn Daten richtig fließen, wird effizient und effektiv mit dem großen Datenvolumen umgegangen und sichergestellt, dass die richtigen Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Häufig sind bestimmte Daten nicht nur für eine Abteilung oder einen Fachbereich interessant. Sie werden in gleicher oder ähnlicher Form auch von anderen Stellen der Verwaltung benötigt. Insbesondere komplexe Prozesse mit vielen Schnittstellen hängen dann maßgeblich von einem Daten-Management, funktionierenden Austauschformaten und der Interoperabilität von Verfahren ab.
Eine Datentransparenz ist auch Grundlage dafür, dass Daten eingestuft werden können. Beispielhafte Fragestellungen für Kommunen sind in diesem Zusammenhang: Sind die Daten steuerungsrelevant? Können sie nur für interne Zwecke verwendet werden? Sind sie Open-Data-fähig und können somit allen frei zugänglich gemacht werden? Um diese Fragen zu beantworten, braucht es Daten-Management-Experten in Kommunen, die Struktur und Ordnung in Daten bringen und deren Bereitstellung an Externe in rechtlicher und technischer Hinsicht klären.

Transparenz beschleunigt Entscheidungsprozesse

Die Transparenz über die Daten ermöglicht es aber auch, Entscheidungen auf einer besseren Grundlage zu treffen und Entscheidungsprozesse insgesamt zu beschleunigen. Denn durch neue Technologien profitieren Kommunen von neuen und umfassenderen Auswertungs- und Visualisierungsmöglichkeiten. Daten können dann viel einfacher verarbeitet, verknüpft und Zusammenhänge erkannt werden, um sie für steuerungsrelevante Zwecke zu nutzen. Zum Beispiel stehen Daten durch den Zugriff auf mobile Datenbanken vielfach in Echtzeit zur Verfügung, welches schnellere Analysen und damit ein schnelleres Reagieren auf veränderte Situationen ermöglicht. Zukunftsszenarien können simuliert werden, indem etwa statistische und raumbezogene Daten verbunden werden. Mithilfe von Sensoren kann der Zustand von Brücken oder Straßen überprüft oder es können Ampelschaltungen auf die derzeitige Verkehrslage angepasst werden. Diese technischen Auswertungsmöglichkeiten erhöhen die Komplexität der Arbeit der Verwaltungsmitarbeiter, stellen aber auch einen Mehrwert für die Bürger, die Kommune und die Mitarbeiter selbst dar. Denn komplexe Sachverhalte und Entscheidungen können mit einer entsprechenden Visualisierung einfacher vermittelt werden. Sie werden für Bürger und Politiker nachvollziehbarer, transparenter oder gar erlebbar.
Nicht jeder Mitarbeiter muss deshalb zu einem Datenspezialisten werden. Fakt ist aber, dass sich die Arbeit und die Anforderungsprofile der Verwaltungsmitarbeiter durch Big Data und das Internet der Dinge verändern werden. Für eine erfolgreiche Anpassung an diese Entwicklungen und das Ergreifen der darin liegenden Chancen werden entsprechendes Wissen sowie unterschiedliche Kompetenzen und Fähigkeiten benötigt. Gerade im Datenzeitalter hängt gesellschaftlich, politisch und wirtschaftlich viel von den Datenkompetenzen ab. Daher brauchen Kommunalverwaltungen Datenanalysten, die als ausgewiesene Experten für das Daten-Management verantwortlich sind sowie als Berater, Promotoren oder Multiplikatoren fungieren und den Kulturwandel mitgestalten.

Nicht nur Datenexperten benötigt

Es wird aber nicht ausreichen, die Analysekenntnisse auf einen kleinen Kreis von Datenexperten zu beschränken, um Daten nachhaltig zu nutzen. Zusätzlich zu einigen Experten wird eine breite Basis an Menschen mit unterschiedlichen Grundkenntnissen im Umgang mit Daten benötigt. In der Praxis müssen diese Kompetenzen dann kombiniert und aufeinander abgestimmt werden. Für Kommunen gilt: Sie sollten sich stärker mit dem Thema Daten auseinandersetzen, Kompetenzen aufbauen und in den Aufbau eines strukturierten Daten-Managements investieren. Nur so wird das gesamte Potenzial von Daten ausgeschöpft.

Julie Gray ist Referentin im Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungs­management – KGSt, Köln.

http://www.kgst.de
Dieser Beitrag ist in der Januar-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, Daten-Management, Open Government

Bildquelle: PEAK Agentur für Kommunikation

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