[24.4.2017] Unflexibel, sperrig, kompliziert – die Gemeinde Schwanewede war auf der Suche nach einem neuen Ratsinformationssystem. Der Aufbau der Sternberg-Software überzeugte

Die Zeiten der Papierstapel im Sitzungssaal sind vorüber. Seit 1. März 2017 werden in der niedersächsischen Gemeinde Schwanewede die Unterlagen für die Gemeinderatssitzung nur noch digital bereitgestellt. Die Integration der Software SD.NET in den bestehenden Prozess war eine Herausforderung, denn der laufende Betrieb durfte nicht zu sehr ins Stocken geraten. Die enge Abstimmung mit der Projektleitung von Anbieter Sternberg war der Schlüssel für die schnelle Implementierung sämtlicher Mandatsträgerprofile, aller Gremien, Räumlichkeiten und Nutzergruppen. Innerhalb einer Woche war SD.NET einsatzbereit und überzeugte die Anwender durch Transparenz und leichte Bedienbarkeit.

Mehr als das Übliche

In den zwölf Ortschaften der Einheitsgemeinde Schwanewede im Kreis Osterholz leben rund 20.000 Menschen, die von 65 Mandatsträgern politisch vertreten werden. „Die papierlose Sitzungsarbeit ist heute in vielen Gemeinden Standard“, sagt Bürgermeister Harald Stehnken. „Wir wollten aber ein System, dass uns mehr als die übliche digitale Datenverarbeitung bietet.“ Das Vorgängersystem konnte diesem Anspruch nicht länger gerecht werden. Zu unflexibel, sperrig und kompliziert, lautete das Urteil der Nutzer. Die Verwaltung hörte sich nach Alternativen um.
Die Software des Bielefelder Unternehmens Sternberg hat keinen starren einheitlichen Aufbau. Die einzelnen Module des Systems werden je nach Bedarf ausgewählt. Sie bilden die Grundlage für das Ratsinformationssystem, über das auch die Bürger alle für sie relevanten Informationen abrufen können. Alle als PDF gespeicherten nichtöffentlichen Dokumente können darüber hinaus mit einem personalisierten Wasserzeichen versehen werden. Das erhöht die Sicherheit sensibler Daten deutlich.

Den Aktenschrank in der Tasche

Bis zum 1. März 2017 hatten die Mandatsträger alle Dokumente als Datei und in Papierform erhalten. Nun bekommen sie die Unterlagen ausschließlich auf ihr Tablet. Unterlagen, Beschlüsse und Nachrichten sind durch den automatischen Abgleich zwischen der RICH App und dem Gremieninformationssystem jederzeit auf dem neuesten Stand. Die Recherche im Archiv ist auch offline möglich. Ideen und Anmerkungen finden – wie auf Papier – als Notiz Platz und können mitgezeichnet werden. „Durch die Umstellung auf das mobile Sitzungsmanagement optimieren wir unsere Verwaltungsabläufe, reduzieren Aufwände für Drucksachen und entlasten die Mandatsträger“, sagt Bürgermeister Stehnken. „Wir haben den Aktenschrank sozusagen in der Tasche.“
Lediglich der zeitliche Aufwand für die Schulungen sei zu Beginn unterschätzt worden. „Die Vielfalt der einzelnen Grundeinstellungen und Module hat uns etwas überrascht. Die Schulungen waren entsprechend intensiv“, berichtet Stehnken. Nach dieser Eingewöhnungsphase sei das System aber selbsterklärend und anwenderfreundlich. Wer sich mit MS Office auskennt, kann sich auch in SD.NET schnell zurechtfinden.

Kristin Wohltmann arbeitet im Bürgermeisterbüro, Fachbereich 1 – Personal, Organisation und Finanzen der Gemeinde Schwanewede.

http://www.schwanewede.de
http://www.sitzungsdienst.net
Dieser Beitrag ist in der April-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Sternberg, Schwanewede

Bildquelle: Gemeinde Schwanewede