[21.4.2017] Die Stadt Itzehoe hat Gefallen gefunden an der digitalen Ratsarbeit. Kontinuierlich soll die Verwaltung nun papierfrei werden – nur vereinzelt gibt es noch Skeptiker.

Vier gedruckte Sitzungsunterlagen und 70 iPads bestimmen die Ratsarbeit in der 32.000 Einwohner zählenden Stadt Itzehoe in Schleswig-Holstein. In den kommenden Jahren will die Verwaltung die Digitalisierung weiter vorantreiben. Begonnen hatten die Planungen zur Einführung eines Ratsinformationssystems im Jahr 2013 nach den Kommunalwahlen. Die neu konstituierte Ratsversammlung befürwortete die Umstellung, sodass im Frühjahr 2014 Präsentationen diverser Produkte stattfanden. Die Selbstverwaltung und die Verwaltung entschieden sich für die Produkte Session, SessionNet und die Mandatos App der Firma Somacos.

70 Tabletts im Einsatz

Anfang März 2015 startete Session in den Echtbetrieb. Bis zur Sommerpause konnten sich die Mitarbeiter sowie die Mandatsträger mit den Grundfunktionen vertraut machen. Das Fazit fiel positiv aus: Die Umstellung auf das Ratsinformationssystem war erfolgreich. Die Schulungen wurden rege in Anspruch genommen, sodass Berührungsängste nur selten vorhanden waren. Lediglich vier Ratsmitglieder folgten der Umstellung nicht. Daher werden noch vier Exemplare der Sitzungsunterlagen ausgedruckt und verschickt. Der Rest der insgesamt 31 Mitglieder starken Itzehoer Ratsversammlung konnte sich mit der digitalen Version anfreunden. Derzeit sind 70 iPads durch die Gremienmitglieder, die Amts- und Abteilungsleitungen, die gremienbetreuenden Beschäftigten, die Stabsstellen, den Personalrat und die Gleichstellungsbeauftragte im Einsatz. Vor Ausgabe der Tablets wurden entsprechende Grundlagenvereinbarungen zur datenschutzgerechten Verwendung geschlossen. Die Betreuung wird durch die IT-Abteilung in Zusammenarbeit mit der Verwaltungsabteilung der Stadt Itzehoe wahrgenommen.

Möglichkeiten noch nicht ausgeschöpft

Somacos ging auch auf die individuellen Bedürfnisse ein: Um die Recherche zu vereinfachen, wünschte sich die Stadt die Implementierung der Sitzungsunterlagen aus den Jahren 2005 bis 2014 in das Archiv. Dennoch sind die Nutzungsmöglichkeiten des Programms noch nicht ausgeschöpft. Schrittweise will die Verwaltung weitere Funktionen einführen: Anträge werden derzeit noch schriftlich eingereicht und eingescannt. Das Modul Anträge wurde bereits erworben und wird nun eingeführt. Auch die Abrechnung des Sitzungsgelds wird spätestens ab 2018 über das Fachprogramm erfolgen. Hinsichtlich der Möglichkeit, weitere Mandanten anzulegen, finden momentan Gespräche mit den Stadtwerken Itzehoe statt. Die Realisierung ist für das Jahr 2017 angedacht.
Ebenfalls für dieses Jahr geplant ist die Einführung der Session­Cloud. Die Software-Suite bietet den Nutzern einen ortsunabhängigen Speicherplatz für vertrauliche Dokumente in einem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten kommunalen Rechenzentrum. Ob im Büro, Zuhause oder unterwegs, die Dokumente werden automatisch mit dem Cloud-Speicher synchronisiert und sind damit immer auf dem aktuellen Stand. Die digitale Gremienarbeit sorgt für Transparenz, spart Zeit, schont die Umwelt und stellt für alle eine starke Entlastung dar.

Mandy Zinke ist Leiterin der Verwaltungsabteilung der Stadt Itzehoe.

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Dieser Beitrag ist in der April-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Somacos, Itzehoe

Bildquelle: Stadt Itzehoe