[28.4.2017] Die Stadt Rahden setzt im Bereich Personalwesen auf die elektronische Aktenführung. Mithilfe eines neuen Moduls im Dokumenten-Management-System des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz), werden nun Personalakten papierlos abgelegt.

Seit Februar 2017 arbeitet die Stadt Rahden in Nordrhein-Westfalen im Personalwesen nun mit der digitalen Personalakte, einem neuen Modul im Dokumenten-Management-System (DMS) des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz). Nach Angaben des krz, können alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter mittels des DMS-Client nscale Cockpit gleichzeitig und direkt von ihrem Arbeitsplatz aus auf die digitalen Personalakten zugreifen. So würden sie schnell die notwendigen Informationen erhalten, könnten direkt Auskunft geben und damit Vorgänge effizienter bearbeiten. Das sieht Christian Benker, Personalsachbearbeiter der Stadt, als einen entscheidenden Vorteil gegenüber der Papierakte, insbesondere da die Mitarbeiter im Gebäude verteilt sitzen: „Mithilfe des DMS-Client kann viel Zeit- und Suchaufwand eingespart werden. Unsere Papierdokumente werden schon jetzt deutlich weniger und wir haben viel mehr Platz zur Verfügung.“ Bei der Einführung des neuen Aktenmoduls sorgten die Fachleute des Lemgoer IT-Dienstleisters für die Übernahme der Mitarbeiterdaten aus dem krz-Fachverfahren für Personalwirtschaft P&I LOGA und die automatisierte Anlage von über 100 Personalakten im DMS mit vorausgefülltem Aktendeckel, informiert das krz. Neu eingehende Papierdokumente würden nun direkt vor Ort in die Akte eingescannt, kategorisiert und revisionssicher abgelegt. (sav)

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