[10.9.2018] Einen Kraftakt für mehr Effektivität und Bürgerfreundlichkeit unternimmt die Stadt Ibbenbüren: Mehr als 50.000 Bauakten sollen digitalisiert werden. Zudem werden Bauherren und Architekten die Bearbeitung ihres Bauantrags künftig online nachverfolgen können.

An einem wegweisenden Projekt in Sachen Digitalisierung arbeitet die nordrhein-westfälische Stadt Ibbenbüren: Sie wird künftig das Prozedere rund um den Bauantrag vollständig digital gestalten. Das Tempo, das die Stadt dabei vorlegt, verschafft ihr unter den Kommunen des Kreises Steinfurt schon jetzt eine Position ganz weit vorne.
Der Grundriss für das Vorhaben „Digitale Bauakte“ liest sich so: Künftig können sich Bauherren und deren Architekten bei der Stadt Ibbenbüren in einem eigens umgesetzten Online-Modul registrieren und anschließend den entsprechenden Bauantrag in digitaler Form einreichen. Neben der städtischen Bauordnung sowie dem Häuslebauer und dessen Architekten werden auf derselben technischen Basis weitere Beteiligte des Verfahrens hinzugeschaltet. „Das kann zum Beispiel der Kreis Steinfurt sein, bei landwirtschaftlichen Objekten die Landwirtschaftskammer, manchmal auch die Bezirksregierung in Münster“, erläutert Karl-Heinz Langelage, städtischer Fachdienstleiter Bauen. Vorteil für Bauherren und Architekten: Mithilfe des digitalen Programms können sie jederzeit den Bearbeitungsstand des Bauantrags nachverfolgen.

Deutliches Plus an Bürgerfreundlichkeit

Das klingt nicht nur revolutionär, sondern ist es auch. Eine größere Bearbeitungseffektivität wird einhergehen mit mehr Transparenz sowie einem deutlichen Plus an Bürgerfreundlichkeit. Die Stadt Ibbenbüren, die im Jahr 2014 vom Bundesinnenministerium zur Modellkommune E-Government ernannt wurde, gibt sich ambitioniert, was alle drei Aspekte angeht. Sie setzt entsprechend Druck hinter das Vorhaben. „In Gesprächen hat man uns bestätigt, dass wir damit kreisweit ganz vorne rangieren und weit vorangehen“, legt Karl-Heinz Langelage dar. Wer einen plastischen Eindruck von dem erhalten möchte, was bald der Vergangenheit angehören soll, begibt sich in das kühle Kellergeschoss des Rathauses Ibbenbüren an der Alten Münsterstraße. Nicht weniger als 50.000 in der traditionellen Papierform archivierte Bauakten bevölkern hier drei Räume und einen langgestreckten Flur. In eigens angefertigten und in die Räume eingepassten Schrankwänden sind sie untergebracht, auf ungezählten Quadratmetern. Was irgendwann einmal an Gebäuden in Ibbenbüren gebaut oder umgebaut, vergrößert oder wieder verkleinert wurde – diese Akten haben es festgehalten. Ordnung muss sein. Und Nachvollziehbarkeit von Bauprojekten ist ein wesentlicher Teil dieser Ordnung. Auch unter Sicherheitsaspekten.

Startschuss fällt noch in diesem Jahr

Da die Tage des Papiers aber unwiderruflich gezählt sind und sich das archivierte Material in das künftige System einpassen soll, hat die Stadt Ibbenbüren die Digitalisierung auch ihres bereits vorhandenen Bestands an Bauakten auf den Arbeitsplan gesetzt. Der Startschuss wird noch in diesem Jahr fallen. „Die Digitalisierung dieser Hausakten hat für die tägliche Praxis eine ebenso große Bedeutung wie die digitale Akte der Zukunft“, macht Langelage deutlich.
Wie lange die vollständig digitale Erfassung und Verarbeitung der analogen Akten durch ein Fachunternehmen dauern wird? „Man kann von voraussichtlich circa drei Jahren ausgehen, gerechnet ab dem ersten Arbeitstag“, erklären Martina Kreutzer und Lukas Sackarendt. Die beiden sind im städtischen Fachdienst Zentraler Service mit dem Vorhaben befasst. Drei Jahre für die Umwandlung von Papier in Bit-Formate, per Scan-Verfahren – das hört sich erst einmal nach einem langen Zeitraum an. Angesichts von 50.000 Bauakten inklusive umfassender Pläne ist es das aber nicht wirklich.

Zügiger und effektiver

Nicht zuletzt wegen der vorgesehenen digitalen Bearbeitung bleiben die Bauakten in Papierform an der Alten Münsterstraße zentral erfasst und gelagert. Sie haben nicht gemeinsam mit dem städtischen Baudezernat den Umzug in das neue Technische Rathaus an der Roncallistraße angetreten. Eine Bauakteneinsicht ist im Technischen Rathaus und bei größeren Beständen zu festen Zeiten im Rathaus an der Alten Münsterstraße möglich. Zu beachten ist hierbei: „In der Übergangszeit ist die räumliche Trennung mit längeren Bearbeitungszeiten als bisher gewohnt verbunden“, bittet Fachdienstleiter Karl-Heinz Langelage um Verständnis.
Er wirft jedenfalls schon jetzt einen Blick in die vollständig digitale Zukunft seines Arbeitsbereichs: „Digitalität findet bei uns ja schon seit längerer Zeit in mehreren Bereichen statt, etwa in der Bauberatung“, erläutert Langelage. „Nach der Digitalisierung der Bauakten werden die entsprechenden Prozesse nochmals deutlich zügiger und somit effektiver verlaufen“, prognostiziert er. „Das wird im Sinne aller Beteiligten sein.“ Für Karl-Heinz Langelage keine Frage: „Wir freuen uns schon darauf.“

André Hagel ist bei der Stadt Ibbenbüren zuständig für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie die Wirtschaftsförderung.

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Dieser Beitrag ist in der September-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, E-Akte, Ibbenbüren

Bildquelle: Stadt Ibbenbüren