Kreis Lippe:
Bauakten ins DMS überführt


[17.9.2018] Im Kreis Lippe wird seit einigen Monaten mit der digitalen Baugenehmigungsakte gearbeitet. Realisiert wurde die Lösung, welche das Baufachverfahren mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) koppelt, vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz).

Eine digitale Baugenehmigungsakte hat der nordrhein-westfälische Kreis Lippe eingeführt. Das meldet das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), welches die Lösung realisiert hat. Die Anwendung sei seit Juni 2018 produktiv und ermögliche es, abgeschlossene Baugenehmigungsvorgänge der Plattform ITeBau von ITEBO mittels des Fachverfahrens BBG 2000 mit Metadaten anzureichern und über automatisierte Prozesse in das revisionssichere Dokumenten-Management-System (DMS) des krz auf Basis des Produkts nscale zu übernehmen.
Mittlerweile wurden nach Angaben des krz circa 150.000 Dokumente in das DMS transferiert, 5.000 digitale Akten mit Unterstrukturen gebildet und alle Objekte mit Metadaten versehen. Ein direktes Abtauchen in die Akte direkt aus dem Fachverfahren heraus werde durch die enge Kopplung an das DMS ermöglicht. Außerdem können laut krz die zuständigen Mitarbeiter der oberen Baubehörde des Kreises Lippe sowie der zwölf beteiligten Kommunen über den verfahrensunabhängigen nscale DMS-Client auf die E-Akten zugreifen. Zusätzlich wurden Funktionen für den Archivar realisiert: Dieser kann nun direkt den vom Sachbearbeiter als relevant gekennzeichneten Aktenbestand prüfen und bewerten.
Am nächsten Schritt, der XDOMEA-konformen Aussonderung, werde bereits gearbeitet, so das krz weiter. Diese sieht vor, die vom Archivar als archivwürdig gekennzeichneten Akten an das Langzeitarchivsystem DiPS.kommunal des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe (LWL) zu übergeben (wir berichteten).
Die Lösung konnte auch den Kreis Herford überzeugen: Dort befindet sie sich bereits im Test. Interesse an der digitalen Baugenehmigungsakte haben laut krz zudem der Kreis Minden-Lübbecke und die Stadt Lage geäußert. (bs)

www.kreis-lippe.de
www.krz.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), E-Akte, Bauwesen, Kreis Lippe



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