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[7.11.2018] Mit der Entwicklung einer Software-Lösung für den kommunalen Sitzungsdienst setzte more! software einen ersten Meilenstein. Wie sich das Sitzungsmanagement-System des Unternehmens weiterentwickelt hat, berichtet Geschäftsführer Thomas Franz.

Thomas Franz, Geschäftsführer der more! software GmbH & Co. KG Herr Franz, more! software kann mittlerweile auf eine 30-jährige Firmengeschichte blicken. Wie hat diese ihren Anfang genommen?

Zunächst als Einzelunternehmen gegründet, lag der Schwerpunkt der Firma Text- und Datenservice Udo Gerz in den ersten Jahren auf dem Vertrieb von Hardware und kaufmännischer Software sowie auf Dienstleistungen wie der Erfassung von Massentexten. Mit der Anfrage der Verbandsgemeindeverwaltung in Selters/Westerwald begann dann ab 1991 die Entwicklung einer Software-Lösung für die Abwicklung des kommunalen Sitzungsdienstes. Nach den Westerwälder Kommunen Selters, Höhr-Grenzhausen und Puderbach folgten bald viele Neukunden in der Pfalz. Da es Anfang der 1990er-Jahre in Deutschland keine vergleichbare Lösung als PC-Anwendung gab, ging die bundesweite Vermarktung ab dann stetig erfolgreich weiter. Anderthalb Jahre nach dem Start der Erstentwicklung TARIS fiel die Entscheidung zur Entwicklung eines völlig neuen Ratsinformationssystems (RIS) mit erheblich mehr Funktionen, mehr Bedienkomfort und mehr Modulen. So kam es übrigens zum Produktnamen more! Um die Informationen aus dem Sitzungsdienst im Internet veröffentlichen zu können, stellten wir im Sommer 2001 das erste Rats- und Bürgerinformationssystem vor.

Welche Meilensteine hat more! software gesetzt?

Der größte Meilenstein war natürlich die ursprüngliche Idee, eine Software zu erstellen, die den Verwaltungen die tägliche Arbeit rund um den Sitzungsdienst vereinfacht. Das Sitzungsgeldmodul, welches im Jahr 1994 erstmals vorgestellt wurde, bot die Möglichkeit, die Aufwandsentschädigungen direkt aus more! heraus abzurechnen und löste somit das Arbeiten mit Excel- oder Papierlisten ab. Eine weitere große Neuerung war das bereits erwähnte Rats- und Bürgerinformationssystem ab 2001. Zu dieser Zeit wurde schon der Startpunkt zur papierarmen Gremienarbeit gesetzt. Über das Internet konnten sich nunmehr alle Mandatsträger und interessierten Bürger über Sitzungsthemen und -inhalte informieren. Einen weiteren gewaltigen Schub erhielt die papierarme Gremienarbeit durch die Bereitstellung der Tablet-App DiPolis im Jahr 2013. Natürlich hat sich more! rubin stetig weiterentwickelt und ist gerade durch die Ideen und Wünsche unserer Kunden zu einem vielseitigen Sitzungsmanagement-System angewachsen. Durch seine Skalierbarkeit ist der Einsatz für kleinere Verwaltungen ebenso hilfreich wie für große Städte und Kreise.

Welche Herausforderungen sind heute zu meistern?

Früher war der Sitzungsdienst nur in der Verwaltung präsent und die Kommunikation lief ausschließlich über die Verwaltungsmitarbeiter. Mittlerweile umfasst das Sitzungsmanagement-System more! rubin weitere Anwendergruppen. Neben den Mandatsträgern, die auf Unterlagen einfach und bequem zugreifen möchten, um sich zu informieren oder auf Sitzungen vorzubereiten, haben wir heute auch die interessierten Bürger, die den Kontakt suchen und Anfragen stellen oder Ideen einbringen möchten. Die Arbeitsweisen und die unterschiedlichen Anforderungen an das Programm unterscheiden sich oftmals stark.

„Durch seine Skalierbarkeit ist der Einsatz von more! rubin für kleine und große Verwaltungen hilfreich.“

Welche Vorteile bieten die more!-Lösungen?

Hier fallen mir spontan folgende Punkte ein: die zentrale Datenhaltung, die elektronischen Workflows, höhere Transparenz und Nachverfolgung, Verschmelzung von Fachverfahren durch Schnittstellen – etwa zum Finanzwesen, Dokumenten- und Content-Management-System – schnellerer Zugriff auf Informationen, einheitlicher Dokumentenaufbau. Diese Liste könnte man bestimmt noch erweitern. Allen Kommunen, die hierzu mehr Informationen wünschen, biete ich gerne ein persönliches Gespräch an.

Was empfehlen Sie Kommunen, die ein RIS einführen möchten?

Die Kommunen sollten im Vorfeld für sich die wichtigsten Bedürfnisse definieren und festhalten, was sie von einer neuen Software erwarten. Sie sollten sich mehrere Produkte ansehen und auch mit anderen Kommunen über deren Erfahrungen sprechen. Denn neben dem Produkt ist eine vertrauensvolle und verlässliche Zusammenarbeit zwischen Kunde und dem Software-Haus wichtig. Meine Empfehlung ist, dass neben der Führungsebene und der IT immer auch die Sachbearbeiter in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden. Denn nur wenn die Akzeptanz für einen neuen Sitzungsdienst bei allen betroffenen Mitarbeitern besteht, wird die Einführung auch erfolgreich sein.

Wie wird sich Ihrer Einschätzung nach die Ratsarbeit weiter entwickeln?

Die Entwicklung wird immer mehr auf die digitale Schiene gehen. Tablets und Smartphones sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Bei vielen unserer Kunden wird überwiegend digital gearbeitet und mit jeder weiteren Kommunalwahl erhöht sich der Nutzerkreis.

Wie wird more! software Kommunen auf dem Weg in die Zukunft begleiten?

Bei unserem diesjährigen Anwenderforum in Montabaur mit über 180 Teilnehmern aus zehn Bundesländern haben wir über den Sitzungsdienst 2025 gesprochen. Gerade der Ausbau der mobilen Funktionalität ist für die Anwender ein wichtiger Punkt. Aber auch die Kommunikation zwischen den Fachverfahren, etwa CMS, DMS und zentrales Personenarchiv. Es dürfen keine Insellösungen entstehen. Aktuell befinden wir uns in einem vollständigen Relaunch des Sitzungsdienstes, den wir unseren Kunden Ende des ersten Quartals 2019 zur Verfügung stellen möchten. Einen ersten Eindruck bekamen unsere Anwender bei dem erwähnten Anwenderforum Anfang September. Neben einem Facelift liegt das Hauptaugenmerk auf der Usability, einer größeren Transparenz und Übersichtlichkeit. Wir möchten erreichen, dass unser Programm noch selbsterklärender wird und sich somit noch besser in den Verwaltungsalltag und die politische Arbeit integriert.

Interview: Verena Barth

www.more-rubin.de
Dieses Interview ist in der Ausgabe November 2018 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, more!

Bildquelle: more! software GmbH & Co. KG

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