E-Akte:
Schlanke Pakete


[16.1.2019] Ohne elektronische Aktenführung wird es in Kommunalverwaltungen nicht mehr lange rund laufen, sagt Alexander Dörner vom Anbieter Ceyoniq. Der E-Akte-Spezialist empfiehlt, auf modulare Lösungen mit hohem Standardisierungsgrad zu setzen.

Alexander Dörner Herr Dörner, warum ist die digitale Transformation einer Kommunalverwaltung aus Ihrer Sicht unumgänglich?

Die Modernisierung trifft alle Verwaltungsebenen, da kann man keine künstliche Wand ziehen. Auch Kommunen spüren den Kostendruck und den Personalnotstand immer stärker. Sie müssen künftig kosteneffizienter, mit weniger Personal mehr Verwaltungsarbeit erledigen – in erwartet höherer Qualität. Ich bin mir sicher: Ohne E-Akte und E-Dienste allgemein wird es auch in der Kommune nicht mehr lange rund laufen.

Was muss getan werden, damit die flächendeckende digitale Transformation von Verwaltungsprozessen gelingt?

Standards, Schnittstellen und lose Kopplungen müssen her. Die Digitalisierung wird nur gelingen, wenn die Kernsysteme bezahlbar, praktikabel und zukunftsfähig sind. Für die Kommune günstig sind sie dann, wenn sie modular aufgebaut sind und nur die Funktionen berechnet werden, welche die Verwaltung wirklich braucht. Die E-Akte ist da ein gutes Beispiel. Da müssen wir weg vom großen Monolithen, der alles erschlägt und viel zu teuer ist, hin zu schlanken Paketen, die mit den Anforderungen und Wünschen der Anwender wachsen. Des Weiteren braucht es IT-Anbieter, die sich auf Standards verständigt haben sowie auf teure und individuelle Schnittstellen verzichten.

Wie sollte eine E-Akte-Lösung beschaffen sein, damit sie einfach implementiert werden kann?

Wie gesagt, die Systeme müssen modular aufgebaut sein und einen hohen Standardisierungsgrad in der Fachanwendung bieten. Das heißt: weniger Lösung, mehr Produkt. Der Anpassungsaufwand muss gering sein, um die Kommunen nicht zu überfordern. Gleichzeitig sind Flexibilität und Skalierbarkeit gefragt, damit die Investition auf Dauer wirtschaftlich ist.

„Vor der Digitalisierung kommt die gründliche Prozessanalyse.“

Welche Strategie empfehlen Sie bei der Einführung der elektronischen Aktenführung?

Wir spüren immer mehr den Druck unserer Kunden, schnell zu digitalisieren. Lange wurden große E-Akte-Projekte auf die lange Bank geschoben. Dann sollte über Nacht alles fertig sein – zulasten der Kunden, der Implementierer und nicht zuletzt der Qualität. Nachdenklich stimmt es mich, wenn analoge Prozesse mit vielen Medienbrüchen einfach nur elektrifiziert werden. Das ist bar jeder Vernunft. Meine Empfehlung ist es, zunächst zu prüfen, welche Verwaltungsvorgänge vielleicht ganz entfallen oder eben vollständig elektronisch abgebildet werden können. Vor der Digitalisierung kommt die gründliche Prozessanalyse.

Wie kann die Akzeptanz der Mitarbeiter gesichert werden?

Ganz klar durch einfachere Verwaltungsvorgänge. Durch Struktur und Klarheit in der Anwendung, durch eine E-Akte, die für den Sachbearbeiter leicht erlernbar und von wenigen Administratoren schnell zu betreiben und zu pflegen ist. Wenn die E-Akte attraktiv ist, bleiben auch die Mitarbeiter am Ball.

Wie sieht das Angebot von Ceyoniq für den kommunalen Sektor aus?

Wir haben uns auf die Fahne geschrieben, alle Verwaltungsebenen und Organisationsgrößen mit unseren Lösungen zu adressieren. Heute bedienen wir kleine Kommunen und Landeshauptstädte mit 50 bis 1.000 E-Akte-Arbeitsplätzen, ganze Bundesländer wie Nordrhein-Westfalen mit bis zu 65.000 Clients, sowie Bundesbehörden mit besonderen Anforderungen. Die Technologie-Basis ist jeweils identisch. Darauf aufbauend bieten wir eine Vielzahl von Modulen an, die für die Verwaltung von hoher Relevanz sind und sich einfach mit der E-Akte kombinieren lassen: von der Eingangsrechnungsverarbeitung über die Personal- und Vertragsakte bis hin zu mobilen GIS-Anwendungen.

Was zeichnet die Lösung nscale eGov besonders aus?

Wie der Name nscale es bereits unterstreicht, ist unsere Lösung hochskalierbar. Zudem ist nscale eGov sehr leicht administrierbar und zu erlernen. Wir bieten die wichtigsten Zugänge zur Akte: vom Windows Explorer – hier ist unsere Vorgangsbearbeitung fast unsichtbar – über den Webclient bis hin zu nativen mobilen Apps für die Betriebssysteme Android und iOS. Und wir behalten regulatorische Vorgaben im Blick, indem wir TR-RESISCAN-konforme Scanclients und beweiswerterhaltende TR-ESOR-Speicher verwenden.

Ceyoniq hat die E-Government-Kompetenz in einem Expert Center gebündelt, das Sie leiten. Welche Ziele verfolgen Sie damit?

Kunden und Partner wünschen sich klare Botschaften und nachvollziehbares Handeln. Sie zeigen wenig Verständnis, wenn die interne Abstimmung beim Anbieter nicht läuft. Aus dieser Erfahrung heraus haben wir die Abteilungen mit Kunden- und Partnerbezug unter dem Expert Center E-Government vereint. Jetzt sprechen wir eine einheitliche Sprache – von der Entwicklung über den Vertrieb bis hin zur Beratung – und der Kunde dankt es uns.

Mit welchen Entwicklungen können Ihre Kunden in Zukunft noch rechnen?

E-Rechnungen rücken in den Fokus, zudem werden Portalanbindungen immer wichtiger. Collaboration ist schon heute ein großes Thema und auch künstliche Intelligenz gewinnt als Zukunftstechnologie an Bedeutung. All diese Themen bringen die E-Akte in großen Schritten nach vorne. Gleichzeitig darf man von uns Augenmaß erwarten, denn nicht jeder Hype ist sinnvoll.

Interview: Alexander Schaeff

http://ceyoniq.com
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Januar 2019 von Kommune21 im Schwerpunkt E-Akte erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren.  (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, Ceyoniq, E-Akte

Bildquelle: Ceyoniq Technology GmbH

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