[14.2.2019] Intelligente Multifunktionsgeräte sind Kopierer, Drucker, Fax und Scanner in einem. Sie sorgen für Kosten- und Zeiteinsparungen, schonen die Umwelt und können in Verbindung mit Dokumenten-Management-Systemen die Effizienz von Verwaltungsprozessen steigern.

Wie soll die moderne Verwaltung aussehen? Der Begriff E-Akte sagt es schon: elektronisch, also digital. Aber nicht nur das. Die moderne Verwaltung soll idealerweise medienbruchfrei sein, schnell, effizient und dadurch bürgernah. Außerdem darf sie den Steuerzahler nicht zu viel kosten. Last but not least soll sie grün, also nachhaltig, und natürlich gegen Cyber-Kriminalität gewappnet sein. Was nach einer Quadratur des Kreises klingt, ist mit einer intelligenten Hochleistungs-IT zu schaffen. Welche Rolle dabei die Drucktechnologie spielt, soll im Folgenden beleuchtet werden.

Dreh- und Angelpunkt digitaler Arbeitswelten

Intelligente Multifunktionsgeräte (Multifunction Printers – MFPs) sind Kopierer, Drucker, Faxgerät und Scanner in einem. Dabei ist es insbesondere die Scan-Funktion, welche die MFPs zum Dreh- und Angelpunkt in modernen, digitalen Arbeitswelten macht. Denn sie liefert eine direkte Schnittstelle zu digitalen Prozessen: Eingescannte Akten und Dokumente können in Nullkommanichts mittels intelligenter Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Cloud-Technologie erfasst, klassifiziert, digital abgelegt, überprüft und weitergeleitet werden. Mithilfe einer ganzheitlichen Dokumentenstrategie und den vernetzten Technologien lassen sich Medienbrüche, Dopplungen und Streuverluste vermeiden und die Prozesse aus einer Hand nahtlos, schnell sowie effizient gestalten. Die Lösungen können passgenau in jede IT-Infrastruktur eingebunden werden.

Höhere Geschwindigkeit gefragt

Die angestrebte Effizienz und Schnelligkeit moderner Verwaltungen wird darüber hinaus durch Hochleistungstechnologie ermöglicht. Für viele Druckerhersteller ist die steigende Nachfrage nach Geschwindigkeit maßgeblich bei der Entwicklung ihrer neuen Geräte. So haben moderne Farblaser-MFPs die Zeit vom Druckbefehl bis zum Ausdruck auf ein absolutes Minimum reduziert, die Unterstützung von mobilen Prozessen in den Fokus gestellt und die Geräte so zuverlässig und ausfallsicher wie möglich gemacht. Das Herzstück der neuen Gerätegeneration ist häufig ein leistungsstarker Multicore-Prozessor, der echtes Multitasking unterstützt. Die Arbeitsspeicher wurden im Vergleich zu Vorgängermodellen verdoppelt. Zudem sind viele Multifunktionssysteme mit Single-Pass-Duplex-Scan ausgestattet. Damit werden beide Seiten eines Dokuments gleichzeitig eingescannt. Smarte MFPs erzielen so Scan-Geschwindigkeiten von bis zu 144 Bildern pro Minute in Schwarz-Weiß und Farbe.
Anwenderfreundliche Funktionen wie eine einfache Handhabung und Administrierbarkeit, schnelle Zugriffsmöglichkeiten und eine einheitliche Benutzeroberfläche leisten ihren Beitrag zu kürzeren Arbeitsabläufen. Intuitive Farb-Touchscreens erlauben eine Tablet- oder Smartphone-ähnliche Interaktion. Das Resultat: signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine bessere Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Sparen mit Managed Print Services

Apropos Kosten: Modernes Drucker-Flotten-Management durch Managed Print Services (MPS) führt erwiesenermaßen zu Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent – dank einer intelligenten, kostensparenden Platzierung von netzwerkfähigen Abteilungsdruckern und Multifunktionsgeräten mit günstigeren Seitenpreisen, hoher Energieeffizienz und deutlich mehr Funktionen. Auch geht mit MPS eine Transparenz über Druckvolumina und die Einsparung von Papier einher. Die Verschmelzung von MPS und DMS zu innovativen End-to-End-Lösungen für dokumentenintensive Prozesse treibt die Workflow-Optimierung weiter an.
Zu Kosten- und Zeiteinsparungen tragen auch die modernen Technologien bei. So kann inzwischen der Druck per Smartphone angestoßen oder mittels Cloud-Services direkt über den MFP auf wichtige Dokumente zugegriffen werden. Big Data und Internet of Things (IoT) kommen in der modernen Drucktechnologie ebenfalls zum Einsatz. Der vorausschauende Preventive Maintenance Service von Lexmark etwa nutzt die Datenanalyse, um mögliche Störungen im Vorfeld zu vermeiden und den MPS-Kunden eine stets verfügbare, leistungsfähige Druckumgebung zu bieten. Hierbei überwachen und analysieren Analyse-Tools über 100 Datenpunkte von Sensoren in jedem Gerät.

Sicherheit und Umweltschutz

In Zeiten zunehmender Cyber-Kriminalität gilt es für Verwaltungen, Rundumsicherheit bei ihrer IT, inklusive der Druckerflotte, zu gewährleisten. Neben der durchgängigen Verschlüsselung von Festplatten und Daten empfiehlt sich die standardmäßige Trennung von Netzwerk und Faxleitung, da letztere oft ein Einfallstor für Viren und Attacken darstellt. Die Einbindung der Drucker in ein separates Subnetz, das mit einem Printserver kommuniziert und ein genaues Festlegen, mit wem und was der Drucker kommuniziert, ist ebenso sinnvoll wie eine Authentifizierungsfunktion am Drucker.
In der Druckbranche sind in Bezug auf Umweltschutz und Kreislaufwirtschaft bereits positive Entwicklungen festzustellen. Die Auszeichnung mit dem Blauen Engel ist inzwischen die Norm. Ebenfalls Standard ist die kontinuierliche Reduzierung des Stromverbrauchs, die Verringerung der Druck- und Papiervolumina dank MPS und die Wiederaufbereitung von Druckkassetten mittels Rückführungsprogrammen. Dennoch gibt es immer noch Luft nach oben. Ein Schwerpunkt liegt inzwischen auf einer gesteigerten Langlebigkeit der Geräte durch Hochleistungstechnologie. Anders als bei der geplanten Obsoleszenz, bei der Produkte bewusst nur für eine kurze Lebensdauer konzipiert werden, zeichnen sich die robust gebauten Druckgeräte und MFPs durch einen langen Einsatz aus, erfordern weniger Hardware-Eingriffe mit weniger Servicezeit und eignen sich oft sogar für einen zweiten Lebenszyklus. Die Umwelt profitiert – und auch das Sparsäckel der Kommunen wird geschont.

Hartmut Rottstedt ist Geschäftsführer der Lexmark Deutschland GmbH.

http://www.lexmark.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Februar 2019 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: IT-Infrastruktur, Multifunktionsdrucker, Managed Print Services (MPS), Dokumenten-Management, Lexmark

Bildquelle: Lexmark Deutschland GmbH