[7.2.2019] Durch neue Online-Services will die Stadt Aschaffenburg bürgernäher werden, intern sollen elektronische Akten für Entlastung sorgen. Um die Digitalisierung in die Fläche zu bringen, wird eine neue Organisationsstelle im Rathaus geschaffen.

Die bayerische Stadt Aschaffenburg will ihren Online-Service ausbauen und Ordner durch elektronische Akten ersetzen. „Wenn sie Digitalisierung in der Stadtverwaltung hören, denken viele an technische Lösungen. Die Technik spielt auch eine Rolle, doch 80 Prozent ist Organisation“, wird Christian Patalong in der Online-Ausgabe vom Main-Echo zitiert. Der Büroleiter des Oberbürgermeisters ist Mitglied der Lenkungsgruppe, die den Digitalisierungsprozess im Rathaus betreut und vorantreibt. Die Schriftgutverwaltung sei immer schon die Kernaufgabe der Rathäuser gewesen, so Patalong. Durch die Digitalisierung werde sie nicht ersetzt, aber grundlegend verändert – hin zum Informationsmanagement. E-Akten rückten an die Stelle von Aktenordnern oder Plänen. Es gehe aber nicht nur um die papierlose Verwaltung, die früher angestrebt wurde, um Kosten zu sparen. Die Digitalisierungsstrategie der Stadt Aschaffenburg gehe viel weiter. Die Kommune will den Bürgern bis 2025 alles, was sie von der Verwaltung brauchen, digital zur Verfügung stellen, heißt es in dem Artikel im Main-Echo.
Die Bürger wendeten sich bereits digital ans Rathaus, sagt Joachim Kemper, der als Chef des Aschaffenburger Stadt- und Stiftsarchivs ebenfalls in der Lenkungsgruppe des Digitalisierungsprozesses mitarbeitet. Längst hätten E-Mails den Schriftverkehr auf Papier ersetzt, seien Online-Fomulare für alle möglichen Verwaltungsleistungen etabliert. Das gelte es konsequent auszubauen. Der erste Schritt sei es, alle Schriftstücke oder Akten, die noch auf Papier eingingen, zu digitalisieren. Anschließend sollen alle berechtigten Mitarbeiter überall und jederzeit darauf zugreifen können. Alle Beschäftigten arbeiten dann auf einer Plattform. Hierfür müssen die Mitarbeiter geschult werden. „Im ersten Moment erhöht sich damit der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter“, räumt Patalong ein. Langfristig verspreche die Digitalisierung jedoch eine Entlastung.
Wie im Main-Echo weiter zu erfahren ist, ist die notwendige Infrastruktur zur Datenübertragung in Aschaffenburg vorhanden. Auch das interne System steht nach Aussage von Patalong und Kemper. Der Aschaffenburger Stadtrat habe darüber hinaus grünes Licht für eine Organisationsstelle im Rathaus gegeben. Mit dieser Fachkraft soll die Digitalisierung auf alle Verwaltungsbereiche ausgedehnt werden. (ba)

Der Beitrag im Main-Echo vom 30. Januar 2019 (Deep Link)
Zum Online-Service der Stadt Aschaffenburg (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, Aschaffenburg, E-Akte, Bürgerservice

Bildquelle: Mailin Seidel / Stadt Aschaffenburg