[27.3.2019] Papierstapel wälzen und Aktenordner schleppen gehört in Bremen der Vergangenheit an. Die Abgeordneten haben sich für die digitale Gremienarbeit entschieden.

Fortschrittliches Denken und Mut zur Veränderung: Kaufmännischen Tugenden verdankte der Städtebund Hanse im Mittelalter seinen Aufstieg zur damals größten Wirtschaftsmacht Europas. Technische Innovationen wie die Entwicklung neuer Schiffstypen bescherten Städten wie Bremen, Hamburg oder Lübeck Wohlstand. Heute laufen in Bremen keine Koggen mehr vom Stapel – das kleinste Bundesland ist aber nach wie vor einer der zehn größten Industrie­standorte in Deutschland. Vertreten werden Stadt und Land durch 83 Abgeordnete im Landtag, darunter 68 stadtbremische Mitglieder der Bürgerschaft, die in Personalunion gleichzeitig Mitglieder der Stadtbürgerschaft sind, also des kommunalen Vertretungsorgans. Eine komplexe Situation.

Doppelerfassungen vermeiden

„Mit dem bisher verwendeten System kam es immer wieder zu Doppelerfassungen von Datenschnittstellen in der zentralen Adressverwaltung oder in der Parlamentsdokumentation“, berichtet Christa Täschler von der Bürgerschaftskanzlei in Bremen. „Mit der Umstellung auf eine neue Software wollten wir das in Zukunft vermeiden und gleichzeitig allen Mandatsträgern die vorhandenen Sitzungsunterlagen für mehr als 60 unterschiedliche fraktionsinterne und parlamentarische Gremien digital zugänglich machen.“ Bei der Recherche nach einem passenden System konnten sich die Entscheider Erfahrungen der CDU- und SPD-Fraktionen zunutze machen. Beide Bürgerschaftsfraktionen verwendeten die Lösung SD.NET von Sternberg, um ihren Mandatsträgern eigene Sitzungen und die Sitzungen der Bürgerschaftsgremien sowie der Deputationen digital zur Verfügung zu stellen. Da jede Fraktion die Vorlagen der Sitzungen in ihr System importieren musste, entstand die Idee, das System auch in der Bürgerschaftskanzlei einzuführen und die Daten an die Systeme der Fraktionen zu exportieren.

Transparenz gewährleistet

Vor der Implementierung des Gremieninformationssystems wurden in Workshops zunächst die Rahmenbedingungen definiert. Testgremien bildeten der Haushalts- und Finanzausschuss, der Rechtsausschuss sowie der Untersuchungsausschuss, welche die Grundlage für die Standardtagesordnungen, die Basistexte und Importvorlagen erarbeiteten. „Die Erstellung der Ausschussprotokolle sowie die Veröffentlichung der Ausschussunterlagen sind seit der Implementierung von SD.NET deutlich einfacher geworden“, berichtet Christa Täschler.
Auch die Bürgerschaftskanzlei sollte von dem neuen System profitieren. Seit Januar 2018 wird die von Sternberg entwickelte Mandantenkopplung von den Fraktionen genutzt. „Sitzungen und Sitzungstermine können per Klick in SD.NET übernommen und den Usern zur Verfügung gestellt werden“, erklärt Täschler. Termine lassen sich nun auch mit persönlichen Postfächern synchronisieren. Den Bürgern werden die Dokumente der öffentlichen Sitzungen ebenfalls über die Lösung zur Verfügung gestellt. Transparenz ist also neben der einfacheren Sitzungsvor- und -nachbereitung sowie den Kosteneinsparungen ein weiterer Vorteil der Software.

Barbara Schneider ist Leiterin der Abteilung Parlamentsdienste der Bremer Bürgerschaftskanzlei.

http://www.bremische-buergerschaft.de
http://www.sitzungsdienst.net
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe März 2019 von Kommune21 im Schwerpunkt Ratsinformationssysteme erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Sternberg, Bremen

Bildquelle: Pressestelle der Bremischen Bürgerschaft