[28.5.2019] Neueste universelle Kassenkonzepte vereinen Bürgerservice und Revisionssicherheit. Forderungen lassen sich bargeldlos, schnell und aussagekräftig begleichen. Drei Kommunen berichten über ihre Erfahrungen mit der Kassenlösung TopCash 2.

Apple Pay, Google Pay, Girocard kontaktlos – die kontaktlosen Zahlarten mit Smartphone oder Karte sind im Markt angekommen. Der Bürger möchte aber nicht nur im Einzelhandel mit Smartphone oder Debitkarte bezahlen, sondern auch in der Verwaltung. So ist es nur konsequent, dass das elektronische Bezahlen bei allen neueren Einführungsprojekten des Kassensystems TopCash 2 von Anbieter EDV Ermtraud eine wichtige Rolle spielt.
Die saarländische Stadt Merzig beispielsweise hat ihr Kassensystem von 14 auf 20 Arbeitsplätze aufgestockt. An 16 davon kann unmittelbar am Arbeitsplatz bargeldlos gezahlt werden. 15 moderne EC-Terminals unterstützen das kontaktlose und mobile Bezahlen. Mit Einführung der neuen universellen Kassenlösung TopCash 2 wird der Bargeldverkehr zur Senkung des Risikos effektiv in einer so genannten Sammelkassen-Konfiguration gelenkt. Das heißt, der Sachbearbeiter erzeugt ausschließlich zur Barzahlung einen offenen Posten, der an zentraler Stelle kassiert wird. Die meisten Vorgänge werden per sicherem Electronic Cash direkt am Arbeitsplatz abgeschlossen. Zeitraubende Wege für den Bürger zur Barkasse, Laufzettel sowie doppelte Bearbeitung gehören der Vergangenheit an. Für die Kassierplätze, die zugleich die Stellen der Leistungserbringung sind, steht die Vollintegration der EC-Geräte im Fokus. Dadurch entfällt das händische Eintippen durch den Sachbearbeiter, eventuelle Falscheingaben des Zahlbetrags können vermieden werden.
Zahlungen erfolgen kontaktlos binnen Sekunden und sind dank Live-Autorisation ausfallsicher. Einen großen Mehrwert stellen darüber hinaus die intuitiven Auswertungsmöglichkeiten für den Kassenverwalter in der Finanzabteilung dar: Einen bestimmten Kassenabschluss, eine zeitraum- oder amtsbezogene Auswertung nachzudrucken, dauert nicht einmal eine Minute. Aktuelle Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, Kassensicherungsverordnung sowie besondere Vorgaben der örtlichen Rechnungsprüfung finden im heutigen Kassenrecht Anwendung. Hermann Adams, Leiter der Stadtkasse Merzig, konstatiert: „Das maximal sicher eingerichtete Gesamtsystem beruhigt.“

Digitales Kassenbuch und -System

Die Stadt Iserlohn will künftig ein schnelles und sicheres Kassieren ermöglichen – vom Mettbrötchen für einen Euro aus der Kantine bis hin zur Gaststättenerlaubnis und Aufstellerlaubnis für Glücksspielgeräte für über 1.500 Euro (wir berichteten). Um diese Zielsetzung zu erreichen, setzt die 95.000-Einwohner-Kommune in Nordrhein-Westfalen ebenfalls auf Lösungen von EDV Ermtraud. Das neue digitale Kassenbuch und -System zum bar und bargeldlosen Kassieren wird seit Juli 2018 schrittweise in allen Fachbereichen eingeführt. In der Endausbaustufe soll es an mehr als 30 Arbeitsplätzen genutzt werden. Um ein bargeldloses Bezahlen unabhängig vom Betrag zu ermöglichen, integriert TopCash 2 die 20 vorhandenen EC-Terminal-Geräte und verbucht alle Vorgänge revisionssicher.
Die Anwender profitieren von der EC-Geräte-Ansteuerung, die IT-Abteilung hebt Synergien, indem sie sowohl das Kassenverfahren als auch die EC-Technik mit dem OPI-Terminalmanager (Open Payment Initiative) zentral administriert. Diagnose zum Status sowie Zuordnung von Terminals zu Kassenplätzen erfolgen serverbasiert im Netzwerk.
Ferner steht den Fachverfahrensbetreuern ein ausgefeiltes Benutzerrechtesystem zur Verfügung, das nur eine spezialisierte Kassenlösung bieten kann, ohne Kompromisse bei Sicherheit oder Handling einzugehen. Rechnungsprüfungsamt, Fachamtsleiter und Sachbearbeiter im Fachamt arbeiten in detailliert zugeschnittenen Anwenderrollen. Im Finanzbereich und in den Fachabteilungen haben die Verantwortlichen stets Zugriff auf die relevanten aktiven Daten in Echtzeit. Rechnungsprüfer können jederzeit Einsicht ins revisionssichere digitale Kassenbuch nehmen, um beispielsweise wiederkehrende Abfragen wie etwa Quartalsberichte zu selektieren oder Stichprobenprüfungen durchzuführen.

Übersichtliches Gesamtpaket

Marcus Mac Nelly-Horn von der IuK der nordrhein-westfälischen Stadt Castrop-Rauxel (85.000 Einwohner) schätzt vor allem die Übersichtlichkeit des Gesamtpakets TopCash 2, das sich täglich an 19 Arbeitsplätzen bewährt. Insbesondere im Bürgerservice werde die Kassen-Software nebst EC-Geräten intensiv genutzt. Jeweils zwei Arbeitsplätzen steht ein EC-Terminal zur Verfügung, von EDV Ermtraud aus einer Hand angeboten. Durch die Integration von fünf kabelgebundenen und fünf drahtlosen EC-Terminals wird dem Wunsch der bargeldlosen Zahlung beim sparsamen Technikeinsatz optimal Rechnung getragen. Im wechselnd besetzten Standesamt befindet sich das tragbare Zahlungsterminal stets am aktiven Arbeitsplatz. Die gute Auslastung ohne Wartezeiten bei großer Resonanz unterstreicht die Effektivität der elektronischen Zahlarten gerade auch im Tagesgeschäft der Verwaltung.

Wachsende Erfolgsgeschichte

Das bargeldlose Bezahlen schreibt eine wachsende Erfolgsgeschichte, der sich die Kommunen nicht entziehen können. Längst hat die EC-Karte auch dort Einzug gehalten, wo geringe Beträge oder wenige Vorgänge abgerechnet werden. Niedrige Transaktionsgebühren bei zugleich höchster Ausfallsicherheit haben zunächst den Handel, später auch die öffentliche Verwaltung überzeugt. Das bargeldlose Kassieren im Chip-/PIN-Verfahren spart nicht zuletzt erhebliche Erinnerungs-, Mahn- und Vollstreckungskosten gegenüber ungesicherter Lastschriftverarbeitung oder vom Zahlungspflichtigen vergessener Überweisung auf Kassenzeichen.
Wenig Anklang fanden die von den Sparkassen angestoßene Geldkarte sowie die ersten girogo-Konzepte. Erstmals wurde damit jedoch die Brückentechnologie Near Field Communication (NFC) stärker ins öffentliche Blickfeld gerückt. Vorreiter der Kontaktlos-Technik wurden die Herausgeber der Kreditkarten. Master- und Visa-Card sind also die Vorläufer der Girocard kontaktlos. Nahezu alle führenden Volksbanken und Sparkassen geben neuen Karten heute das NFC-Merkmal kostenlos mit.

Bezahlen per App

Die Generation der Digital Natives steigt bereits in die nächste NFC-Ausbaustufe ein. Die App der Sparkassen für mobiles Bezahlen wird immer häufiger installiert – das Smartphone wird zur Geldbörse. Etwa 75 Prozent aller Smartphones verfügen über das Android-Betriebssystem und sind damit grundsätzlich Google-Pay-fähig. Apple Pay schließt nun die Lücke für Smartphones mit iOS-Betriebssystem. Vorteil der Payment-Dienste der Internet-Riesen ist, dass diese unabhängig von der Hausbank funktionieren. Beide Provider verweisen auf eine wachsende Liste unterstützter Banken und hinterlegter Zahlverfahren wie Einzug vom Konto, Kreditkarte oder PayPal.
Electronic Payment gebunden an Debitkarte oder Smartphone in Verbindung mit revisionssicherem universellem Kassensystem, digitalem Kassenbuch und Terminalmanager erweist sich als langfristig ressourcenschonende Investition, die sich in Städten mit 30.000 bis 90.000 Einwohnern ebenso schnell amortisiert wie in kleineren Gemeinden.

Tobias Krumnow ist im Vertrieb der EDV Ermtraud GmbH in Rheinbrohl tätig.

http://www.edv-ermtraud.de
Dieser Beitrag ist der Ausgabe Mai 2019 von Kommune21 im Schwerpunkt Payment erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, EDV Ermtraud, Payment, Kassensysteme, E-Payment, TopCash 2, Merzig, Iserlohn, Castrop-Rauxel

Bildquelle: EDV Ermtraud