[14.6.2019] Mithilfe des Ratsinformationssystems SD.NET und der iRICH-App der Firma Sternberg soll bei der Stadtverwaltung Halle (Westf.) das papierlose Büro Realität werden.

In Halle (Westf.) hat man die Zeichen der Zeit erkannt: Mit dem Wechsel zu einem neuen digitalen Sitzungsmanagement möchte die Stadt Ressourcen einsparen, die Verwaltung optimieren und die Umwelt schonen. Mit der Implementierung des Ratsinformationssystems (RIS) SD.NET von Software-Anbieter Sternberg ist die erste Hürde auf diesem Weg genommen. „Wir haben das System erst seit ein paar Wochen in Betrieb und können daher noch keine qualifizierte Aussage über die tatsächlichen Ressourceneinsparungen treffen“, berichtet der städtische IT-Systemadministrator Christian Herden. „Die Kommunikation innerhalb der einzelnen Fraktionen hat sich durch die Umstellung auf SD.NET aber bereits entscheidend verbessert.“

Schnelle Integration der Daten

Die nordrhein-westfälische Stadt bietet rund 1.000 Unternehmen und mehr als 22.000 Einwohnern ein Zuhause. Auch sie sollen von der Transparenz des neuen RIS profitieren. „SD.NET ist bereits in einigen der umliegenden Kommunen im Einsatz“, berichtet Herden. „Nachdem auch wir uns für das System entschieden hatten, war uns ein reibungsloser Wechsel von dem bestehenden Ratsinformationssystem zu SD.NET­ wichtig.“
Die eigentliche Umstellung begann mit einer Konvertierung des aktuellen Datenbestands in die SD.NET-Datenbank und der Installation des Systems auf den eigenen Servern. Natürlich mussten sämtliche Daten – darunter die Corporate Identity der Stadt – in alle Dokumententypen möglichst schnell, vollständig und fehlerfrei integriert werden. Mit Erfolg: Sieben Wochen nach der Auftragserteilung konnte die erste Ratssitzung mit dem neuen System durchgeführt werden. Damit Anwender und Mandatsträger mit der Lösung problemlos arbeiten können, erhielten sie eine intensive Schulung vom Hersteller Sternberg.

App als Teil des Systemwechsels

Als Teil des Systemwechsels wurde auch die iRICH-App eingeführt, ebenfalls eine Entwicklung von Sternberg. Sie ermöglicht einen automatischen Abgleich mit dem Gremieninformationssystem. Wichtige Dokumente wie Unterlagen, Beschlüsse oder Nachrichten sind so jederzeit auf dem neuesten Stand. Fundstellen können farblich markiert und in einer Trefferliste angezeigt werden. Ideen oder Anmerkungen finden – wie auf Papier – als Notiz Platz, während Fraktionskommentare komfortabel über die App eingepflegt werden können. Letzteres ist ein gutes Beispiel für eine Funktion, die mit dem alten System nicht abgebildet werden konnte und nun die Kommunikation der Fraktionen untereinander erheblich erleichtert.
„In Kombination mit der iRICH-App erfüllt SD.NET alle Anforderungen, die wir an ein modernes Sitzungsmanagement stellen“, betont IT-Systemadministrator Herden. „Neben dem Funktionsumfang überzeugen vor allem die gute Software-Pflege durch das Unternehmen und die Kompatibilität mit den Endgeräten beziehungsweise den Betriebssystemen. Und das Wichtigste: SD.NET bildet für die Stadt eine ressourcenschonende Möglichkeit, weiterhin gute Ratsarbeit sicherzustellen.“

Jochen Strieckmann ist Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste, Finanzen der Stadt Halle (Westf.).

https://www.hallewestfalen.de
https://www.sitzungsdienst.net
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juni 2019 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren.  (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Sternberg, Halle (Westf.)

Bildquelle: Halle (Westf.)