[14.10.2019] Breidenbach liegt zwar im hessischen Hinterland, ist bei der Digitalisierung aber vorne dabei. Bereits vor 15 Jahren hat die Gemeinde ein Dokumenten-Management-System eingeführt, Anfang 2018 wurde dann vollständig auf die E-Akte umgestellt.

Dass die Größe einer Kommune kein entscheidendes Merkmal ist, um die Transformation zu einer digitalen Kommunalverwaltung erfolgreich zu meistern, beweist die mit rund 7.000 Einwohnern überschaubare Gemeinde Breidenbach im so genannten Hinterland des hessischen Landkreises Marburg-Biedenkopf. Die nur knapp 20 Verwaltungsmitarbeiter starke, aber technisch innovative Gemeindeverwaltung setzt schon seit mehr als 15 Jahren die Lösung regisafe von Anbieter comundus regisafe als zentrales Dokumenten-Management-System (DMS) im Büroalltag ein. Der damalige Büroleiter Norbert Schmalz hatte das Potenzial eines solchen Systems früh erkannt und die entsprechenden Impulse zur Einführung gesetzt. Die hausinternen Prozesse stetig zu vereinfachen und zu beschleunigen steht schon lange auf der Agenda der Kommune, da sich nur so zeitliche Spielräume für eine optimale Aufgabenerledigung finden lassen.
Zum 1. Januar 2018 ging die Kommune einen weiteren entscheidenden Schritt und stellte vollständig auf die E-Akte und einen rein elektronischen Informationsaustausch um.

Zwei wichtige Zutaten

Mit viel Leidenschaft und in intensiver Abstimmung mit allen Kollegen wurde das papierlose Rathaus mit großen Schritten innerhalb von nur acht Monaten Realität. Der aktuelle Gemütszustand in Bezug auf die durchlebten Veränderungen dokumentiert den Erfolg der Neuerung: Schon heute kann sich das gesamte Team den Rückschritt in die Papierwelt kaum mehr vorstellen und würde ihn sich auch nicht mehr wünschen. Die tiefgreifende Veränderung – aus Sicht der Verantwortlichen der größte Umbruch seit Einführung der EDV in der Verwaltung – war eine echte, aber machbare Herausforderung, durch welche die Team-Arbeit noch einmal völlig neu gedacht und gelebt werden kann.
Als Garant für den Erfolg einer solchen Revolution werden neben wichtigen organisatorischen Voraussetzungen mindestens drei entscheidende Faktoren gesehen: Die Umstellung auf ein digitales Rathaus ist eine Team-Aufgabe. Sie ließ sich in Breidenbach nur deshalb so konfliktarm und erfolgreich gestalten, weil jedem Mitarbeiter deutlich gemacht werden konnte, wo für ihn selbst der Mehrwert liegt, wie die neuen Prozesse das Team stärken, und wie sich auch für den Kunden ein besserer Service ergeben kann. Zweite wichtige Zutat war die Software regisafe, in der sich die gewünschten Verfahren und Prozesse individuell und ohne großen Support-Aufwand abbilden lassen. Komplettiert wird das Dreieck durch einen Partner, der das Projekt mit viel Know-how aus der Verwaltung selbst heraus begleiten kann und als Schnittstelle zwischen Prozess und Technik dient.

Status quo nur ein Zwischenstand

Geeignete Unterstützung fand die Gemeinde Breidenbach in dem regisafe-Vertriebspartner Erath Organisation aus Alsfeld. Das Unternehmen betreut die Kommune seit nunmehr 15 Jahren intensiv. Gemeinsam erarbeitete man eine Organisationsstrategie zur ganzheitlichen Digitalisierung des Rathauses und führte die Prozesse, begleitet von intensiven Mitarbeiter-Workshops und Schulungen, ganz im Sinne des Bottom-up-Prinzips ein. Auch DMS-Hersteller comundus regisafe beteiligt sich aktiv am Veränderungsprozess in Breidenbach und sorgt mit regelmäßigen Anpassungen des Systems dafür, dass auch in Zukunft alle Anforderungen erfüllt werden.
„Wir haben Blut geleckt und wollen mehr“, spricht Bürgermeister Christoph Felkl seine Erwartungen gegenüber Vertrieb und Hersteller deutlich aus. „Der heutige Status ist ein großer Erfolg, aber eigentlich nur ein Zwischenstand. Wir wollen nach der internen Ausrichtung auf die Digitalisierung auch den Bürgerservice in Form weiterer Online-Dienste voranbringen, um für unsere Kunden den Mehrwert zu steigern und unseren Aufwand der Vorgangsbearbeitung weiter zu reduzieren“, formuliert er seinen Anspruch an die Entwicklung der kommenden Monate. Inzwischen wurden nahezu alle internen Themenfelder und Prozesse der Gemeinde Breidenbach auf digitale Verfahren umgestellt, sodass jetzt die konkrete Erfüllung des Onlinezugangsgesetzes angegangen werden kann.

Energie, wo sie gebraucht wird

Eine papierlose und medienbruchfreie Verwaltung mit durchweg digitalen Prozessen ist somit in allen Verwaltungsgrößen bereits heute realisierbar – so das positive Gesamturteil der Kommune. Im Ergebnis werden wichtige Ressourcen von zeitaufwendigen Nebenkriegsschauplätzen wie Informationsbeschaffung, Dokumentenablage und Abstimmungen wieder auf die eigentlichen Kernaufgaben der Verwaltung verlagert und dort konzentriert. Das macht diese gegenüber den Bürgern leistungsfähiger, und die Energie fließt dorthin, wo sie wirklich gebraucht wird – in Entscheidungen und Vorgangsbearbeitung. Auch mit Blick auf kommende Generationen herrscht in Breidenbach Zuversicht, denn die Digitalisierung ist ein wichtiges Pfund bei der Nachwuchsgewinnung. Junge Menschen sind dem Tablet eben näher als der verstaubten Akte im Archiv.

Michael Völker ist Leiter des Ordnungsamts in Breidenbach und verantwortet die Digitalisierung der Gemeinde.

https://www.breidenbach.de
https://www.regisafe-comundus.de
https://www.erath-organisation.com
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Oktober 2019 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, comundus regisafe, Breidenbach, regisafe, Erath Organisation

Bildquelle: Gemeinde Breidenbach/Michael Völker