[9.3.2020] Bereits 2013 wurde in der Stadt Flensburg die Einführung eines digitalen Sitzungsdienstes beschlossen. Das sparte der Stadt über die Jahre eine Menge Papier. Ein Workflow soll nun die Freigabe von Beschlussvorlagen vereinfachen.

Die Stadt Flensburg hat die Zeichen des digitalen Zeitalters erkannt und sich schon im Jahr 2013 intensiv mit der Umstellung auf die elektronische Ratsarbeit befasst. Der Fokus lag dabei auf der Einsparung von Papierunterlagen für die politische Arbeit, dem damit einhergehenden Personalaufwand, aber auch auf einem schnellen und unkomplizierten Zugriff von unterwegs aus. Die damals neu konstituierte Ratsversammlung der Stadt in Schleswig-Holstein hat daher in der Sitzung im September 2013 nach ausgiebiger Beratung in diversen Gremien die Einführung des digitalen Sitzungsdienstes beschlossen.
Sowohl Verwaltung als auch Politik verpflichteten sich dazu, auf die Versendung von Drucksachen zu verzichten und nur noch in Ausnahmefällen auf Unterlagen in Papierform zurückzugreifen. Die Nutzer können über private oder von der Stadt gestellte mobile Geräte auf den digitalen Sitzungsdienst zugreifen. Dafür wurden seitens der Stadt 134 Tablets für die Ratsmitglieder sowie für die bürgerschaftlichen Mitglieder der verschiedenen Fraktionen angeschafft.

Im Fokus der öffentlichen Wahrnehmung

Unterlagen wie Einladungen, Niederschriften und Beschlussvorlagen werden von der Verwaltung in einem Ratsinformationssystem (RIS) bereitgestellt. Flensburg nutzt hierfür die Lösung SD.NET der Firma Sternberg. Über die Anwendung haben die Mitarbeiter der Verwaltung Zugriff auf hinterlegte Informationen und zudem die Möglichkeit, Beschlussvorlagen, Niederschriften und Einladungen ins System einzustellen. Nachdem die Unterlagen freigeschaltet worden sind, können die politischen Nutzer sowie die Bürger über ein webbasiertes Front End auf diese zugreifen. Auch wenn das RIS in seiner aktuellen Form bereits seit dem Jahr 2006 besteht, hat der Beschluss zur digitalen Ratsarbeit im Jahr 2013 das System nochmals in den Fokus der öffentlichen Wahrnehmung gerückt.
In den Ausschüssen und Gremien der Stadt werden natürlich auch nicht-öffentliche Themen beraten. Diese Inhalte sind passwortgeschützt. Da die Besetzung der Ausschüsse erfahrungsgemäß einer ständigen Fluktuation unterliegt, können sich die Geschäftsführer der Ausschüsse relevante Informationen, wie beispielsweise die Kontaktdaten der neuen Mitglieder, direkt aus dem System ziehen. Auch bereits gefasste Beschlüsse anderer Gremien können jederzeit eingesehen und die dazugehörige Beratung über die Niederschriften nachvollzogen werden. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass alle Ausschüsse stets im Bilde über den aktuellen Sachstand sind.

Laufend weitere digitale Verfahren

Als weiterer Effekt ist die Einsparung von Druckerzeugnissen zu nennen. Die Verwaltung berechnete, dass im Zeitraum von September 2013 bis Mai 2018 mehr als 1,15 Millionen Seiten oder rund 5.750 Kilogramm Papier eingespart werden konnten.
Die Flensburger Ratsversammlung geht mit der Zeit und auch in der Verwaltung sollen laufend weitere digitale Verfahren zum Einsatz kommen. Als Ziel für den Sitzungsdienst steht die Einführung eines Workflows im Mittelpunkt. Dokumente, wie beispielsweise Beschlussvorlagen, müssen vor Veröffentlichung durch den Verwaltungsvorstand unterschrieben und freigegeben werden. Aktuell werden die entsprechenden Unterlagen ausgedruckt und vorgelegt. Das ist nicht medienbruchfrei. Durch die Einführung eines Workflows erhofft sich die Stadtverwaltung eine Veränderung des aktuellen Verfahrens. Bei dem Workflow handelt es sich um eine Systemerweiterung der Lösung SD.NET, die es erlaubt, bestimmte Arbeitsabläufe zu definieren und bestimmten Mitarbeitern zuzuweisen. Perspektivisch soll dann auch die Unterzeichnung von Unterlagen im Rahmen einer digitalen Signatur möglich werden.

Aufwand durch mobile Endgeräte einsparen

Neben allen positiven Aspekten ergeben sich aus der Digitalisierung des Sitzungsdiensts jedoch auch Aufgaben, die es zu lösen gilt. Wo durch die mobilen Endgeräte Arbeitsaufwand eingespart werden konnte, entsteht durch deren Wartung und Pflege an anderer Stelle neuer Personalbedarf. Flensburg hat dazu beispielsweise eine Stelle im IT-Service um sechs Stunden dauerhaft aufgestockt.
Der Zahn der Zeit ist ein wichtiger Faktor im elektronischen Sitzungsdienst. Aktuell zeichnet sich deutlich ab, dass die im Jahr 2013 beschafften Geräte langsam an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit stoßen. Auch wenn bereits viele der politisch Tätigen ihre privaten Geräte nutzen, greift ein Großteil auf die von der Verwaltung der Stadt Flensburg bereitgestellten mobile Endgeräte zurück. Um auch in Zukunft eine zuverlässige digitale Ratsarbeit gewährleisten zu können, gilt es Ersatz zu beschaffen.
Durch die Digitalisierung ist insbesondere für den Sitzungsdienst einiges einfacher und übersichtlicher geworden. Neben dem positiven Gesamteindruck gibt es aber auch neue Herausforderungen, denen begegnet werden muss. Wägt man beide Seiten ab, ist die elektronische Ratsarbeit jedoch ein Gewinn, der dem aktuellen Zeitgeist folgt.

Simone Lange ist Oberbürgermeisterin der Stadt Flensburg.

https://www.flensburg.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe März 2020 von Kommune21 im Schwerpunkt Ratsinformationssysteme erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Sternberg, Flensburg

Bildquelle: Stadt Flensburg