[23.3.2020] Der Regionalverband Ruhr hat mit seinem breiten Aufgabenspektrum auch eine große Verwaltung zu stemmen. Die Lösung von more! software wird neben der Gremienarbeit der Verbandsversammlung nun auch beim Personalrat eingesetzt.

Schon früh hat sich der Regionalverband Ruhr (RVR) als Körperschaft des öffentlichen Rechts Gedanken darüber gemacht, wie die Arbeitsweise der Verbandsgremien erleichtert und den Bürgern eine Möglichkeit geboten werden kann, sich über die Arbeit der Verbandsversammlung und ihre öffentlichen Gremien zu informieren.
Zum Verbandsgebiet des RVR mit Sitz im nordrhein-westfälischen Essen zählen die kreisfreien Städte Bochum, Bottrop, Essen, Dortmund, Duisburg, Gelsenkirchen, Hagen, Hamm, Herne, Mülheim an der Ruhr und Oberhausen sowie die Kreise Recklinghausen, Wesel und Unna sowie der Ennepe-Ruhr-Kreis mit insgesamt rund 5,1 Millionen Einwohnern. Im Zentrum des gesetzlichen Auftrags des RVR steht das Wohl der Metropole Ruhr: Auf allen relevanten regionalen Handlungsfeldern agiert der Verband entweder als Netzwerker, Koordinator, Impulsgeber, Dienstleister oder Projektträger für das Ruhrgebiet.

Aufgaben des Verbands

Die Aufgaben und Tätigkeiten des Verbands sind im RVR-Gesetz geregelt. Er ist für die staatliche Regionalplanung in der Metropole Ruhr zuständig und Träger bedeutender Infrastrukturprojekte wie der Route der Industriekultur und des Emscher Landschaftsparks. Zu den ältesten Kernaufgaben zählen Schutz und Pflege der Umwelt durch Sicherung von Freiflächen.
Zu den gesetzlichen Aufgaben des RVR gehören zudem die regionale Wirtschafts- und Tourismusförderung sowie die Öffentlichkeitsarbeit für die Metropole Ruhr. Darüber hinaus ist der Verband an zahlreichen Gesellschaften beteiligt: Als Alleingesellschafter fungiert er unter anderem bei der Ruhr Tourismus GmbH (RTG), der Business Metropole Ruhr GmbH (BMR) sowie der Abfallentsorgungs-Gesellschaft Ruhrgebiet (AGR). Der RVR wird durch eine Umlage seiner Mitglieder finanziert und bei Projekten durch Fördermittel von Land, Bund und EU unterstützt. Organe des Verbands sind die Verbandsversammlung, der Verbandsausschuss und die Regionaldirektorin. Die Verbandsversammlung setzt sich den Ergebnissen der Kommunalwahlen entsprechend zusammen, und ab diesem Jahr wird das Ruhrparlament direkt gewählt.

Sonderwünsche umsetzen

Der RVR hatte sich nach umfassender Recherche und Prüfung, welche Software seinen Bedürfnissen am besten entspricht, im Jahr 2006 für die Lösung der Firma more! software entschieden. Ausschlaggebend war, dass der Online-Auftritt des Unternehmens ergänzend zu der Sitzungsdienst-Software, die auf der Skriptsprache PHP und der Open-Source-Datenbank MySQL basiert, auf einem Apache-HTTP-Server lief. Diese Technik war seinerzeit nicht so verbreitet, hat sich aber im Laufe der Jahre durchgesetzt und ist inzwischen ein wichtiger Bestandteil des allgemeinen Online-Auftritts geworden. Damit wurde eine hohe Flexibilität für die weiteren Entwicklungen des speziell an die Bedürfnisse des RVR angepassten Systems geschaffen.
In den vergangenen 15 Jahren hat der RVR gemeinsam mit more! software verschiedene Module entwickelt, um die Gremienarbeit sowohl für die Anwender als auch für die Mandatsträger attraktiver zu gestalten. So wurde in die Lösung beispielsweise die Möglichkeit integriert, bei den Tagesordnungspunkten die Redebeiträge zu hinterlegen und unter einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Unterpunkte aufzunehmen. Die Anwender beim RVR schätzen sehr, dass der Hersteller auf die Sonderwünsche eingeht.

Sanfter Umstieg führt zu erhöhter Akzeptanz

Seit Beginn der vergangenen Wahlperiode der Verbandsversammlung im Jahr 2015 setzt der Regionalverband die App Dipolis für iPads ein – zunächst als duales System, das heißt, die Unterlagen für die Gremiensitzungen werden alternativ auch in Papierform zur Verfügung gestellt. Mit dem Fortschreiten der Wahlperiode konnte beobachtet werden, dass immer weniger Parlamentarier auf die Papierform zugreifen. Dieser sanfte Umstieg hat bei den Verbandsversammlungsmitgliedern zu einer erhöhten Akzeptanz geführt. Auch in der nächsten Wahlperiode wird der RVR weiter darauf hinwirken, den Papierversand von Gremienunterlagen komplett abzuschaffen und alle Dokumente in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Neben dem Umweltgedanken spielt auch die finanzielle Einsparung von Druck-, Porto- und Personalkosten eine Rolle.
Anfang 2014 hatte sich der RVR-Personalrat auf die Suche nach einer Software für die Gremienarbeit begeben. Dies stellte sich als besonders schwierig heraus, da kaum Anbieter auf dem Markt waren, die eine für die Arbeit des Personalrats passende Software im Portfolio hatten. Nach langen Überlegungen wurde der Versuch gestartet, die Personalratsarbeit mit der Lösung von more! software zu unterstützen.

Einführung in zwei Phasen

Die Arbeit eines politischen Gremiums unterscheidet sich jedoch erheblich von der eines Personalrats. Daher waren anfangs mehrere Hürden zu überwinden. Auch wenn der RVR gemeinsam mit more! software in diesem Bereich Neuland betreten hat und das System erst entsprechend angepasst werden musste, verlief die Einführung erfolgreich. Bewusst wurde diese in zwei Phasen aufgeteilt: In der ersten Phase, vor circa vier Jahren, ist das System nur für den Personalrat und seine Kommissionen eingeführt worden. Diese Funktion ist ein fester Bestandteil der Personalratsarbeit geworden. Schon die erste Phase schaffte viel Komfort für die Mitglieder und sorgte neben der Arbeitserleichterung vor allem für ein hohes Maß an Transparenz innerhalb des Gremiums.
In der zweiten Phase soll auch die Verwaltung in den Workflow des Systems integriert werden, sodass die Maßnahmen der Verwaltung an den Personalrat nicht mehr wie bisher in Papierform eingereicht werden, sondern digital über den Sitzungsdienst eingeleitet werden können. Die Software stellt dabei sicher, dass alle Fristen nach dem jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetz protokolliert und eingehalten werden.

Plarent Kazani ist beim Regionalverband Ruhr für das Gremieninformationssystem zuständig.

https://www.rvr.ruhr
https://www.more-rubin.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe März 2020 von Kommune21 im Schwerpunkt Ratsinformationssysteme erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Regionalverband Ruhr, Personalrat

Bildquelle: RVR/Wiciok