Kassensysteme:
Verschärfte Grundsätze


[24.4.2020] Einfach nur Kassieren war gestern. Aktuell sind viele neue Vorgaben zu beachten, sei es bei der Kassensicherungsverordnung, der Abgabeordnung oder bei der DSGVO.

Kassenabschlüsse müssen revisionssicher sein. Aktuell stehen viele neue Anforderungen im Fokus, die das Kassenwesen beratungsintensiv machen: Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und technische Sicherheitseinrichtung (TSE), Umsatzsteuerpflicht, Schnittstelle zur Finanzverwaltung sowie Bonpflicht. Hier stoßen integrierte Module an ihre Grenzen. Bereits seit 2017 gelten verschärfte Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Transaktionen müssen in unveränderbarer Weise aufgezeichnet werden. Jede Buchung ist mit ID-Nummer, Kassierer und Zeitstempel automatisiert manipulationssicher zu schreiben. Teilstornos oder gar das Löschen abgeschlossener Buchungsbelege sind tabu. Jede kombinierte Buchung ist als Ganzes dokumentiert zu stornieren. Damit der Anwenderkomfort darunter nicht leidet, ermöglicht die Gebührenkasse TopCash 2 des Unternehmens EDV Ermtraud mit der Wiederholen-Funktion das Erzeugen und Anpassen des korrekten Vorgangs.

Zeitgemäße Datenhaltung

Revisionssicherheit gilt auch für Kassenabschlüsse. Nur autorisierte Mitarbeiter dürfen ihre Kasse abschließen. Die Bestandsprüfung kann durch die Münzzählung effektiv gestaltet werden. Ein Rücksetzen von Abschlüssen ist unzulässig und in der Lösung unterbunden. Jeder Abschluss ist mit allen Auswertungen reproduzierbar. Ein Rechnungsprüfer kann jederzeit einsehen, wer, wann, welche Kasse abgeschlossen und welche Buchung getätigt hat. Technisch liegt der Gebührenkassenlösung eine Absicherung bis in die Einzeltransaktion zugrunde. Ferner fordert die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellung. Das kann von TopCash 2 durch eine zeitgemäße Datenhaltung und das Benutzerrollenkonzept garantiert werden.

Fiskalisierung und DSFinV-K

Akut werden auch die Vorgaben nach KassenSichV und § 146a der Abgabeordnung. Der Anwendererlass des Bundesministeriums für Finanzen zeigt Anforderungen und Konfigurationen auf, die neue elektronische Kassensysteme seit 1. Januar 2020, bestehende ab September erfüllen müssen. Stichworte sind: Fiskalisierung und DSFinV-K. Teil der Kassenprüfungen wird auch die Umsatzsteuerrecht-konforme Behandlung. Juristische Personen öffentlichen Rechts müssen nun Leistungen nach den gleichen Grundsätzen erbringen wie andere Marktteilnehmer. Steuerfrei bleiben lediglich die klassischen Gebühren für hoheitliche Aufgabenerfüllung, zum Beispiel Pässe, Ausweise, Kfz-Anmeldung oder Gewerbeanzeige. Diese sind jedoch an zusätzliche Dienstleistungen gekoppelt: Ein Stammbuch im Standesamt, die Feinstaubplakette in der Zulassungsstelle und die Fotokopie im Bürgeramt sind nun gleichermaßen mit Mehrwertsteuer zu kassieren, auszuweisen, entsprechend zu verbuchen und zu kontieren.

Sichere Zahlarten

Einfach nur Kassieren war gestern. Daher bietet EDV Ermtraud ein herstellerunabhängiges Consulting an. Die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben kann mit der Einführung des Zahlungssystems TopCash 2 nebst POS-(EC-)Geräten verbunden werden, das zugleich die neuesten sicheren Zahlarten unterstützt.

Tobias Krumnow ist im Vertrieb der EDV Ermtraud GmbH in Rheinbrohl tätig.

https://www.edv-ermtraud.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe April 2020 von Kommune21 im Schwerpunkt E-Payment erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Payment, EDV Ermtraud, E-Payment, TopCash 2

Bildquelle: EDV Ermtraud GmbH

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