[22.6.2020] Das Unternehmen comundus regisafe nutzt den 30. Geburtstag seiner Lösung regisafe, um den Fokus auf die E-Akte zu richten. Geschäftsführer Siegfried Fitzel erklärt im Interview mit Kommune21, worin er die größte Herausforderung bei der Digitalisierung sieht.

Herr Fitzel, die Lösung regisafe ist nun seit 30 Jahren auf dem Markt. Können Sie die Entstehungsgeschichte kurz umreißen?

Die Software regisafe ist vor 30 Jahren aus der analogen Aktenverwaltung heraus entstanden. Dabei spielte schon damals der Aktenplan eine zentrale Rolle. In den vergangenen Jahren wurde regisafe in Zusammenarbeit mit den öffentlichen Verwaltungen kontinuierlich entlang deren Bedürfnisse weiterentwickelt. Technologisch wurde die Software ständig an die aktuellen marktüblichen Betriebssysteme angepasst. Zu Beginn war regisafe ein reines Dokumenten-Management-System (DMS). Im Laufe der Zeit sind weitere wichtige Funktionen dazu gekommen, wie zum Beispiel die Adressverwaltung, integrierte Fachverfahren, Online- und Portallösungen wie ein vollintegriertes Ratsinformationssystem und unsere App. Wir, die comundus regisafe GmbH, haben 2016 regisafe übernommen. Ich habe das Projekt von Anfang an mitgestaltet und begleitet.

Was sind für Sie die wichtigsten Meilensteine der Branche?

Die Digitalisierung ist ein hoch spannendes Feld und herausfordernd. Wir stecken mitten in der Umsetzung bei den öffentlichen Verwaltungen. Natürlich gibt es im Hinblick auf das Onlinezugangsgesetz fixe Meilensteine, aber die Herausforderung besteht darin, die unterschiedlichen Digitalisierungsstände der Verwaltungen auf ein einheitliches Niveau zu bringen.

Wie schätzen Sie den aktuellen Digitalisierungsstand in den Kommunen ein?

Die Digitalisierung in den Kommunalverwaltungen geht voran, allerdings vielerorts deutlich langsamer als gedacht. Wir betreuen viele kleine und mittlere Kommunen und wissen daher, dass der Status sehr unterschiedlich ist. Oft ist es in der Verwaltung so, dass die Position des Digitalisierungsbeauftragten zusätzlich zum Tagesgeschäft ausgefüllt werden muss. Bei dieser Doppelbelastung und der zunehmenden Angebotserweiterung – Stichwort Bürgerservice – ist eine planmäßige, umfassende Digitalisierung nicht zu leisten. Aufgrund der Komplexität der Aufgabe haben manche Verwaltungen daher spät oder noch gar nicht damit begonnen.

Sie haben das Jubiläum unter das Motto „E-Akte starten“ gestellt. Was war der Auslöser dafür?

Wir verstehen uns als Lösungsanbieter für die öffentliche Verwaltung und haben daher vom Basis-DMS bis hin zu integrierten Online-Portalen und mobilen Lösungen alles im Portfolio, was für das digitale Arbeiten benötigt wird. In unseren Gesprächen mit den Verwaltungen stellen wir oftmals fest, dass bei der Digitalisierung immer weitere Bausteine gewünscht werden, obwohl das Fundament, die E-Akte, noch gar nicht vorhanden ist. Wenn diese jetzt noch nicht sauber steht, ist es enorm wichtig zu reagieren, denn die Uhr tickt. Daher widmen wir uns mit unserer Jubiläumsaktion start:E der Einführung der E-Akte.

Was genau können sich die Kunden unter der Lösung start:E vorstellen?

Bei der Digitalisierung ist es ja wie beim Bau eines Hauses – eine Etage nach der anderen und ganz unten ein stabiles Fundament. Hört sich trivial an, ist aber so, denn ansonsten gerät man in eine Schieflage und muss kostspielig und zeitaufwendig nachbessern. Mit start:E kann ganz unkompliziert und in einem überschaubaren Rahmen in die grundlegende Umsetzung der E-Akte gestartet werden.

Wagen Sie eine Prognose: Wie wird sich die Arbeit in den Kommunen in den kommenden zehn Jahren verändern?

Ich gehe davon aus, dass die Kommunen in den kommenden Jahren ihren Platz in der digitalisierten Welt finden werden. Natürlich startet jede Kommune unter anderen Voraussetzungen und die Smart City ist meist noch eine Vision. Aber die digitale Verwaltung ist das Herzstück auf dem Weg dahin und daher bin ich mir sicher, dass die Kommunen in zehn Jahren vorwiegend digital agieren. Die E-Akte wird Einzug halten. Die Verwaltung wird für Bürger und ansässige Unternehmen zugänglicher. Informationen und Leistungen werden elektronisch rund um die Uhr abrufbar sein.


Und welche Auswirkungen hat die Corona-Krise auf die Digitalisierung? Sehen Sie diese eher kurzfristig oder erwarten Sie nachhaltige Veränderungen?

Die Corona-Krise wird vieles in der öffentlichen Verwaltung verändern, und die Transformation hat bereits begonnen. Die vergangenen Wochen und Monate haben schonungslos offengelegt, dass an der Digitalisierung kein Weg vorbeiführt. Wir haben es bei unseren Kunden erlebt. Die, die schon umfassend auf die E-Akte setzen, können von einem Tag auf den anderen ins Homeoffice wechseln und den Betrieb nahezu normal aufrechterhalten. Sind bereits Portallösungen im Einsatz, laufen auch Bürgerservices und die digitale Gremienarbeit weiter. Andere Verwaltungen wurden ausgebremst und werden jetzt sicherlich alles daran setzen, dass sich das nicht wiederholt. Insofern ist die Corona-Krise sicherlich ein Beschleuniger der Digitalisierung.

Interview: Sara Ott

https://www.regisafe.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juni 2020 von Kommune21 im Schwerpunkt Dokumenten-Management erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, comundus regisafe, regisafe, E-Akte, Siegfrid Fitzel

Bildquelle: Matthias Baumgartner