Kreis Groß-Gerau:
Grün und in Gemeinschaft


[9.7.2020] Die hessische Kreisverwaltung Groß-Gerau hat die eigene Beschaffung digitalisiert und eine kreisweite kommunale Einkaufsgemeinschaft etabliert. Fazit: Die Mehrwerte übertreffen die Ausgaben bei Weitem.

Kreis Groß-Gerau realisiert nachhaltigen Einkauf. Bis zum Jahr 2014 hatte die Kreisverwaltung Groß-Gerau mit den negativen Effekten dezentraler Ressourcenverwaltung und papiergestützter Beschaffung zu kämpfen. Die Kommune hat sich deshalb für die Digitalisierung von Verfahrensabläufen im Einkauf entschieden. Über eine Web-Applikation können autorisierte Mitarbeiter heute ohne größere bürokratische Hürden bestellen. Die Aufträge basieren dabei auf im Vorfeld vereinbarten Rahmenverträgen. Der digitalisierte Ablauf schafft nicht nur Transparenz, sondern ermöglicht auch eine fachübergreifende Einkaufs- und Ausschreibungsstrategie. Daraus ist eine Einkaufsgemeinschaft kreiszugehöriger Kommunalverwaltungen entstanden, in der neben strategisch-wirtschaftlichen Zielstellungen der grüne Einkauf im Fokus steht: So kann bei der Auswahl der Auftragspartner beispielweise gezielt auf regionale Herkunft oder Nachhaltigkeit der Produkte geachtet werden.

Zu viele Prozesse, zu wenig Übersicht

„Bei einer Kreisverwaltung mit 1.200 Mitarbeitern, 16 Fachbereichen, 45 Schulen sowie zwei Eigenbetrieben stoßen papiergestützte Beschaffungsabläufe generell an ihre Grenzen“, berichtet Heike Neger, Mitarbeiterin im Stab Interkommunale Zusammenarbeit im Fachbereich Steuerung der Kreisverwaltung Groß-Gerau. „Selbst Budgets, verteilt über die ganze Verwaltung, halfen vor 2014 recht wenig. Denn sobald jeder in Eigenverantwortung am Markt unterwegs war, fielen wertvolle Bündelungs- und Steuerungseffekte weg.“ Untersuchungen in Vorbereitung der Umstellung machten schnell deutlich: 15 Prozessschritte und Durchlaufzeiten von bis zu vier Wochen waren eindeutig zu viel. „Nach unseren Recherchen fielen für eine einzelne Beschaffung Kosten in Höhe von 85 Euro an. Diese Kennzahlen stellte bei der Präsentation der Ergebnisse niemand mehr in Frage“, erinnert sich Neger. Hinzu kam, dass es keine transparente Übersicht der Aufträge – einschließlich Kaufpreis, Bearbeiter und Käufer – gab. Daher lagen bis 2014 auch keine belastbaren Leistungsbeschreibungen vor, die als Grundlage für öffentliche Ausschreibungen und Vergaben hätten dienen können. Vielmehr mussten Daten aufwendig entlang von Rechnungen und Befragungen erhoben werden.

Mehr Transparenz und gezieltere Steuerungsmöglichkeiten

Aus diesem Grund entschied sich die Kreisverwaltung Groß-Gerau vor sechs Jahren, die papiergestützten Beschaffungsabläufe durch eine digitalisierte Einkaufsstrategie zu ersetzen. Ziel sollte es sein, durch mehr Transparenz und gezieltere Steuerungsmöglichkeiten Wirtschaftlichkeitsvorteile sowie eine effiziente Möglichkeit zur elektronischen Ausschreibung und Vergabe zu schaffen. „Wir suchten eine Lösung für gleichartige Bedarfe für alle Organisationseinheiten der Kreisverwaltung sowie der zugehörigen Außenstellen und Eigenbetriebe beziehungsweise Beteiligungen“, erklärt Neger. „Des Weiteren sollte es sich dabei, jenseits aller Marktplätze, um ein geschlossenes lieferantenunabhängiges System handeln, um periodisch ausgeschriebene Rahmenverträge benutzerfreundlich über eine selbsterklärende Oberfläche zu steuern.“ Mit dem Unternehmen TEK-Service fand die Verwaltung schließlich den passenden Partner. Innerhalb einer Projektzeit von acht Wochen konnte die neue Lösung in Groß-Gerau mit 100 Bestellern starten.
Der Zeitaufwand im Einkauf reduzierte sich schon in der Anfangszeit auf fünf Stunden pro Woche. „Durch den digitalisierten Einkauf gewonnene Daten konnten von uns zu elektronischen Leistungsverzeichnissen aufbereitet werden, die ein wichtiger Bestandteil der regelmäßigen Ausschreibungen sind“, berichtet Monika Schmidt, Vorsitzende des Aufsichtsrats bei TEK-Service. Jetzt lassen sich diese viel wirtschaftlicher und transparenter durchführen. „Davon profitieren auch die Lieferanten, da eine faire und transparente Preisgestaltung möglich ist“, bestätigt Heike Neger von der Kreisverwaltung. In den ersten Wochen und Monaten konnten zudem alte Papierlager aufgehoben werden. Die benötigten Aufwendungen für den gesamten Einkauf sanken innerhalb des ersten Jahres nach der Umstellung in kürzester Zeit um 40.000 Euro.

Nachhaltigkeitsaspekt berücksichtigt

„Bereits nach einem Jahr konnte aufgrund belastbarer, umfassenderer Leistungsbeschreibungen Bürobedarf ausgeschrieben werden – mit einem Preisvorteil von 10 Prozent“, berichtet Neger. Es folgten Papier, Tinte sowie Toner. Schritt für Schritt wurden weitere Verwaltungsbereiche wie Jobcenter, Gebäude-Management und Schulen für die neue Einkaufsstrategie gewonnen. Sortimente wie Postzustellungsurkunden oder Hygiene kamen ebenfalls hinzu. „Heute steuern wir verwaltungsweit einen Jahresumsatz von 500.000 Euro über den elektronischen Einkauf. Hinzu kommt das derzeitige Jahresbeschaffungsvolumen von 140.000 Euro unserer kommunalen Einkaufsgemeinschaft, die sich aus kreiszugehörigen Städten und Gemeinden zusammensetzt“, fasst Heike Neger zusammen.
„Neben der verbesserten Transparenz sollte auch der Nachhaltigkeitsaspekt insbesondere bei der Produktauswahl eine größere Rolle spielen, sodass wir dies entsprechend in der Web-Applikation umgesetzt haben“, berichtet Monika Schmidt von TEK-Service. So sind derzeit im Einkauf 11.260 Artikel bekannt, die regelmäßig ausgeschrieben und damit auch im Sinne von Nachhaltigkeitsaspekten qualifiziert werden können. Entsprechende Kennzeichnungen im Einkaufsportal erleichtern es dem Besteller, unter aktuell 2.800 gelabelten Artikeln die grüne Kaufentscheidung zu treffen. Bereits bei den Artikelanfragen können diese Anforderungen an Lieferanten mitgegeben werden. Darüber hinaus können auf diese Weise auch das regionale Handwerk oder der Einzelhandel stärker integriert werden. „Dies ist eine der vielen Weiterentwicklungen des Dienstleisters TEK-Service, die auch aus Anregungen der Kreisverwaltung entstanden sind. Die Ergebnisse sind überzeugend“, bestätigt Neger.

Gemeinsame Einkaufsstrategie

Daher lag der Gedanke nahe, kreiszugehörige Kommunalverwaltungen für eine gemeinsame Einkaufsstrategie basierend auf den positiven Erfahrungen zu gewinnen. Nach einigen Verhandlungen und finalen Projektwochen der Umsetzung war es 2018 dann soweit: Die Einkaufsgemeinschaft Groß-Gerau wurde geschaffen und wächst seither stetig. Verwaltungen wie Büttelborn, Biebesheim am Rhein, Raunheim, Riedstadt, Mörfelden-Walldorf, Trebur, Ginsheim-Gustavsburg, Nauheim und Kelsterbach sind Teil der Gemeinschaft und sorgen für steigenden Umsatz. Die Ausschreibungsergebnisse zeigen, dass sich eine Vergabe lohnt. Belastbare, gebündelte Leistungsbeschreibungen zeitigen gute Angebote der Bieter. Die Preisvorteile liegen dabei in der Regel bei 15 bis 20 Prozent. „Die Ergebnisse kommen damit uns allen zu hundert Prozent zugute. Lieferanten haben keine Kosten zu tragen, was die Vielzahl von Angeboten zeigt. Die Aufwendungen für unseren Dienstleister tragen wir; das rechnet sich für uns in vielerlei Hinsicht. Denn in jedem Fall übertreffen die erzielten Mehrwerte die Ausgaben bei Weitem“, resümiert Neger. Heute werden circa 300 Lieferadressen mit den Sortimenten von sechs Lieferanten versorgt. Der Jahresumsatz liegt bei etwa 460.000 Euro.

Ruxandra Receanu ist Leiterin Medienkontakt & Medienstrategie bei der ABOPR Pressedienst B.V.

https://www.kreisgg.de
https://www.tek-service.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juli 2020 von Kommune21 im Schwerpunkt E-Einkauf erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: E-Procurement, TEK-Service, Kreis Groß-Gerau, E-Vergabe, E-Einkauf

Bildquelle: Kreisverwaltung Groß-Gerau

Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich E-Procurement
Thüringen: E-Vergabe immer beliebter
[4.8.2020] Die E-Vergabe-Plattform des Freistaats Thüringen wird zwischenzeitlich von allen Vergabestellen der Landesverwaltung genutzt. Auch registrieren sich immer mehr kommunale Vergabestellen. Großes Interesse zeigen zudem Handwerksbetriebe. mehr...
Köln: Schlanke Beschaffung Bericht
[30.7.2020] Die Stadt Köln hat einen einheitlichen, auf einzelne Benutzerbedürfnisse konfigurierbaren Beschaffungsprozess gestaltet und damit eine große Anzahl von individuellen Prozessen abgelöst. Die Plattform stammt von SIT. Unterstützung kommt zudem vom KDN. mehr...
Köln setzt auf die Beschaffungsplattform von SIT.
E-Einkauf: Elektronische Marktplätze Bericht
[27.7.2020] In der öffentlichen Beschaffung sind elektronische Marktplatzkonzepte teilweise bereits etabliert. Die Frage, ob und wie sie unter den Rahmenbedingungen des Vergaberechts genutzt werden können und dürfen, ist für viele Vergabestellen allerdings noch unklar. mehr...
Dank elektronischer Beschaffung den Einkauf optimieren und Geld sparen.
RIB Software: Vergleichen trotz Steuersatzsenkung
[21.7.2020] Einen schnellen Angebotsvergleich trotz unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze, das soll die neue Funktion in der Vergabeplattform iTWO vom Unternehmen RIB Software ermöglichen. mehr...
Stuttgart: Staatsanzeiger liefert Vergabeplattform
[2.7.2020] In Bietergemeinschaft mit dem Unternehmen Administration Intelligence wird der Staatsanzeiger die neue Vergabeplattform der Stadt Stuttgart aufsetzen. Im Hintergrund soll ein Vergabe-Management-System die Standardisierung von Arbeitsabläufen und die Mitarbeiter bei einzelnen Prozessschritten unterstützen. mehr...
Suchen...

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 8/2020
Kommune21, Ausgabe 7/2020
Kommune21, Ausgabe 6/2020
Kommune21, Ausgabe 5/2020
Kommune21, Ausgabe 4/2020
Kommune21, Ausgabe 3/2020

TEK-Service AG
79541 Lörrach-Haagen
TEK-Service AG
Aktuelle Meldungen