[29.7.2020] Die Verbandsgemeinde Kaisersesch in Rheinland-Pfalz nutzt seit Mitte der 1990er-Jahre die Lösung more! rubin. Mittlerweile ist auch die DiPolis-App fester Bestandteil der digitalen Gremienarbeit.

Bereits im Jahr 1995 hat die Verbandsgemeindeverwaltung Kaisersesch nach Möglichkeiten gesucht, die Arbeit im Sitzungsdienst einfacher und effektiver zu gestalten. Schon bei der Vorstellung konnte die Lösung more! rubin der Firma more! software die rheinland-pfälzische Gemeinde überzeugen. Die Erfahrungswerte aus mehr als 20 Jahren zeigen, dass die Software in der Praxis ein unterstützendes und hilfreiches Instrument im Bereich des Sitzungsmanagements ist. Die umfassenden Nutzungsmöglichkeiten erleichtern die Erfüllung und Umsetzung der bestehenden Rechtslage enorm.
Durch die ständige Weiterentwicklung sind eine strukturierte Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Mandatsträgern sowie ein schneller Zugriff auf Sitzungsinformationen für Bürger möglich. Die Funktionen reichen vom Sitzungsmanagement über die Stammdatenverwaltung bis hin zur Abrechnung von Sitzungsgeldern.

Unkomplizierte und systemische Arbeitsvorgänge

Vor der Nutzung einer Sitzungsmanagement-Software wurden Vorlagen, Sitzungseinladungen und Niederschriften von den Mitarbeitern der Verbandsgemeindeverwaltung als Word-Dateien vorbereitet und händisch zusammengefügt. Dieser Vorgang war sehr zeitintensiv und aufwendig. Durch die Einführung von more! rubin konnten manche Arbeitsschritte sogar ganz entfallen, da die einzelnen Bestandteile der Software aufeinander aufbauen. Die angelegten Vorlagen bilden die Tagesordnungspunkte der Sitzungen; die Niederschriften wiederum bauen im nächsten Schritt auf der Sitzungsplanung auf. Über die Jahre, in denen die Verbandsgemeindeverwaltung die Lösung nutzt, sind nach und nach viele neue benutzerfreundliche Funktionen in verschiedenen Bereichen hinzugekommen, welche die Arbeitsvorgänge unkomplizierter und systemischer gestalten.

Bürger schneller informieren

Als weiteres Beispiel für die Arbeitserleichterung kann die Einführung eines Verwaltungsinformationssystems genannt werden, auf das jeder Mitarbeiter Zugriff hat. Darüber hinaus ist es möglich, individuell Informationen, Beschlüsse und Niederschriften sowie Recherchen schnell und einfach abzurufen. Seit Kurzem können alle Sachbearbeiter ihre Vorlagen für die Sitzungen eigenständig im System verfassen, sodass eine zügige Bearbeitung gewährleistet ist und Themen schnellstmöglich in den Sitzungen behandelt werden können. In der Vergangenheit wurde dies über das zentrale Schreibbüro der Verwaltung erledigt. Das Sitzungsmanagement erfährt also mit more! rubin einen immerwährenden Wandel.
Eine Besonderheit im Zusammenhang mit dem Sitzungsdienst stellt das Rats- und Bürgerinformationssystem dar, welches die Arbeit der kommunalen Gremien nach außen abbildet. Das System wird dazu genutzt, die Bürger auf schnellstem Wege über die Entscheidung der Gremien zu informieren. Am Tag nach der Sitzung wird ein Kurzprotokoll veröffentlicht, aus dem die getroffenen Entscheidungen ersichtlich sind – für den öffentlichen Teil der Beschluss mit Abstimmungsergebnis und für den nicht öffentlichen Teil mit Kurzbetreff. Des Weiteren können die Bürger auch online die Einladungen der anstehenden Sitzungen einsehen.

Papierlose Einladung

Wo früher Stapel an Papier notwendig waren, um Einladungen und Vorlagen mit Anlagen zu fertigen, wird heute zunehmend auf die digitale Variante zurückgegriffen. Durch die enorme Papiereinsparung erweist sich das System als sehr ressourcensparend. Ein Großteil der Gremien von Kaisersesch hat sich bereits für die papierlose Einladung ausgesprochen. Die Ratsmitglieder werden also per E-Mail eingeladen und können über einen beigefügten Link zum Ratsinformationssystem alle Unterlagen, die für die Sitzung benötigt werden, einsehen. Außerdem erfolgt eine Mitteilung, wenn weitere Unterlagen bereitstehen. Auch die Niederschriften werden den Mandatsträgern durch die entsprechenden Zugriffsrechte zugänglich gemacht. Eine Recherche nach behandelten Themen und getroffenen Entscheidungen wird so für alle, ob Mandatsträger oder Bürger, vereinfacht.
Mit der Einführung der DiPolis-App hat sich eine neue digitale Möglichkeit der Gremienarbeit ergeben. Die App kann einfach auf dem eigenen Tablet installiert werden. Durch das moderne und übersichtliche Design sind alle wichtigen Informationen auf einen Blick erkennbar. Mit wenigen Klicks können Angelegenheiten recherchiert und auch während einer Sitzung bereits getroffene Entscheidungen nachgeschaut werden.

Tablets für Verbandsgemeinderat und Stadtrat

Zur Unterstützung der Digitalisierung wurden der Verbandsgemeinderat und der Stadtrat Kaisersesch für die Dauer der Legislaturperiode mit Tablets ausgestattet. So soll sichergestellt werden, dass jedes Ratsmitglied am Sitzungsabend über das WLAN-Netz alle notwendigen Informationen schnell und einfach abrufen kann. Das Ausdrucken von Sitzungsunterlagen ist dank der App nicht mehr notwendig, da jedes Ratsmitglied seine eigenen Notizen direkt über das Tablet vornehmen kann. Auch in den Ortsgemeinden wird eine weitere Digitalisierung angestrebt. Kaisersesch plant eine Informationsveranstaltung für alle Ratsmitglieder in der Verbandsgemeinde, um die Vorteile der DiPolis-App aufzuzeigen.
Die aktuellen Ereignisse rund um das Coronavirus haben gezeigt, dass Änderungen und Neuerungen im Sitzungsdienst unabdingbar sind. Die Verbandsgemeindeverwaltung Kaisersesch steht daher mit more! software im ständigen Austausch. Eine gegenseitige Unterstützung zur bestmöglichen Umsetzung neuer rechtlicher Anforderungen, aber auch die Verwirklichung und Anpassung der Lösung an die spezifischen Gegebenheiten werden als sehr wertvoll erachtet.

Finja Brück und Sarah Bauer sind Sachbearbeiterinnen für kommunale Angelegenheiten und Sitzungsmanagement in der Verbandsgemeindeverwaltung Kaisersesch.

https://www.kaisersesch.de
https://www.more-rubin.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juli 2020 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Kaisersesch, DiPolis-App

Bildquelle: VG Kaisersesch